Атмосфера и настроение, задающие тон собранию, как правило, создаются в первые 15–20 минут. Не стоит воспринимать как нечто само собой разумеющееся или игнорировать начало собрания, считая его бесполезным обрядом инициации, который приходится терпеть, прежде чем перейти к настоящим делам. Начало помогает участникам почувствовать себя комфортно в теплой и гостеприимной атмосфере, созданной организатором. А вот хаос и неорганизованность могут заставить людей замкнуться и потерять интерес.
Делимся пятью способами начать собрание из книги «Фасилитация на практике».
Фасилитация на практике
1. Неформальная разминка
Весьма важно включить в план собрания неструктурированную «разминку», чтобы участники могли поздороваться и перекинуться парой слов, поэтому непременно отведите на нее в повестке 5–10 минут.
Неформальную, неструктурированную «разминку» особенно важно учесть при планировании собрания персонала и других групповых мероприятий с участием хорошо знакомых друг с другом людей. Неофициальные беседы, обмен шутками, дружеские подтрунивания, предшествующие многим рабочим совещаниям, хотя и могут казаться несвоевременными и бесполезными, на самом деле бесценны: из всего этого складывается атмосфера непринужденности, открытости и честности.
Чтобы неофициальная «разминка» принесла пользу, нужно целенаправленно обсудить с членами группы ее предназначение. Задача — сделать так, чтобы каждый участник рассматривал этот этап как вполне законную часть собрания. Тем не менее люди ни в коем случае не должны воспринимать это как разрешение прийти на собрание с опозданием на 5–10 минут. Объявите участникам основное правило: собрания начинаются точно в назначенное время; все должны являться вовремя; первый пункт повестки — короткая неформальная «разминка» для общения.
2. Приветствие
Самое начало собрания можно организовать с помощью приветственного обращения, записанного на флипчарте или слайде на экране, в нем, как правило, содержится как само приветствие, так и инструкции для прибывающих. Приветственное обращение должно быть довольно большим и ярким, чтобы каждый участник встречи, вошедший в помещение, непременно обратил на него внимание.
3. Парные интервью
Этот способ имеет более организованную структуру, чем первые два: особенно полезно прибегать к нему в тех случаях, когда большинство людей, принимающих участие в собрании, не знакомы друг с другом.
По мере прибытия участников выдавайте каждому лист бумаги с изображением какого-нибудь символа и списком вопросов для интервью. Участники должны найти в помещении человека, на чьем листе изображен такой же символ. После этого пара интервьюирует друг друга, записывая ответы в свой опросник. Шести-семи вопросов вполне достаточно, причем по содержанию они могут варьироваться от настраивающих на размышление до совсем легких, беззаботных. Ниже перечислены несколько подобных вопросов:
— Как вас зовут? Где вы работаете? Какую должность занимаете?
— Какую работу вы выполняете?
— С каким самым сложным вызовом вы столкнулись, заняв нынешнюю должность?
— Какие основные силы (внутренние и внешние) повышают конкурентоспособность вашей компании на рынке, а что уменьшает ее конкурентное преимущество?
— Что вы можете сделать для повышения эффективности своего отдела?
— Каковы три самых ярких воспоминания из вашего детства?
По завершении интервью пары обмениваются листами, и оба человека получают опросник с собственными ответами. Затем участники собрания, передвигаясь по залу, знакомятся с остальными и обмениваются с ними информацией из своих листов.
4. Три «П» и множество «Л»
Такая структурированная разминка всегда полезна: она повышает настроение и объединяет людей.
Затем составляется список в соответствии с количеством участников, после чего кто-нибудь выходит и первым читает свой листок, в котором перемешаны правда и ложь. Остальные записывают напротив первого пункта списка номер утверждения, которое они считают ложным. Потом второй человек зачитывает свои правду и ложь, и люди опять выбирают, что, по их мнению, неправда, и записывают номер рядом со вторым пунктом списка, и далее все в таком духе.
После того как через эту процедуру проходят все, ответы оцениваются. Каждый участник, согласно первоначальной последовательности, называет номер, который в его списке соответствует лживому заявлению. Тот, кто правильно угадал больше всего неправдивых заявлений людей о себе, награждается символическим призом.
5. Полновесная монета
Суть в следующем: участники достают из кармана или кошелька монету и смотрят дату ее выпуска. Далее каждый человек по очереди называет дату на своей монете; после чего он должен вспомнить два события, которые произошли с ним в том году.
Прелесть такого рода «разминки» состоит в том, что она может быть проведена в одной и той же группе более одного раза, ведь даты на монетах будут отличаться, а значит, рассказы участников каждый раз будут новыми и интересными.
Предложенные идеи «разминок» — это всего лишь вершина айсберга. С помощью этих приемов можно стимулировать взаимодействие в группе и вызвать в людях заинтересованность. При планировании любого группового мероприятия важно не забывать о способах пробуждения активности, ведущей к открытому и честному общению всех участников, чтобы они сообща решили стоящие перед ними задачи.
Подготовлено по книге «Фасилитация на практике».
