Парадокс, но на работе часто не хватает времени на… работу. Совещания, сообщения в чатах и бесконечные запросы отвлекают от дел. Результат — просроченные дедлайны, стресс и решения вроде: «Ладно, в выходные закончу». Делимся советами, которые помогут сосредоточиться на важном, из книги «Не сходите с ума на работе».
Установите приемные часы
Не сходите с ума на работе
Если в компании вас считают экспертом и вы можете ответить на любой вопрос о статистике или управлении событиями в JavaScript, это прекрасно. И ужасно одновременно. Когда специалист всегда под рукой, коллегам трудно удержаться и не обратиться к нему с проблемой сразу — как только она возникла. Обычно бывает так: ответ получен, но тот, кто его дал, потерял время и не успел сделать то, что планировал.
Представьте, как проходят дни сотрудника, которого постоянно отвлекают вопросами. Их может не быть ни одного, или пара-тройка, или десяток — это никому не известно. К тому же непонятно, когда их зададут.
Выход — позаимствовать идею «приемных часов». Если вы «предметный эксперт», создайте свой график приема. Весь день по вторникам или один час в день — на ваше
усмотрение. А потом оповестите о расписании коллег. Что делать остальным, если вопрос возник в понедельник, а ближайшие приемные часы только в четверг? Подождать или попробовать найти ответ самостоятельно.
Гостеприимно открывайте свои двери, но только по вторникам с 13 до 14 часов. — Источник
На первый взгляд мера может показаться неэффективной или бюрократической. Но, как правило, подождать — не проблема. Зато специалист сам контролирует свое время. Работа идет спокойнее, никто не мешает доделать ее до конца, а в запланированное время включиться в режим консультирования и делиться знаниями.
Хватит отвечать по первому зову
Второй совет связан с первым. Даже если вы не можете назвать себя предметным экспертом, коллеги наверняка обращаются к вам с просьбами, вопросами, уточнениями по электронке или в мессенджере. И ждут мгновенного отклика.
Часто бывает так: коллега или начальник написал вам письмо. Не получив
немедленного отклика, через несколько минут настрочил сообщение. Не ответили? Тогда вам позвонят. А потом подключат к поискам кого-нибудь еще. И этот «кто-то» повторит все то же самое. И вот вас настигли и оторвали от работы. Ради чего? Что-то случилось? А, ну ладно! Причина есть. А если нет — как это обычно и бывает, — это непростительно.
На самом деле быстрота ответа должна зависеть от содержания сообщения. Что-то срочное? Хорошо. Надо еще раз отправить то, что уже было отправлено на прошлой неделе? Не горит. Нужен ответ на вопрос, который можно выяснить самостоятельно? Пусть потерпит. Через три дня придет клиент, и надо узнать во сколько? Некуда спешить.
Пересмотрите свой метод работы с входящими. — Источник
Создавайте в своей компании культуру ответов в удобное время, а не мгновенных. Чтобы никто не выходил из себя, если ответ на несрочный вопрос поступает через три часа. Попробуйте не проверять почту, чат или мессенджеры в течение часа и получить долгий отрезок времени для спокойной работы. Правило работает и в обратном направлении: когда сами задаете вопрос, не ждите ничего, возвращайтесь к делам. Ответ придет, когда человек освободится и сможет уделить вам время. Отсутствие мгновенного отклика не значит, что коллега вас игнорирует — скорее всего, он просто сосредоточен на работе.
FOMO? JOMO!
Аббревиатура FOMO (англ. fear of missing out) означает боязнь пропустить что-то значимое и интересное. Страх упущенных возможностей. Именно он заставляет нас поминутно проверять Facebook, Instagram, WhatsApp и другие приложения. Люди десятки раз в день хватаются за телефон, услышав звук уведомления, потому что «А вдруг это что-то важное!». И почти всегда это пустяк.
Попробуйте поощрять JOMO (англ. joy of missing out) — радость упущенных возможностей. JOMO позволит отключить фонтан информации, болтовни, отвлекающих факторов и заняться наконец работой. С JOMO вы с тем же успехом узнаете обо всем происшедшем, когда придет время, а не по каплям в течение дня.
Руководителям стоит взять на вооружение такую практику: ежемесячно делать краткий обзор состояния дел и успехов команд. Все события фильтровать до сути, интересной остальным коллегам, без ненужных деталей. Так можно избежать слухов и домыслов, сообщать о важном и не отвлекать сотрудников по мелочам.
Не играйте в календарный тетрис
Во многих компаниях календарь специалиста доступен всем. Можно открыть, найти свободное место и застолбить его своим флажком. По сути, это поощрение разбивать дни своих коллег на тридцатиминутные периоды встреч, отмеченные красными, зелеными и синими «кирпичиками».
Кто имеет доступ к вашему календарю? — Источник
Если позволительно кромсать чужое рабочее время одним движением руки, неудивительно, что все так и делают. А если добавить в календарь функцию приглашения на встречу пяти человек, чтобы программа сама находила общее удобное для всех время, то вместо одного придут шестеро.
Надо максимально усложнить возможность распоряжаться чужим временем. А процедуру отрыва от дел нескольких человек сделать настолько трудоемкой, чтобы на нее решались, только когда дело действительно важное. Совещания же, особенно масштабные, созывать в крайнем случае.
Календарный тетрис оправдывают тем, что «это же всего лишь приглашение!». Но ни один добросовестный сотрудник его не проигнорирует. Никто не хочет прослыть несговорчивым или замкнутым. Разноцветные «кирпичики» падают, пока не забьют весь день и игра не закончится. Если без внешнего оповещения вы не стали бы заниматься организацией какой-то встречи, значит, в ней нет никакой необходимости.
Принципы, названные в этой статье, уже работают в компании Basecamp. Найдите те, которые подходят вам, но главное — защищайте свое время и не отнимайте его у других. Выбирайте сосредоточенность и спокойствие!
По материалам книги «Не сходите с ума на работе»
Обложка поста — pexels.com
