Эрнест Хемингуэй сказал: «Никогда не путайте движение с действием». Чтобы быть максимально эффективным в работе, достаточно продуктивно выполнять повседневные дела. Следующие приемы от автора книги «Час тишины» помогут быстро разобраться с простыми рабочими действиями.
Электронная почта
Эффективный способ общения превратился в затратный отвлекающий инструмент. Когда вы отвлекаетесь на каждое входящее сообщение, это мешает сосредоточиться и снижает продуктивность.
Следующие советы избавят от этих побочных эффектов и освободят несколько часов рабочего времени.
1. Закройте на компьютере программу «Электронная почта». Максимально минимизируйте ее присутствие на мониторе. Возьмите за правило проверять все почту по графику: один раз в день, утром или вечером, или в начале каждого часа.
2. Не накапливайте более 10 входящих сообщений, чтобы вал входящей почты не захлестнул вас.Таким образом, ни одна важная информация не будет потеряна. Когда в папке «Входящие» менее 10 писем, их легко и быстро можно посмотреть.
3. Используйте почту только для обмена важной информацией. Перед тем как составить письмо, задумайтесь, может проще поднять трубку и позвонить? Задавайте себе вопрос: «Это действительно лучший способ для связи?».
4. Создавайте шаблоны. Внимательно изучите свою почту на наличие ответов на одинаковые запросы. Если вам приходится несколько раз в неделю отвечать на один и тот же вопрос, подготовьте шаблон. Правильное их использование поможет сэкономить до 10 часов рабочего времени.
Помните, что не почта управляет вами, а вы почтой.
Телефонные разговоры
Еще один замечательный способ общения, если уметь правильно им пользоваться. В сутках только 24 часа, и каждый знает сам, сколько из них он тратит на бесполезные телефонные разговоры.
1. Классифицируйте звонки знакомых по степени важности. Не все, кто звонит вам, могут сказать что-то важное. Особенно когда на работе аврал и нет времени. Воспитайте в себе привычку договариваться о важных звонках и отказываться от «просто поболтать».
2. Планируйте разговоры. Перед тем как набрать номер, обдумайте, что именно хотите обсудить. Запишите краткий план или список вопросов. В процессе разговора, если нить дискуссии будет потеряна, благодаря плану вы успешно к ней вернетесь.
3. Оставляйте качественные сообщения на автоответчике. Обдумайте, какое сообщение хотите оставить. Четко и не торопясь донесите до собеседника цель вашего звонка и просьбу перезвонить. Никогда не оставляйте длинные сообщения.
Совещания
Одна из худших черт бизнеса, которая катастрофически снижает продуктивность — длинные бессмысленные совещания.
Несколько правил, чтобы сделать из совещания не пустую трату сил, а эффективную синергию мыслей и идей разных людей.
1. Проводите совещания редко. Вычеркивайте их из календаря. Чем их меньше, тем продуктивнее работа сотрудников.
2. Планируйте минимальное время между совещаниями. Если в один день у вас несколько мероприятий, запланируйте между ними минимальный временной зазор. Когда всем известно, что вы принимаете участие в следующем совещании, значит недопустимо вас задерживать.
3. Формулируйте правильную цель. С самого начала планирования совещания у вас должна быть четко сформулированная задача. Чего вы хотите достичь этим совещанием? Чем яснее цель и ее донесение до участников, тем вероятнее успех.
4. Сокращайте время. Если определить продолжительность совещания в один час, столько оно и продлится. Если же поставить временные рамки в 15 минут, высоки шансы, что к сути участники доберутся гораздо быстрее.
Рабочий стол
«Творческий» беспорядок на рабочем столе осложняет путь к достижениям. Вместо выполнения задач и поиска решений, мысли блуждают по беспорядку на рабочем месте от одной вещи к другой, соображая только о том, «что мне с этим делать?», «когда я возьмусь за это?»
1. Касайтесь входящих материалов только один раз. Когда впервые получаете документы, сразу решайте, что с ними делать. Поработать с ними, отправить в архив или сразу в корзину.
2. Создайте перспективное досье — помесячный план работ.
В отдельном ящике стола организуйте помесячные папки предстоящих дел, в каждой распределите конверты по дням/неделям. Таким образом, перед вами всегда будет список задач.
Дональд Трамп сказал: «Станьте организованным, или вас ждет полный крах».
Эти элементарные приемы помогут организовать свое рабочее время и существенно сэкономят время для вашей большей продуктивности.
Источник обложки
