в вишлисте
Личная скидка {{ profile.personalDiscount.discount }}%
в корзине
на сумму
{{ cart.totalCount + cartEbook.totalCount }}
Корзина
Бизнесхак
Система упрощения для тех, кто любит все усложнять
12 сентября 217 просмотров
Бизнесхак
Система упрощения для тех, кто любит все усложнять
12 сентября 217 просмотров

Лариса Парфентьева
Лариса Парфентьева

Любой бизнес первоначально состоит из трех элементов — людей, их энергии и физического пространства. Все остальное — это только сложные факторы. Но мы любим все усложнять, потому что это легко и увлекательно. Придумываем новые системы, техники, инструменты и многое другое, что обязано улучшить работу.

Смысл в том, что усложнение только отталкивает и, собственно, все усложняет, а простота и ясность делают работу лучше.

Искусство упрощения

Однажды я прочитала о японской системе наведения порядка «5S» и подумала о двух вещах:

Мысль № 1: «Почему это придумала не я? Японцы — точно гении».

Мысль № 2: «Кощунство — использовать ее только для уборки рабочего места. Порядок нужен не только там».

Система «5S» состоит из следующих этапов:

Seiri — этап сортировки. Разложить на компоненты.

Seiton — этап наведения порядка. Найти каждому компоненту свое логичное место.

Seiso — этап поддержания чистоты. Проверить все ли правильно работает.

Seiketsu — этап стандартизации. Создать систему и список правил.

Shitsuke — этап самодисциплины. Поддерживать только что установленный порядок.

Порядок одинаково важен не только на столе, но и в личной жизни, в отношениях с коллегами, в питании, в бизнесе — во всем. Система универсальна, ее можно «приложить» к любой запутанной сфере, чтобы сделать проще и лучше. Достаточно знать основные цели и принципы каждого этапа.

Сэири — этап сортировки

Представьте, что перед вами замок из лего. Но вам нужно построить из этого же набора коттеджный поселок. Первое, что нужно сделать — разобрать замок.

Задача первого этапа «сэири» — разложить всю область на составляющие.

Айше Берсел в своей книге «Жизнь как конструктор» называет подобный процесс «деконструкцией». Нужно «разбить» область на составляющие, чтобы увидеть их в виде бессвязных единиц. Потому что именно связи между предметами влияют на наше мнение. Деконструкция позволяет увидеть сами предметы и сделать верное решение.

Айше приводит пример простой и понятной деконструкции. На примере супа. Его можно разложить на компоненты: курица, лук, морковь, специи, масло, вода, лапша, огонь, кастрюля, миска, ложка.

По аналогии можно разложить любую сферу. Например, работа с клиентом состоит из: первого контакта, имейл-рассылки, поздравлений с днем рождения, предоставление карты лояльности, информирование о скидках и т.д.

Представьте, что область, над которой вы сейчас работаете, это конструктор. Разберите его на первоначальные части.


Источник

Сэитон — этап наведения порядка

В традиционном варианте системы этот вариант звучит так: «Чтобы поиски предметов не занимали лишнее время, распределяйте их по местам».

Когда все компоненты области перед глазами, время разделить их на три группы:

  1. Лишние, неработающие, устаревшие. Это те, от которых нужно избавиться.
  2. То, что отлично работает и переходит дальше.
  3. Компоненты, от которых нельзя ни избавиться, ни оставить в первоначальном виде.

Чтобы определить, к какой группе подходит компонент, задайте ему вопрос:

  • приносит ли этот инструмент/объект пользу или удовольствие?
  • если нет, как можно его улучшить?
  • сколько я потеряю, если оставлю в работе этот неработающий инструмент/объект?

Задача этого этапа — сохранить то, что работает, и избавиться от того, что не нужно.

Сэисо — этап поддержания чистоты

Проще поддерживать чистоту ежедневно по несколько минут, чем один раз в неделю, потратив много часов.

Под «уборкой» я подразумеваю не только вытирание пыли и раскладывание папок в алфавитном порядке, но и определение приоритетов. Посмотрите на ту сферу, с которой работаете по системе «5S», следите за тем, чтобы «главное оставалось главным».

Если вы работаете над взаимодействием с клиентом и на предыдущем этапе решили предоставлять карты лояльности, поддерживайте свой выбор и продумайте систему таких карт.

Сэикэцу — этап стандартизации

Вспомните конструктор из первого этапа. Замок, который должен стать коттеджным поселком, превратился в груду маленьких лего. На втором этапе эти элементы были отсортированы, а от лишних избавились. Третий этап укрепил веру, что будет именно поселок и ничто иное.

Теперь пришло время придумать правила. Нормы, которые будут поддерживать новый порядок. Это поможет не сбиться с пути.

Когда есть правила, отступить от запланированного намного сложнее. Представьте, что пишите должностную инструкцию для себя, где расписаны все варианты: наказание за несоблюдение или награда за выполнение.


Источник

Сицукэ — этап самодисциплины

Временных ограничений у этого этапа нет. Другими словами — он вечный. Это этап совершенствования и доведения действий до автоматизма.

В первоначальной версии «5S» этот этап характеризуется так: «Визуализировать действия по улучшению; выявлять улучшения в оборудовании; записывать предложения для улучшений; внедрять новые улучшенные стандарты».

Слово «улучшение» встретилось целых четыре раза. Не думаю, что это случайно. Новые правила и новая система не будут работать сами по себе. Нужна проверка и периодическое обновление. Система хоть и универсальна, она всегда требует дополнений и аудита.

Если не хватает какого-то компонента в системе (потому что на первом этапе вы от него отказались), возвращайте его, ищите способ его улучшить или возможность замены.

Бизнес-лидер Джек Уэлш описал рецепт успеха тремя словами: простота, скорость и уверенность в себе. Первый пункт у вас уже есть.

Источник обложки

Рубрика
Бизнесхак

Похожие статьи