Совещание — один из обязательных инструментов почти любой организации. Процесс эффективного управления совещаниями состоит из семи этапов. Публикуем памятку для фасилитаторов из книги «Лидер будущего».
1. Подготовка совещания
Лидер будущего
Цель в том, чтобы все участники одинаково поняли цели совещания, подготовились и ознакомились со всей необходимой информацией. Они должны оказаться в одном информационном поле — это позволит им понимать контекст дискуссии, не переспрашивая и не уточняя.
Решения здесь принимаются на основе ранее подготовленных и изученных данных. Если цель этапа подготовки не выполнена, то совещание точно не будет эффективным. Участники не будут погружены в контекст и потратят время на выяснение подробностей, вместо того чтобы принимать решение.
2. Старт совещания
Этот этап может занимать от 2 до 10% времени. Цель — сфокусировать участников на решении задач совещания, а также дать дополнительный энергетический импульс для дальнейшей работы. Конечно, это время надо посвятить обсуждению общих и единых для всех участников вопросов — желательно позитивных и эмоциональных.
Это очень важный момент, не стоит его упускать. Сколько раз вам приходилось присутствовать на совещаниях, которые открывались словами: «Всем добрый день, начинаем с первого вопроса повестки»? Пожалуйста, не надо так. Начинайте с драйва.
3. Основная часть совещания
Этот этап может занимать до 90% времени. Его цель — обязательно ответить на все запланированные вопросы. Для команды это так же важно, как и выполнить план дня — для отдельного сотрудника. Если удалось рассмотреть всю повестку и принять решения, команда становится сильнее.
4. Кульминация совещания
Это всего одно предложение, после которого участники понимают: цель совещания достигнута, все собравшиеся — молодцы! Обычно эту фразу произносит председатель или фасилитатор. Хорошо, если после этого у вас останется еще около 10% запланированного времени — на следующий, очень важный этап.
5. Завершение, подведение итогов совещания
Отведите на это до 10% времени. Цель — закрепить достигнутые договоренности, сфокусировать участников на обязательном их достижении.
Именно на этом этапе должен быть согласован и принят протокол совещания.
6. Обратная связь
И в самом конце очень важно дать обратную связь об эффективности совещания. Зачем это нужно? Чтобы участники запланировали хотя бы одно действие, как лучше подготовить и провести встречу в следующий раз. В первые три месяца настройки правил подготовки и проведения совещания это нужно делать на каждом собрании. Когда процесс отлажен, достаточно выдавать обратную связь раз в месяц. Обычно за это отвечает секретарь.
Вот примеры вопросов для анкеты обратной связи (из книги):
7. Обязательное сопровождение достижения результатов, выполнения договоренностей совещания
Увы, в своей практике мы встречаем не такое большое количество настолько сильных корпоративных культур, в которых договоренности выполняются без контроля. В большинстве организаций необходима поддержка на этапе выполнения договоренностей.
Только тогда команда и культура станут немного сильнее. Если же участники совещания договорились и не сделали, то и команда, и культура слабеют. Если же это будет повторяться регулярно, то… сами понимаете.
Подготовлено по книге «Лидер будущего».
