Стандартные совещания обычно так скучны, что вызывают единственное желание — умереть. Это одна из самых недооцененных проблем бизнеса. Патрик Ленсиони в книге «Смерть от совещаний» рассказывает, как сделать из скучных планерок интересный и вдохновляющий процесс.
Скука и неэффективность
В чем настоящая проблема совещаний? На самом деле их две. Во-первых, совещания скучны. Они тягучие, сухие, безжизненные. Даже если у собравшихся в это время нет никаких других дел, монотонные заседания, селекторные звонки и двухдневные выездные сессии все равно остаются в списке самых неприятных мероприятий в современной деловой культуре. А если вспомнить, что большинству участников есть чем заняться, неприятные ощущения многократно усиливаются. Во-вторых — и это важнее — совещания неэффективны. Ненавидеть их можно хотя бы за то, что они не способствуют успеху организации. Когда есть масса неотложных дел, тратить силы и время на занятие, которое не приносит соизмеримых результатов, особенно неприятно.
В поисках конфликта и темы
Почему совещания скучны и неэффективны? Совещания скучны, потому что им не хватает драматизма. Или конфликта. Хотя в большинстве случаев у них есть огромный скрытый потенциал, который вполне может увлечь человека. К сожалению, вместо того чтобы раскапывать драгоценный конфликт, большинство изо всех сил стараются избежать трений и уложиться в отведенное время. Эти цели могут показаться благородными, но именно они делают совещания такими плохими. Чтобы они были не нудными, надо подумать, как спровоцировать и раскрыть уместный, конструктивный конфликт мнений и вовлечь людей в разговор, породить страстную дискуссию и получить более качественные решения. Совещания неэффективны, поскольку им не хватает контекстуальной структуры. В очень многих организациях есть всего один тип регулярных совещаний — обычно их называют просто собраниями коллектива. Раз в одну-две недели сотрудники встречаются и два-три часа обсуждают все подряд, начиная со стратегии и тактики и заканчивая административными вопросами и корпоративной культурой.
Среди множества тем лучше выбрать главную. Источник
Поскольку нет четких критериев уместных тем, нет и четкого контекста для возникающих дискуссий. Участникам сложно понять, что надо делать: дебатировать, голосовать, устраивать мозговой штурм, высказывать мнение или просто слушать, поэтому в итоге они принимают мало решений. Чтобы совещания были эффективнее, нужно разделить их на несколько видов, которые будут четко различаться по целям, формату и временным рамкам.
Плохие совещания отрицательно сказываются на людях, которые вынуждены в них участвовать, и негативное влияние выходит далеко за пределы мимолетного недовольства. Неэффективные совещания дают плохой пример и вызывают последствия во всей организации, а это порождает настоящие страдания, гнев, апатию, цинизм и, безусловно, оказывает глубокое влияние не только на жизнь коллектива, но и на самооценку сотрудников, их семьи и взгляды на жизнь. Поэтому повышение эффективности совещаний даст возможность людям, управляющим организациями и коллективами, не только улучшить результативность, но и позитивно повлиять на жизни людей. В том числе и на собственную.
По материалам книги «Смерть от совещаний»
Обложка поста: pixabay.com
