Сегодня люди тратят кучу времени на разработку «правильных» слайдов, добиваясь, чтобы слайды могли работать независимо от того, стоит ли за ними реальный выступающий или же нет. Ведь по мере того как все больше презентаций посылаются по электронной почте и не проводятся вживую, вопрос подачи становится все менее значимым.
Но, помимо слайдов и подачи, есть и другая часть, связанная со структурой и аргументацией, которая представляет собой совсем иную область знаний. Она связана в большей степени с тем, что именно вы говорите, нежели с тем, как вы это говорите. Эта часть требует навыков в области сторителлинга, спичрайтинга и сценарного мастерства, а также глубокого знания сути того, о чем вы говорите.
Может ли один человек стать экспертом во всех этих областях? Можете ли вы сегодня стать универсальным специалистом — сценаристом, дизайнером и мастером вербальной и невербальной коммуникации? Если отвечать одним словом, то ответ — да. Публикуем большую подборку полезных советов из книги «Мастерство презентации».
Сообщать, побуждать, развлекать
Аристотель в своей знаменитой «Риторике» говорил, что есть три модели убеждения: логос, пафос и этос. Логос апеллирует к разуму, пафос обращается к эмоциям, а этос относится к личности, которую составляют качества говорящего. Так было в IV веке до н. э.
В последующие столетия мастера риторики совершенствовали логос и этос и не уделяли должного внимания пафосу. Что стало с нашим отношением к пафосу, можно увидеть в «Новом Оксфордском словаре американского английского языка», который дает следующее определение слову «риторика»: «Речь, цель которой — убедить или произвести впечатление на аудиторию; нередко напыщенная и бессодержательная».
У пафоса плохая репутация.
Однако каноны ораторского искусства всегда включали в себя эмоции, развлечения. Классическое римское правило предписывало: docere, movere, delectare, что в переводе с латинского означает «сообщать, побуждать, развлекать». И хотя за последнюю пару столетий наша цивилизация добилась впечатляющего прогресса в сфере сторителлинга, сегодня выступающие (в основном ученые) убеждены, что обращение к разуму по самой природе своей этично и убедительно, а вот обращение к чувствам граничит с обманом и недостойно настоящего просветителя.
Точки в линию
Проблемы с логосом хорошо известны. Подобные презентации кажутся весьма разумными и даже убедительными, но недостаточно мотивирующими. Люди кивают головой, и продолжают свои дела как ни в чем не бывало.
Важно, что сторителлинг и фактоизложение не исключают друг друга. Сторителлинг есть и всегда был основой бизнес-презентаций. Сторителлинг — это не что иное, как выстраивание фактов в определенной последовательности и установление связей между ними. Но нужно не просто использовать истории в рамках своей презентации, а переносить структуру истории на всю презентацию целиком.
Интрига должна развиваться по определенным законам — вы не можете просто вставлять какие-то произвольные эпизоды, когда вам захочется. Истории — это логика жизни. Смысл историй в том, чтобы давать объяснение событиям. Они объединяют множество разрозненных фактов и идей, создавая таким образом впечатление целостности. Они формируют цепочку причин и следствий.
Выступающие склонны рисовать на доске кучу точек, которые так и не выстраиваются в линию. Неудивительно, что при такой структуре им бывает проблематично уследить за собственным направлением мыслей. Они забывают, о чем надо говорить дальше.
Разве такое может произойти, если вы рассказываете историю?
Смысл из хаоса
Истории удобно рассказывать, приятно слушать и легко запомнить. Реальные истории часто не такие интересные, как выдуманные, но есть и хорошая новость: их намного проще создавать. Вам не нужно сочинять факты (они уже имеются). Ваша работа состоит в том, чтобы выбрать из них «правильные» и расставить в определенной последовательности.
К сожалению, как правило, время всегда ограничено, и вы вынуждены о каких-то вопросах говорить, а какие-то опустить. Но в сторителлинге это не означает, что из истории нужно исключить неудобные факты, скорее, их нужно интегрировать. Неудобные факты обладают эффектом неожиданности, а неожиданность — один из краеугольных камней хорошо выстроенного повествования. Так что — нет, сторителлинг не означает, что нужно подобрать «правильные» факты. Это больше походит на то, как можно заставить «неправильные» факты работать вместе в нужном направлении.
Сторителлинг означает извлекать из хаоса смысл.
Три принципа презентации
Мастерство презентации строится вокруг трех принципов. Они известны довольно давно, универсальны и не относятся только лишь к презентациям.
- Принцип фокуса: каждая история, каждый слайд и каждое выступление должны иметь главную фокальную точку, привлекающую внимание.
На слайде фокальная точка — это обычно самый яркий, самый большой или самый эмоциональный элемент композиции, привлекающий к себе взгляд (к примеру, человеческое лицо).
Зачем нужен фокус? Говоря просто, затем, что вы не можете рассказать все, что знаете, а аудитория не может запомнить все, что вы расскажете. У аудитории имеются свои когнитивные лимиты. Вот почему вам нужно определиться с приоритетами и сделать определенные элементы вашей коммуникации более или менее важными.
Насколько ограничивающими являются эти рамки? Значения пределов кратковременной рабочей памяти, на которых сейчас достигнут научный консенсус: в среднем четыре порции информации.
Итак, принцип фокуса гласит: выстраивайте свою коммуникацию вокруг одного центрального послания и сопровождайте его тремя или четырьмя поддерживающими идеями.
- Принцип контраста: идеи становятся понятными только в контрасте с другими идеями.
Проблема с большинством бизнес-презентаций заключается в том, что они состоят из одних только фактов. Факты сами по себе не обладают каким-то собственным смыслом. Они обретают смысл только в сопоставлении с другими фактами. Нужны сравнения. Ваша аудитория должна понять соотношение. Ей необходима предыстория. Ей нужно увидеть перемену; увидеть, что чему противостоит.
Спортивные игры, в которых две команды сотрудничают друг с другом, не пользуются особой популярностью. Не бывает телешоу, спектакля или кино без конфликта, драмы либо борьбы. Конфликты привлекают внимание людей. У конфликтов непредсказуемый исход. За ними интересно следить.
Но типичная бизнес-презентация небогата конфликтами. Вот почему аудитория засыпает.
То же можно сказать и о слайдах. Смотреть, как параллельно сопоставляют что-то, всегда интересно. Графики, демонстрирующие перемены, — лучшее доказательство. Диаграмма, на которой «красные» воюют с «серыми», никогда не будет скучна.
Контраст вам нужен также и на эстетическом уровне. Вам необходимо обособить заголовки от остального текста. Вам нужно выделить важные данные от вспомогательных. Вам следует отделить текст от фона.
- Единство — самый сложный для объяснения принцип.
У истории есть определенные части, которые приносят психологическое удовлетворение. Если вы проведете свою аудиторию через правильные пункты, у людей появится ощущение, что они обрели нечто выходящее за рамки их путешествия; нечто трансцендентное; нечто меняющее их самих.
Принцип единства гласит, что при правильном построении конфликтующие части создают целое, которое больше, чем сумма его частей.
В нашем путешествии мы проходим через трудности (контраст), приближаясь к главной цели (фокус). Это запоминающееся переживание. Когда люди слушают мастерски созданную историю, они запоминают ее почти слово в слово. Теперь история живет независимо от вас. Единство — это когда выстраиваются определенные рамки, порой совершенно своевольно, и им следуют до конца. Это когда все в согласии, хотя и не идеально. Это когда вы человек.
Проблема
Какая часть вашей презентации самая важная? Большинство людей скажут, что это описание продукта, решения или открытия. В конце концов, вы же именно для этого делаете презентацию, правильно? Неправильно. Самая важная часть вашей презентации — это проблема.
Если вы не позаботитесь о том, чтобы описать проблему, вы, скорее всего, потеряете свою аудиторию в первые же пять минут. Очерчивая проблему, вы создаете конфликт между двумя силами: проблемой и решением. Именно этот конфликт и сделает вашу историю интересной и заставит людей следить за ней. Уяснение проблемы — главная предпосылка для успешной презентации.
Четыре типа проблем
- Моральная или психологическая проблема
Этот тип проблем, по общему признанию, крайне трудно представлять. Тяжело наблюдать за внутренней борьбой со стороны. Помимо прочего, скорее всего, никому нет дела до ваших внутренних проблем. В подобных случаях следует сначала показать некую внешнюю проблему, а затем показать, как решение этой внешней проблемы зависит от решения внутренней проблемы. Демонстрация внутренней проблемы работает хорошо. Оно исполняет роль глазури на торте. Но вы не можете преподнести лишь одну глазурь. Вам нужен торт.
- Конфликт с другим человеком или компанией
Этот тип проблем попроще. В 2008 г. Стив Джобс начал свою презентацию MacBook Air, заявив, что Apple взяла ноутбук Sony серии TZ в качестве эталонного изделия и попробовала усовершенствовать его. Затем он сравнил свой продукт с конкурентом, выиграв практически по всем показателям. Нужно признать, что это было не совсем честно, так как разработчики серии TZ очевидно преследовали иные цели, и тем не менее это сработало.
Итак, если ваш продукт не имеет аналогов, нужно взять для сравнения ближайший аналог, какой найдется. Отзываться о конкурентах плохо во всех случаях не есть хорошая идея, а грань весьма тонка. Во многих странах подобные сравнения в рекламе однозначно запрещены.
Что самое важное: упоминания о конкуренте показывают, что вы не боитесь сравнений. Возможно, вы думаете, что у вашей компании нет конкурентов, потому что вы следуете стратегии «голубого океана» и нашли себе замечательную маленькую нишу. Но если вы хотите объяснить, какова ваша ниша, то придется сравнить себя с другими. Если вы не хотите называть их конкурентами — не называйте. Конкуренция не важна, а вот сравнение — да.
- Конфликт с господствующей парадигмой, со статус-кво
Это, наверное, лучшая стратегия. Самый простой способ упомянуть своего соперника, избегая при этом прямой атаки, — это назвать как можно больше конкурентов или противопоставить себя более крупному сопернику. Тот должен быть настолько большим, чтобы любая прямая атака казалась самоубийством. Таким образом, вы встаете в оппозицию к статус-кво, а себя изображаете аутсайдером. Вы рассказываете слушателям вариацию на тему истории Давида и Голиафа, при которой симпатии аудитории неизменно оказываются на стороне Давида.
Нельзя бороться с абстрактным статус-кво. Кто-то должен олицетворять его, кто-то конкретный! Если вы можете назвать его, это замечательно. Иначе вы увязнете в абстрактном соперничестве, как в рекламе, в которой такой бренд, как Tide, сравнивает себя с обычным стиральным порошком. Честно говоря, это очень плохое клише, но если обыграть его с юмором, то и оно может сработать.
- Конфликт с «силами» (природы, экономики, даже судьбы) — с так называемыми «объективными вызовами»
Как нам посадить этот процессор в этот корпус? Как нам передвинуть это здание? Как нам бороться с ожирением и/или голодом? Если хотите бороться с ожирением, то лучше всего проиллюстрировать вашу идею с помощью истории парня, которому удалось победить в этой борьбе, и парня, который этого не сделал. Сложности при работе с проблемами подобного рода состоят в том, что вам нужно вызвать сострадание к обеим сторонам. Должно быть не только «О, круто, Apple!», но также должно быть и «О, бедная Sony!» (или наоборот — в зависимости от ваших личных предпочтений).
Объективные вызовы — это удобно. Они создают замечательный контекст: люди внезапно обнаруживают, что им есть за что бороться, но драма все равно разворачивается между людьми. При этом проблема должна быть достаточно серьезной, чтобы по ее поводу можно было переживать. Ответ на вопрос: «Что будет, если мы не решим эту проблему?» должен быть достаточно пугающим. Что будет, если они не создадут легкий компьютер? Тогда вам придется по-прежнему таскать на спине своего трехкилограммового монстра!
Синдром второго акта
Рассказать о проблеме в начале презентации очень легко. Правда легко! Это многим удается, но загвоздка в том, что люди озвучивают проблему и затем почти немедленно разрешают ее. Напряжение исчезает, и история заканчивается, а они продолжают перечислять факты, которые, как они считают, нужно перечислить до конца. Какое разочарование.
Спасением от синдрома второго акта является сохранение проблемы в неразрешенном виде вплоть до самого конца. Таким образом, можно поддерживать эмоциональный ритм. Это не означает, что вам обязательно нужно приберегать информацию и держать аудиторию в неведении.
Но как минимум один важный вопрос должен всегда оставаться без ответа.
Слайды
Когда у вас уже есть история в виде набора тезисов или ментальной или же записанная как обычный текст, пора приступать к созданию слайдов. Важный вопрос: зачем вообще нужны слайды? Почему нельзя просто проговорить то, что вам нужно, и уйти? Есть четыре причины, четыре функции у слайдов, почему стоит уделить им время.
- Во-первых, слайды служат для того, чтобы напоминать выступающему, о чем следует говорить далее. Если после презентации раздать их аудитории, они будут напоминать и слушателям, о чем говорил оратор. Текстовые слайды справляются с этой задачей довольно хорошо.
- Во-вторых, слайды впечатляют. Изображения оказывают более сильное воздействие, чем слова, и запоминаются они лучше. Именно поэтому для иллюстрации своих идей люди нередко используют фотографии и рисунки.
- Третья задача слайдов — объяснять. Так, диаграммы используются для упрощения понимания сложных процессов, связей и т. д.
- Последняя и самая важная функция слайдов — убеждать. Существует множество типов аргументов и доказательств, среди которых статистические данные, пожалуй, самые мощные. «Самые мощные» в данном случае не значит «самые убедительные». Самые мощные значит «самые приближенные к научным доказательствам». Вероятно, самыми убедительными часто являются те аргументы, что основаны на примерах, а не на статистике. Люди все еще предпочитают выслушивать истории, а не извлекать смысл из данных.
Дзен и ваджраяна презентаций
Ваджраяна — это очень сложная система воззрений и практик в рамках буддизма, которая в каком-то смысле является противоположностью дзен. Дзен — это минималистичный буддизм. В нем очень немного текстов и методов, которые необходимо изучить. А вот ваджраяна — это своеобразный буддистский супермаркет, предлагающий бесчисленное количество различных практик, учений, текстов и т. д.
Слайд в стиле «ваджраяна»
Этот подход можно обобщить в несколько предложений: «Я соберу сюда все, что у меня есть, потому что оно мне может понадобиться. А еще мой босс велел использовать как максимум пять слайдов. Поэтому я запихну все, что у меня есть, в пять слайдов. Конечно, получится несколько путано, но у меня лимит в пять слайдов».
Слайд в стиле «дзен»
Считается, что презентация в стиле «дзен» работает хорошо тогда, когда презентация проводится вживую, но не работает, когда вы выкладываете свои слайды в Сети или рассылаете по электронной почте. Действительно, разница огромная, но связана она вовсе не со стилем «дзен». Да, это правда, что, если вы разместите в Интернете «дзен-слайды» со своего выступления, люди вряд ли смогут по ним понять, о чем вы говорили. Но это проблема не презентации, а проблема ожиданий.
Когда вы выкладываете свои дзен-слайды в Сети для аудитории, вставляйте оговорку, что они не предназначены для восприятия без голосового сопровождения. Это решает проблему ожиданий.
Текстовые слайды
Для текстового слайда (в большей степени, наверное, чем для любого другого типа слайда), нужен фокус. Самая большая проблема с текстовыми слайдами состоит в том, что они отвлекают внимание. Если текста будет чуть больше, чем надо, — вы пропали. И к тому же вам ведь не хочется, чтобы люди прочитывали ваши слайды раньше вас. (Примечание. Только не делайте классическую ошибку — не зачитывайте свои слайды вслух. Хуже этого не может быть ничего)
Но есть и хорошая новость: люди не хотят читать ваши слайды. Люди уже перестали читать даже документы. У них нет времени. Вместо этого они пытаются быстро просмотреть их, чтобы убедиться, что не упустили ничего важного. Так что, если вы спроектируете свои текстовые слайды в большей степени для быстрого сканирования, нежели для чтения, вы привлечете больше внимания как ведущий.
Посмотрите на следующие три слайда. Первый из них не очень оригинален, но при этом и не плох. У него есть ясная фокусная точка в заголовке с четко расположенными под ним буллетами. Стоит взглянуть на этот слайд, и мы мгновенно понимаем, о чем он. Шаблон хороший. Фон — градиентный, темно-синий. Белый текст отчетливо виден. Заголовок набран крупным шрифтом.
Второй слайд гораздо хуже. Во-первых, у него точно такой же заголовок. Если у вашего следующего слайда заголовок такой же, как у предыдущего, — это признак того, что не все в порядке. Здесь аудитория теряет фокус. Раньше вы знали, куда смотреть, чтобы ухватить суть, а теперь не знаете. Аудитории нужно искать новую фокусную точку. Таковая окажется центром слайда, где цифры набраны жирным шрифтом. Однако фокус не здесь. Цифры в перечне лишены смысла, если вы не поднимете взгляд выше и не прочитаете слово «ПОМОГЛИ», которое набрано более тонким шрифтом. Кроме того, фраза «менее 1%…», набранная меньшим кеглем, выглядит как сноска. А у сносок, как вы наверняка знаете, очень плохая репутация — по возможности избегайте их.
Третий слайд — это катастрофа. Его цель — напомнить аудитории нечто, о чем выступающий упоминает лишь вскользь. Он дает людям выбор: читать или слушать. Если они предпочтут читать, то пропустят часть презентации, а они не могут прочитать слайд достаточно быстро, так как в нем слишком много текста. У слушателей нет времени усвоить эту информацию.
Наглядно о масштабах
Предметы легче оценивать в сравнении. Наглядный пример: на схеме NASA, на которой сравниваются планеты Солнечной системы. Если вы случайно не знаете, что такое 2003 UB, то это та карликовая планета, которую позже назвали Эрис. Она расположена за Плутоном и при этом крупнее Плутона. Ее открытие в конце концов привело к тому, что Плутона лишили его планетного статуса, видимо, потому, что астрономам проще удалить планету из списка, нежели добавить еще одну — «лишнюю».
Мы можем точнее оценить настоящий размер планеты, расположив ее рядом с другими небесными телами. Как только мы это сделаем, сразу же станет очевидным, что Плутон слишком мал, чтобы быть планетой.
Стив Джобс прекрасно применил этот метод в серии презентаций для объяснения размера и веса MP3-плееров своей компании. Когда речь идет об MP3-плеерах, и вес, и размер имеют огромное значение, потому что люди носят их в карманах целыми днями. Как узнать, будет ли конкретный MP3-плеер слишком тяжелым, слишком легким (это тоже может быть проблемой, особенно с сотовыми телефонами) или в самый раз?
В 2001 г. Стив Джобс сравнил размер первого iPod с колодой игральных карт. Он также описал его как «более легкий, чем большинство сотовых телефонов». В 2005 г., представляя iPod shuffle, он сравнил его размер с упаковкой жевательной резинки, а его вес — с четырьмя 25-центовыми монетами. В обоих случаях он не просто сказал это, но и показал слайды, на которых были изображены колода карт, несколько различных упаковок жевательной резинки и аккуратная стопочка из четырех монет.
Таблицы
У вас есть матрица размером больше чем 2×2? Тогда это таблица! На самом деле матрица 2×2 — это тоже таблица, только очень маленькая. Таблицы — замечательный аналитический инструмент. Однако они поразительно непригодны для целей презентаций. В них помещается слишком много данных, чтобы можно было охватить одним взглядом. Они требуют вдумчивого отношения. Таблицы люди внимательно изучают, а это отнимает время.
Вы действительно хотите, чтобы ваши слушатели так много думали? Может быть, вам нужно продемонстрировать какие-то выдержки из отчета? Вот несколько приемов, как лучше это сделать.
- Сделайте так, чтобы заголовки действительно выделялись (контраст между заголовком и содержанием).
- Сгруппируйте вместе близкие идеи и постарайтесь их упорядочить, насколько это возможно.
- Уберите все, в чем нет настоящей необходимости.
- Чередуйте цвета, чтобы повысить контраст между рядами. Если сетка таблицы вам не нужна по каким-то серьезным причинам, скройте ее. Серьезно, попробуйте. Если вы отключите отображение сетки, от этого таблица не развалится. Чередующиеся цвета исполняют ту же роль, только намного лучше.
- Визуализируйте все, что только можно.
- Примените анимацию, чтобы показать таблицу постепенно, или же используйте
полупрозрачную маску для направления внимания аудитории.
На рисунке показана, по сути, одна и та же таблица, только «до и после». Удалены строчки, которые не были необходимы, и созданы четыре основные категории. Чтобы понять таблицу, все еще нужно время, но намного меньше, чем прежде.
Дизайн слайдов для недизайнеров
Чего вы по-настоящему хотите от своих слайдов? Вы хотите, чтобы они улучшили вашу коммуникацию, сделали ее более ясной и понятной. Вы также хотите оказать эмоциональное воздействие.
По какому-то совпадению именно этого хочет и аудитория.
Ей не нужно украшательств. Она хочет ясности, она хочет оставаться «в сознании» во время этого процесса. Так что дизайн не имеет ничего общего с украшательством. Он не связан с добавлением каких-то красивых и бессмысленных штучек. Дизайн предполагает следование простым правилам и безжалостное удаление всего, что этому не подходит.
Существует очень эффективное решение проблемы хаоса, когда люди используют миллионы шрифтов, цветов и стилей изображений. Решение это таково: просто используйте белый фон, черные буквы шрифта Arial, минимальное количество иллюстраций и никаких дополнительных цветов для диаграмм.
Это придаст слайдам очень строгий вид и столь желанное единство. Кстати, если вы не хотите ничего знать о дизайне, тогда вам лучше всего придерживаться именно такого подхода. Он работает. Это определенно не лучший подход, но он четко говорит о том, что вас больше занимает суть. Некоторые люди это ценят.
Однако каким бы ни был хорошим данный подход, у него есть один важный недостаток: он не вызывает эмоций. Он не пользуется тем преимуществом, которое дает эффект «красота = удобство в применении». Он лишает вас и ваше послание возможности выделиться на фоне массы. Этот подход говорит о том, что вы, хотя и заботитесь о сути, не уделяете внимания дизайну. А сегодня, если вы не уделяете внимания дизайну, это воспринимается как признак того, что вы не заботитесь о продаже ваших идей.
Что именно вам как недизайнеру необходимо знать? На самом основополагающем уровне вам нужно запомнить три правила. Они могут показаться знакомыми — это фокус, контраст и единство. Конечно, «дьявол скрывается в деталях», но если вы будете соблюдать эти три принципа, большую часть времени вы будете в безопасности.
Нет, безопасность — не то слово. Правильное слово — понятность. Вы будете поняты.
Подготовлено по книге «Мастерство презентации».
