Анастасия Козич, организатор мероприятий
Сколько же существует мифов вокруг организации проектов. И сколько я слышала фраз вроде этих: «На бюджетные-то деньги — очень легко организовать мероприятие». Или вот моё любимое: «Чем ты вообще занимаешься? Я тут серьёзные задачи решаю, у меня во-о-о-он какая ответственность, а праздник организовать хоть кто может, в чём сложность — ведущего пригласить?». Сложности, правда, никакой. Если любишь своё дело, и решать любую проблему — это удовольствие. С другой стороны, сложность есть во всём.
Я приглашаю вас прогуляться по закулисью event-индустрии вместе со мной. Я покажу всю «внутрянку» организации фестиваля на «те самые» бюджетные деньги.
Исходные данные
Сейчас я вместе со своей командой готовлю большой проект — семейный фестиваль «ВеникФест». Он состоится уже 25 августа, в этнографическом музее в 40 км от Перми. Фактический бюджет — 279 тысяч рублей, хотя для организации всего задуманного надо как минимум 1,2 млн. рублей. Ожидаемое количество гостей фестиваля — не менее 3 тысяч человек.
Реализация
2 августа. Проблемы с финансированием
Я всё думала: когда же начнутся реальные проблемы? Вот и они! Три недели до фестиваля, и тут началось. Напрямую со стратегическим партнёром договориться о финансовой составляющей вопроса (стоимости входных билетов на фестиваль) не получилось. Сегодня утром я услышала строгое и принципиальное «Нет», которое значит буквально: «Мы заработаем на твоём проекте через продажу билетов за вход, а ты нет. Точка». Тех нескольких сотен тысяч рублей, из которых мы планировали оплатить звук, трансфер, декор, продвижение проекта и т.д., у нас нет.
Меня поставили перед выбором:
1) платить из своего кармана 350 000 рублей;
2) впасть в отчаяние, резко сократить программу фестиваля и показать в результате уровень прошлого года;
3) идти в министерство (учредителю той компании и прямому её начальнику) для решения вопроса сверху.
С первой волной эмоций и трясущихся рук помогла справиться практика осознанного дыхания и поддержка близких. Дальше включаю сухую логику: руку в карман. Ой, что это? 350 тысяч? Ах, нет, как жаль. Денег в кармане не нашла, первый вариант отпадает.
Показать уровень прошлого года — значит, потерять год роста и упасть как специалисту. Даже не рассматриваю. Остаётся третий вариант — решать вопрос сверху. Здесь усложнение в выборе тактики ведения переговоров, чтобы не перешагнуть через голову и не дискредитировать директора музея в глазах руководства. Осуждать принципиальность позиции вышестоящего лица не хочу. Стараюсь принять решение с уважением. И скорректировать свою модель поведения в условиях изменившихся исходных данных.
Держу в фокусе то, что не бывает идеальных условий. Преодоление сложностей — это то, что добавляет кайф от процесса организации и то, что остаётся в памяти на долгие годы. И именно этот момент — зона роста. От моих действий в ближайшие дни зависит станет этот проект моей победой и новым рубежом развития или же просто обучающим опытом.
Решение
Предварительно согласовав с музеем свой шаг, связываюсь с Министерством, вписываю проект в план развития края и прорисовываю 2 варианта развития:
- идеальный вариант со ступенчатым ростом, который необходимо дополнительно профинансировать;
- печальный вариант: отказываемся от декора и части программы, выдаём уровень «то, что смогли привлечь бартером» 2017 года. А это значит, что теряю не только я, как автор и организатор проекта, но и чиновник, который столь активно лоббировал интересы фестиваля.
Письмо отправлено. Жду ответа и продолжаю мысленно играть в шахматы: моему ферзю грозит нападение, какие варианты ходов у меня еще есть?
3 августа. Удачные переговоры
Звонок из Министерства, приглашают к диалогу. Чиновник действительно заботится о развитии проекта. Директор музея проявляет высокую лояльность к фестивалю в разговоре с ним по телефону, обещает делегировать решение задачи своему заместителю в ближайшие часы.
4 августа. Идем на риск
Директор музея уходит в отпуск, не передав задачу заместителю, второй человек — временно исполняющий её обязанности — вообще не в курсе ситуации. Полномочий принять решение — нет. Остаётся ждать 20 августа, когда директор вернётся на работу, и в критические сроки (за 4 дня до фестиваля) решать вопрос о стоимости входных билетов. Рискуем.
7 августа. Режим экономии
До фестиваля две с половиной недели. Финансовая ситуация ясна: крупных спонсоров мы не привлекли, денег для вложения в декор и обустройство площадки нет. А у нас только материалов запланировано на 200 тысяч рублей, плюс транспортные расходы на их доставку около 50 тысяч рублей, плюс нужны рабочие руки для создания красивой картинки.
Принимаю решение:
- Вместо досок для заборов берём горбыль и делаем акцент на грубости и естественности природных форм. Вместо 40 тысяч рублей платим 1,5 тысячи за загруженный кран-борт этими «отходами», предварительно объезжаем все основные пилорамы города и ближайшего округа, чтобы выбрать материалы получше;
- Иду в местное сельское хозяйство и договариваюсь о том, чтобы нам выдали 33 гигантских рулона соломы (1 рулон — 280 кг) в обмен на билеты на фестиваль для сотрудников сельхоза и их семей. Из этих рулонов будем создавать объемные арт-объекты на поляне фестиваля;
- Поддоны собираем по сельским магазинам, потому что в городе за них просят деньги, нашли 20 штук, на пару лавок в зону питания хватит;
- Мебели нужно: 49 столов и 105 стульев, которые в аренду стоят 23 тысячи. Идём в местное поселение: часть берём из школы и садика с условием, что покрасим им лавки взамен.
- Декор будут создавать волонтёры под руководством профессионала в недельном лагере до фестиваля.
8 августа. И снова к цели
С поддонов и соломы переключаю внимание вновь на стратегию развития, думаю о дальнейшем росте. Задача: сделать заметным проект для губернатора. Пишу письмо на его имя от лица министерства, передаю на рассмотрение/коррективы в само министерство. Но губернатор оказывается в отпуске.
Обсуждаю вариант презентации фестиваля для администрации губернатора с чиновником, от которого будет зависеть, придет ли глава региона на фестиваль или нет.
14 августа. Тест-драйв
На территории музея проводим техническую встречу. В руках — карта расположения площадок. Захожу на поляну «ногами гостя», который приехал, предположим, вдвоём с
партнёром, и проверяю, удобно ли ему будет передвигаться по территории. Думаю вслух, разговариваю сама с собой, с листом бумаги и карандашом: «Так, а сейчас я захожу как мама двоих детей: одному 3, второму 7. Что я вижу? Куда пытаются бежать дети? Пять раз уже сходила туда-обратно. Интересно, сколько бы показал шагомер? А теперь я — техник…
Водный футбол у нас должен быть здесь, нужна ровная площадка 10 на 5 метров. Где на этом поле есть хотя бы какой-то кусок ровной поверхности? Неужели нужно будет делать дополнительный деревянный настил, выравнивать поверхность? Это нужно минимум 3 куба досок-пятидесяток. 1 куб = 7 тысяч рублей. То есть итого — 21 тысяча рублей + доставка на кран-борте 5 тысяч рублей. Нет, пожалуй, придётся найти тут ровное место. Вот и оно, похоже.
Но у нас же здесь ярмарка и кухня по плану. Всё сдвигается. Если я поставлю сюда игровую зону, то как это воспримет мама двоих детей? Или тот, кто приехал с партнёром? А шум с этой зоны не помешает тем, кто лежит у сцены и наслаждается спокойной музыкой?».
Пожарная безопасность. У нас много огня в «Парной» зоне: печи в мобильных банях, стальной чан, который подогревается на огне. Нужно согласовывать, вопрос острый. Ходим с «линейкой» и замеряем, куда поставить пожароопасные объекты, чтобы расстояние до построек было не меньше 50 метров.
15 августа. Шлифовка
Столы на кухню планировали поставить в виде металлических бочек, но появился вариант заменить их на красивые 2,5-метровые деревянные столы, которые несопоставимо лучше и практичнее с точки зрения вместимости. Заменить? Если бы так всё просто! Пишу письмо на имя директора организации, через которую получаем субсидии, о том, чтобы рассмотрели вариант замены и разрешили нам поставить другие столы. Без письменного соглашения я самовольно сделать этого не могу.
Позвонили из полиции. У нас запланировано 20 человек охраны из ЧОП, но на 3 тысячи человек нужно минимум 80-100 человек-персонала, а это увеличение бюджета в 5 раз. Средняя цена за 20 охранников по городу — 40 тысяч рублей. А нужно в 5 раз больше, то есть 200 тысяч рублей. Значит, будут у нас ходить по территории волонтёры-дружинники с красными повязками на руке как в прекрасное советское время.
Через 4 дня начинается волонтёрский лагерь по основам организации проектов для создании декоративных элементов фестиваля. Через 10 дней — фестиваль. Режим полной концентрации включён…
Для чего я все это рассказываю?
Я пишу об этом, чтобы развенчать пару мифов, один из них: организация мероприятий — это праздник и всегда творческий процесс. В действительности, это преимущественно «рутина»: умение нарисовать схему разводки электрики на кухне, навык перевести количество досок из штук в кубы, «чуйка» на нужный ракурс в написании официальных писем, практика ведения дипломатических переговоров с теми, кто не желает договариваться с третьего раза.
Только тогда, когда появляется внутренняя готовность к решению бесконечного количества технических нюансов, наступает момент, когда и трудные переговоры, и «занудство» в просчёте количества киловатт на сцену/ярмарку становится истинным творчеством.
Фотографии из личного архива автора.
