Книги Проза Остросюжетная проза Молодёжная литература Современная зарубежная литература Классическая литература Интеллектуальная проза Романы взросления Детство Художественная литература для детей Научно-познавательные книги для детей KUMON Чевостик Развитие и обучение детей Досуг и творчество детей Книги для подростков Для родителей Комиксы для детей Детское творчество Умные книжки Подготовка к школе Необычный формат Подарочные Психология Популярная психология Стресс и эмоции Любовь и отношения Осознанность и медитация Книги для родителей Быть подростком Защита от токсичности Бизнес Аудиокниги Менеджмент Продажи Истории успеха Развитие сотрудников Предпринимателю Управление компанией Стратегия Управление проектами Переговоры Публичные выступления HR Российский бизнес IT Культура Автофикшн и биографии Серия «Таро МИФ» Серия «Мифы от и до» Подарочные книги Культурные истории, страноведение Искусство и архитектура Театр и кино, музыка, литература Серия «Главное в истории» Саморазвитие Спокойствие и душевное равновесие Аудиокниги Мечты и цели Мотивация Мозг и интеллект Продуктивность Психология Общение Сила воли Тайм-менеджмент Деньги Обучение Выбор профессии Принятие решений Осознанность Лайфстайл Современная магия Дом и сад Кулинария Велнес, красота, мода Творчество Вдохновение и мотивация Handmade и творческий бизнес Рисование для начинающих Рисование для продолжающих Леттеринг и каллиграфия Писательство Фотомастерская Активити для взрослых Легендарная серия Барбары Шер Психология творчества Дизайн Развитие творчества Творческий бизнес Визуальное мышление Творческое мышление МАК МИФ Комиксы Детские комиксы Взрослые комиксы Молодежные комиксы Серии Познавательные комиксы Здоровье и медицина Правильное питание Спорт Долголетие Бег Фитнес Медитация Здоровый сон Диеты Научпоп Физика Математика Экономика Здоровье и медицина Мышление и психология Технологии Подарочные книги Искусство, культура и путешествия Для детей Работа и бизнес Для души и уюта Захватывающие истории Время для себя Маркетинг Маркетинг и брендинг Генерация идей Копирайтинг, блогинг, СМИ Серия «Думай иначе» Настольные игры Курсы и мероприятия Писательство Лектории Психология Отношения Чтение Саморазвитие Деньги Карьера Здоровье Уют Воспитание Для бизнеса Электронная библиотека Офисная библиотека Детские подарки Подарки партнерам Продвижение бренда Курсы для компаний Издать книгу Издательство Работа у нас Логотип Предложить книгу Об издательстве Авторам Вопросы и ответы Контактная информация Блоги Блог МИФа Психология и саморазвитие Творчество Проза Кругозор Книжный клуб МИФа Комиксы Бизнес-блог Бизнесхак и маркетинг Формула менеджмента Саморазвитие Корпоративная культура Опыт МИФа Обзоры книг Папамамам Развитие ребенка Психология Вот так книга! Искусство учиться
Бизнес-кейсы
Организация проекта на бюджетные деньги. Взгляд из-за кулис, часть 1
16 августа 2018 3 483 просмотра

Анастасия Козич, организатор мероприятий
Анастасия Козич, организатор мероприятий

Сколько же существует мифов вокруг организации проектов. И сколько я слышала фраз вроде этих: «На бюджетные-то деньги — очень легко организовать мероприятие». Или вот моё любимое: «Чем ты вообще занимаешься? Я тут серьёзные задачи решаю, у меня во-о-о-он какая ответственность, а праздник организовать хоть кто может, в чём сложность — ведущего пригласить?». Сложности, правда, никакой. Если любишь своё дело, и решать любую проблему — это удовольствие. С другой стороны, сложность есть во всём.

Я приглашаю вас прогуляться по закулисью event-индустрии вместе со мной. Я покажу всю «внутрянку» организации фестиваля на «те самые» бюджетные деньги.

Исходные данные

Сейчас я вместе со своей командой готовлю большой проект — семейный фестиваль «ВеникФест». Он состоится уже 25 августа, в этнографическом музее в 40 км от Перми. Фактический бюджет — 279 тысяч рублей, хотя для организации всего задуманного надо как минимум 1,2 млн. рублей. Ожидаемое количество гостей фестиваля — не менее 3 тысяч человек.

Реализация

2 августа. Проблемы с финансированием

Я всё думала: когда же начнутся реальные проблемы? Вот и они! Три недели до фестиваля, и тут началось. Напрямую со стратегическим партнёром договориться о финансовой составляющей вопроса (стоимости входных билетов на фестиваль) не получилось. Сегодня утром я услышала строгое и принципиальное «Нет», которое значит буквально: «Мы заработаем на твоём проекте через продажу билетов за вход, а ты нет. Точка». Тех нескольких сотен тысяч рублей, из которых мы планировали оплатить звук, трансфер, декор, продвижение проекта и т.д., у нас нет.

Меня поставили перед выбором:

1) платить из своего кармана 350 000 рублей;

2) впасть в отчаяние, резко сократить программу фестиваля и показать в результате уровень прошлого года;

3) идти в министерство (учредителю той компании и прямому её начальнику) для решения вопроса сверху.

С первой волной эмоций и трясущихся рук помогла справиться практика осознанного дыхания и поддержка близких. Дальше включаю сухую логику: руку в карман. Ой, что это? 350 тысяч? Ах, нет, как жаль. Денег в кармане не нашла, первый вариант отпадает.

Показать уровень прошлого года — значит, потерять год роста и упасть как специалисту. Даже не рассматриваю. Остаётся третий вариант — решать вопрос сверху. Здесь усложнение в выборе тактики ведения переговоров, чтобы не перешагнуть через голову и не дискредитировать директора музея в глазах руководства. Осуждать принципиальность позиции вышестоящего лица не хочу. Стараюсь принять решение с уважением. И скорректировать свою модель поведения в условиях изменившихся исходных данных.

Держу в фокусе то, что не бывает идеальных условий. Преодоление сложностей — это то, что добавляет кайф от процесса организации и то, что остаётся в памяти на долгие годы. И именно этот момент — зона роста. От моих действий в ближайшие дни зависит станет этот проект моей победой и новым рубежом развития или же просто обучающим опытом.

Решение

Предварительно согласовав с музеем свой шаг, связываюсь с Министерством, вписываю проект в план развития края и прорисовываю 2 варианта развития:

  1. идеальный вариант со ступенчатым ростом, который необходимо дополнительно профинансировать;
  2. печальный вариант: отказываемся от декора и части программы, выдаём уровень «то, что смогли привлечь бартером» 2017 года. А это значит, что теряю не только я, как автор и организатор проекта, но и чиновник, который столь активно лоббировал интересы фестиваля.

Письмо отправлено. Жду ответа и продолжаю мысленно играть в шахматы: моему ферзю грозит нападение, какие варианты ходов у меня еще есть?

3 августа. Удачные переговоры

Звонок из Министерства, приглашают к диалогу. Чиновник действительно заботится о развитии проекта. Директор музея проявляет высокую лояльность к фестивалю в разговоре с ним по телефону, обещает делегировать решение задачи своему заместителю в ближайшие часы.

4 августа. Идем на риск

Директор музея уходит в отпуск, не передав задачу заместителю, второй человек — временно исполняющий её обязанности — вообще не в курсе ситуации. Полномочий принять решение — нет. Остаётся ждать 20 августа, когда директор вернётся на работу, и в критические сроки (за 4 дня до фестиваля) решать вопрос о стоимости входных билетов. Рискуем.

7 августа. Режим экономии

До фестиваля две с половиной недели. Финансовая ситуация ясна: крупных спонсоров мы не привлекли, денег для вложения в декор и обустройство площадки нет. А у нас только материалов запланировано на 200 тысяч рублей, плюс транспортные расходы на их доставку около 50 тысяч рублей, плюс нужны рабочие руки для создания красивой картинки.

Принимаю решение:

  1. Вместо досок для заборов берём горбыль и делаем акцент на грубости и естественности природных форм. Вместо 40 тысяч рублей платим 1,5 тысячи за загруженный кран-борт этими «отходами», предварительно объезжаем все основные пилорамы города и ближайшего округа, чтобы выбрать материалы получше;
  2. Иду в местное сельское хозяйство и договариваюсь о том, чтобы нам выдали 33 гигантских рулона соломы (1 рулон — 280 кг) в обмен на билеты на фестиваль для сотрудников сельхоза и их семей. Из этих рулонов будем создавать объемные арт-объекты на поляне фестиваля;
  3. Поддоны собираем по сельским магазинам, потому что в городе за них просят деньги, нашли 20 штук, на пару лавок в зону питания хватит;
  4. Мебели нужно: 49 столов и 105 стульев, которые в аренду стоят 23 тысячи. Идём в местное поселение: часть берём из школы и садика с условием, что покрасим им лавки взамен.
  5. Декор будут создавать волонтёры под руководством профессионала в недельном лагере до фестиваля.

8 августа. И снова к цели

С поддонов и соломы переключаю внимание вновь на стратегию развития, думаю о дальнейшем росте. Задача: сделать заметным проект для губернатора. Пишу письмо на его имя от лица министерства, передаю на рассмотрение/коррективы в само министерство. Но губернатор оказывается в отпуске.

Обсуждаю вариант презентации фестиваля для администрации губернатора с чиновником, от которого будет зависеть, придет ли глава региона на фестиваль или нет.

14 августа. Тест-драйв

На территории музея проводим техническую встречу. В руках — карта расположения площадок. Захожу на поляну «ногами гостя», который приехал, предположим, вдвоём с
партнёром, и проверяю, удобно ли ему будет передвигаться по территории. Думаю вслух, разговариваю сама с собой, с листом бумаги и карандашом: «Так, а сейчас я захожу как мама двоих детей: одному 3, второму 7. Что я вижу? Куда пытаются бежать дети? Пять раз уже сходила туда-обратно. Интересно, сколько бы показал шагомер? А теперь я — техник…

Водный футбол у нас должен быть здесь, нужна ровная площадка 10 на 5 метров. Где на этом поле есть хотя бы какой-то кусок ровной поверхности? Неужели нужно будет делать дополнительный деревянный настил, выравнивать поверхность? Это нужно минимум 3 куба досок-пятидесяток. 1 куб = 7 тысяч рублей. То есть итого — 21 тысяча рублей + доставка на кран-борте 5 тысяч рублей. Нет, пожалуй, придётся найти тут ровное место. Вот и оно, похоже.

Но у нас же здесь ярмарка и кухня по плану. Всё сдвигается. Если я поставлю сюда игровую зону, то как это воспримет мама двоих детей? Или тот, кто приехал с партнёром? А шум с этой зоны не помешает тем, кто лежит у сцены и наслаждается спокойной музыкой?».

Пожарная безопасность. У нас много огня в «Парной» зоне: печи в мобильных банях, стальной чан, который подогревается на огне. Нужно согласовывать, вопрос острый. Ходим с «линейкой» и замеряем, куда поставить пожароопасные объекты, чтобы расстояние до построек было не меньше 50 метров.

15 августа. Шлифовка

Столы на кухню планировали поставить в виде металлических бочек, но появился вариант заменить их на красивые 2,5-метровые деревянные столы, которые несопоставимо лучше и практичнее с точки зрения вместимости. Заменить? Если бы так всё просто! Пишу письмо на имя директора организации, через которую получаем субсидии, о том, чтобы рассмотрели вариант замены и разрешили нам поставить другие столы. Без письменного соглашения я самовольно сделать этого не могу.

Позвонили из полиции. У нас запланировано 20 человек охраны из ЧОП, но на 3 тысячи человек нужно минимум 80-100 человек-персонала, а это увеличение бюджета в 5 раз. Средняя цена за 20 охранников по городу — 40 тысяч рублей. А нужно в 5 раз больше, то есть 200 тысяч рублей. Значит, будут у нас ходить по территории волонтёры-дружинники с красными повязками на руке как в прекрасное советское время.

Через 4 дня начинается волонтёрский лагерь по основам организации проектов для создании декоративных элементов фестиваля. Через 10 дней — фестиваль. Режим полной концентрации включён…

Для чего я все это рассказываю?

Я пишу об этом, чтобы развенчать пару мифов, один из них: организация мероприятий — это праздник и всегда творческий процесс. В действительности, это преимущественно «рутина»: умение нарисовать схему разводки электрики на кухне, навык перевести количество досок из штук в кубы, «чуйка» на нужный ракурс в написании официальных писем, практика ведения дипломатических переговоров с теми, кто не желает договариваться с третьего раза.

Только тогда, когда появляется внутренняя готовность к решению бесконечного количества технических нюансов, наступает момент, когда и трудные переговоры, и «занудство» в просчёте количества киловатт на сцену/ярмарку становится истинным творчеством.

Фотографии из личного архива автора.

Похожие статьи