Иногда смотришь на человека и думаешь: «Почему он всё успевает, а я три часа сижу над статьей?» Не иначе как волшебная сила помогает другим доделывать вовремя все дела, добиваться успеха и выделять время на себя.
Почти. Не одна сила, а целых восемь. Рассказываем про полезные навыки, которые делают работу максимально эффективной.
Все неважное — на аутсорсинг
Многие уже слышали про правило 80/20: принцип Парето, который говорит, что 80% ваших результатов приносит то, что вы делаете в течение 20% вашего времени. Большую часть времени мы занимаемся несущественными делами, которые можно смело отдать на аутсорсинг.
Определите самые важные 20% задач, которые дают 80% конечных результатов, и уделяйте им как можно больше времени. Например:
- не тратьте 80% денег на то, что принесет 20% прибыли;
- не тратьте 80% времени на 20% развлечений;
- уделяйте 80% времени 20% занятий (тем, что наиболее важны для вас);
- удалите 80% электронных писем или поручите работу с ними кому-нибудь другому.
Автоматизация процессов
Некоторые процессы занимают уйму времени. Автоматизируйте их — и вы перестанете дублировать задачи, тратить время впустую, не будете зависеть от других людей и даже от своей памяти.
Принцип рычага
Вот несколько систем (на самом деле их больше), которые можно смело автоматизировать. Это поможет вам работать из любой точки мира и подарит свободу.
Календарь или ежедневник. Используйте электронный календарь или ежедневник вроде Outlook, iCal или Google Calendar, хранящийся в облаке. Откажитесь от малоизвестных сервисов: их сложнее синхронизировать с планировщиками других пользователей.
Электронная почта. Съедает очень много времени. Синхронизируйте учетные записи на всех устройствах и сделайте их легкодоступными. Каждое письмо обрабатывайте по принципу «Сделать, делегировать, отложить или удалить»
Dropbox. Храните файлы в облаке. Универсальные и простые в использовании сервисы — это Dropbox и WeTransfer. Находясь в любой точке мира, вы можете получать доступ к файлам, презентациям, объемным видео- и аудиозаписям — и делиться всем этим с другими людьми.
Защита паролей. Необходимость вводить пароли на каждом сайте раздражает. Есть два решения. Первое — скачать приложение для хранения паролей и скрытых заметок. Второе — использовать программное обеспечение для автоматического входа в учетные записи или плагин для браузера. Вы можете настроить автоматический вход почти на все сайты, — но только не на те, где вы совершаете платежи.
Гибкое планирование
Долгосрочное планирование не работает: мечтать, конечно, нам никто не запрещает, но вот реальные цели лучше ставить на ближайшее будущее. «Интересное дело, когда мы созданием программный продукт, то долгосрочное планирование невозможно: слишком много неопределенности, — пишет предприниматель и вице-президент по развитию бизнеса в компании Astro Digital Катерина Ленгольд. — Но как дело касается личного планирования, нам рекомендуют ставить планы на год, на 10, а то и на 20 лет».
Космос. Agile-ежедневник для личного развития
Попробуйте такую систему от Ленгольд.
- Ставьте три цели на 9-недельный спринт, разбиваете их на этапы и отслеживаете прогресс каждую неделю.
- Каждый день определяете три приоритетные задачи и фокусируйтесь на них в первой половине дня.
- Разбиваете задачи на 25-минутные блоки с 5-минутным перерывом (техника Pomodoro). Формируете полезные привычки, которые мониторите каждый день.
- Ведете журнал ежедневных достижений и благодарности.
Этот подход эффективнее, чем ставить долгосрочную масштабную одну цель. Убедитесь сами.
Первым делом — важное
Часто мы фокусируемся на делах, которые нельзя назвать ни срочными, ни важными — вот это и рассеивает нашу энергию. Мы не умеем расставлять акценты и откладывать неважные дела на потом. Но можем этому научиться.
Среди множества техник тайм-менеджмента есть одна «знаменитость»: она проста и сильно влияет на производительность. Каждое утро вам нужно выбрать три дела (и только три!), которые вы хотите сделать за день. Такой короткий список заданий не значит, что вы ленивы. Конечно же, в течение дня вам придется отвечать на звонки и заниматься другими мелкими делами, которые заполнят свободное время. Но эти три цели, которые вы поставите себе утром, останутся приоритетными.
Умение говорить «нет»
Одно дело — помочь коллеге, клиенту, другу. Другое — желать всеобщего одобрения и поощрения. Учитесь заявлять о своих желаниях и отказываться от того, чего вы не хотите делать. Другие научатся вас уважать, перестанут воспринимать помощь как должное, ваша самооценка и уверенность возрастут. Так же, как и энергия.
Максимальная энергия
Учитесь устанавливать границы. Попробуйте сделать следующее задание: три раза за неделю отказаться от чего-нибудь. Например: «Нет, добавки не надо», или «Нет, я еще не закончил», или «Нет, я не хочу кофе, спасибо». Пусть это будет что-то простое, незначительное, чтобы вы гарантированно справились с заданием. У упражнения есть три плюса.
- Вы учитесь отстаивать свои права.
- Окружающие перестают считать вас слабовольным.
- Укрепляется ваша уверенность в себе.
Режим дня
«Король ужасов» Стивен Кинг придерживается тщательно соблюдает режим. Он не ждет, что его посетит мистическое вдохновение. «Ваша забота состоит в том, — пишет он в своих мемуарах. чтобы убедиться, что муза знает, где вы собираетесь находиться каждый день с девяти до полудня или с семи до трех. Если она узнает, уверяю вас, она начнет прилетать».
Практики производительности
— Свяжите свое ключевое поведение с определенными подсказками или ритуалами.
— Последовательно и регулярно используйте одни и те же подсказки/ритуалы перед тем поведением, с которым они связаны.
— Связывайте ключевое поведение с определенным контекстом: временем дня, физической обстановкой.
— Если приходится работать в разной обстановке, продумайте переносные подсказки/ритуалы, которые можно использовать в любом месте (например, ритуал глубокого дыхания, разговор с собой).
— Главное — последовательность. Самый прекрасный ритуал ничего не даст, если вы не будете выполнять его регулярно.
Хорошее настроение
Улучшить производительность можно с помощью… хорошего настроения! Как бы дико это ни звучало, но исследования показывают, что иногда, даже посмотрев смешные видео с котиками на YouTube, человек может повысить свою производительность.
Не менее важно уходить от негативного настроения. Старайтесь избегать людей, мест и вещей, которые вас раздражают. То, как и с кем вы проводите время, особенно перед важными делами, действительно имеет значение.
Саморазвитие
На самом деле техник и приемов эффективности — великое множество. Некоторые универсальны, другие — подходят только вам или вашему другу. Тут нужно пробовать и выбирать. Только так можно найти то, что поможет вам не упускать важное, все успевать и не растерять всю энергию.
Начиная с техник тайм-менеджмента и заканчивая Адской неделей. Каждая новая практика и книга делает вас сильнее и эффективнее.
Конечно, есть и другие навыки. Например, нам всем нужны полезные привычки (мы постоянно об этом пишем), спорт, сон, здоровое питание, путешествия — без этого никуда. Пробуйте, применяйте, радуйтесь результатам и копите энергию, которая нужна для совершения бизнес-подвигов.
По материалам книг «Принцип рычага», «Максимальная энергия», «Космос. Agile-ежедневник для личного развития»
Обложка поста unsplash
