Прежде чем открыть вакансию на популярных HR-площадках или обратиться в компании, которые профессионально подбирают ассистентов, нужно провести качественную подготовку. В чем она будет заключаться и как ее выстроить грамотно? Рассмотрим пошагово вместе с новинкой «Не нанимайте ассистента, пока не прочитаете эту книгу».
Не нанимайте ассистента, пока не прочитаете эту книгу
Шаг № 1. Проведите ревизию систем
На руководство компанией, изменения, стратегию, личное развитие и, наконец, управление ассистентом нужно время. Начинать надо с себя. Когда в голову постоянно влетают мысли, они не дают спокойно работать и существовать. Они все время гоняются за нами. Но стоит только сгрузить все в одно место — и ничего не забудется и не потеряется, а жить станет куда проще. С этой минуты мой мозг свободен, а пустая голова — залог ясности наблюдений и мыслей.
Прежде чем передавать работу и многочисленные рабочие задачи ассистенту, наведите порядок и выстройте четкую систему. Например, распределите все на четыре группы:
— Система получения, обработки, хранения и распределения информации.
— Система планирования времени.
— Система развития.
— Система восстановления энергии и здоровья.
Рассматривайте себя как проект, пополняйте свои ресурсы
Если нет привычки планировать — это нужно исправлять, иначе вся команда будет не работать, а тушить пожары и отвечать на срочные сообщения.
Совет Максима Батырева
Есть один очень важный факт: предприниматель не может держать фокус на большом объеме в управлении. Многие слышали о так называемом пределе управляемости, но почему все-таки неэффективно управлять больше чем восемью сотрудниками, работа которых взаимосвязана?
Социолог Грейкунас ввел особую математическую формулу для определения нормы управляемости. Согласно его расчетам, введение каждого нового сотрудника в сферу подчинения данному руководителю примерно удваивает число потенциальных вопросов, с которыми они могут прибежать к нему. Вводите системы, чтобы быть эффективным в управлении.
Шаг № 2. Портрет ассистента
Для начала определитесь с форматом и режимом работы будущего ассистента — сможет он трудиться онлайн, офлайн или в гибридном формате, полный или неполный рабочий день?
Опишите работу, требования и обязанности. Каким опытом и знаниями он должен обладать исходя из требуемого функционала:
- хороший русский язык и знание других языков, программ и инструментов,
- юридический опыт,
- опыт делового письма,
- работа с тендерами,
- ведение социальных сетей,
- работа с монтажом видео и дизайном,
- уровень владения компьютером — минимальный или чтобы мог сам подключить принтер, установить программу или переустановить ОС, а может быть, на отлично знать Excel.
Продумайте «правила игры», чтобы было проще взаимодействовать с ассистентом. Источник
Определите, насколько для вас важны навыки презентации, быстрого набора текста. Перечислите, что будет плюсом, например отраслевой опыт — в продажах, маркетинге, делопроизводстве, переговорах, звонках, организации мероприятий, собраний, поездок, опыт тайм-менеджмента, планирования, работы с текстами и социальными сетями.
Совет Александра Шевченко
Пропишите функционал, который вам требуется.
- Составьте список личных и рабочих задач, которые мог бы передать ассистенту.
- На HR-площадках при анализе рынка резюме и вакансий на должность ассистента обратите внимание на то, что вам подходит, а после этого дополните список.
- Заполните «матрицу ответственности» — то, что вы фактически делаете в течение дня, недели и что из этого можно передать ассистенту.
- Загляните на год-три вперед в стратегии компании и «предскажите» функции, которые могут появиться у ассистента.
Итог — детальный функционал для работы с ассистентом, которого можно создать краткий для вакансии.
Шаг № 3. Тестирование
Подготовьте психологические тесты для соискателя. Александр Шевченко использует три: типология личности, тест Адизеса, мотивация по Риссу. Вы можете выбрать наиболее подходящие для специфики вашей компании. Исходя из задач руководителя тесты показывают, насколько кандидат соответствует желаемому портрету ассистента.
По итогам внедрения таких практических тестов можно отметить следующее:
- Происходит естественный отсев кандидатов, которые не готовы приложить усилия и потратить много времени, для того чтобы получить работу. Для нас очень важно уже на этапе отбора проверить кандидата на серьезность в работе.
- Можно увидеть реальный опыт и способности только тех кандидатов, которые прошли практическое тестирование.
- Со слов кандидатов, которые успешно прошли практику, им интересен такой практический подход, отбор и сама компания.
Составьте тестирование вместе с HR-специалистом. Источник
Вот несколько вариантов практических заданий.
- Один из самых популярных примеров — travel-поддержка. Составьте четкое задание с местами, временем, предпочтениями. Посмотрите, насколько широко мыслит кандидат, предлагает ли варианты и задает ли вопросы, не расточительно ли относится к финансам.
- Если вам нужен человек с хорошим знанием Excel, подготовьте таблицу с текстовыми и математическими ошибками. Сама она должна быть визуально неаккуратной. Задача кандидата — найти и исправить ошибки, а также привести в порядок таблицу, красиво оформив ее. Здесь же можно проверить и внимательность соискателя.
- Если ассистент должен работать с большим объемом корреспонденции и договорами, можно дать ему задание на проверку договора и корректности его составления или сформировать письмо для потенциального партнера. Проверите и грамматику, и внимательность, увидите, как кандидат понимает суть документов, умеет ли выделять главное и формулировать свои мысли.
Шаг № 4. Запрос рекомендаций
Составьте скрипт звонка за рекомендацией. Важно подготовить вопросы. Самые распространенные ошибки: вообще не брать рекомендации или запрашивать общие характеристики бывшего сотрудника.
Примеры вопросов, которые следует задать:
- какими были результаты деятельности, задачи и функционал,
- с какими сложностями в управлении столкнулись,
- какими были достижения, примеры проявления ответственности и дисциплины на конкретных задачах,
- были ли конфликты с участием кандидата, что мотивировало сотрудника.
Финальный вопрос может быть таким: «Взяли бы вы этого сотрудника обратно, если бы сегодня он попросился назад?»
Составьте список ресурсов, где вы можете получить открытую информацию о кандидате: социальные сети, ФНС, судебные приставы, базы по административным и уголовным правонарушениям.
Шаг № 5. Адаптация сотрудника
Пропишите план ввода, обучения и работы ассистента минимум на две недели. Включите в него документальную фиксацию принятия товарно-материальных ценностей, первые задачи, инструменты, которые он должен применять, и плановые встречи с вами для обратной связи.
Определите куратора для ассистента, который в первые две недели введет его в курс дел, познакомит с коллективом, офисом, режимом работы, его рабочим местом, историей компании, ее целями, ценностями, миссией, корпоративной культурой и правилами, если таковые имеются. Конечно же, и с целями руководителя. Куратором может быть HR-специалист, вы сами или любой активист из офиса. Оформите этот план документально.
Еще больше о работе с ассистентом внутри.
По материалам книги «Не нанимайте ассистента, пока не прочитаете эту книгу».
Обложка поста — unsplash.com
