Книги Проза Остросюжетная проза Молодёжная литература Современная зарубежная литература Классическая литература Интеллектуальная проза Романы взросления Детство Художественная литература для детей Научно-познавательные книги для детей KUMON Чевостик Развитие и обучение детей Досуг и творчество детей Книги для подростков Для родителей Комиксы для детей Детское творчество Умные книжки Подготовка к школе Необычный формат Подарочные Психология Популярная психология Стресс и эмоции Любовь и отношения Осознанность и медитация Книги для родителей Быть подростком Защита от токсичности Бизнес Аудиокниги Менеджмент Продажи Истории успеха Развитие сотрудников Предпринимателю Управление компанией Стратегия Управление проектами Переговоры Публичные выступления HR Российский бизнес IT Культура Автофикшн и биографии Серия «Таро МИФ» Серия «Мифы от и до» Подарочные книги Культурные истории, страноведение Искусство и архитектура Театр и кино, музыка, литература Серия «Главное в истории» Саморазвитие Спокойствие и душевное равновесие Аудиокниги Мечты и цели Мотивация Мозг и интеллект Продуктивность Психология Общение Сила воли Тайм-менеджмент Деньги Обучение Выбор профессии Принятие решений Осознанность Лайфстайл Современная магия Дом и сад Кулинария Велнес, красота, мода Творчество Вдохновение и мотивация Handmade и творческий бизнес Рисование для начинающих Рисование для продолжающих Леттеринг и каллиграфия Писательство Фотомастерская Активити для взрослых Легендарная серия Барбары Шер Психология творчества Дизайн Развитие творчества Творческий бизнес Визуальное мышление Творческое мышление МАК МИФ Комиксы Детские комиксы Взрослые комиксы Молодежные комиксы Серии Познавательные комиксы Здоровье и медицина Правильное питание Спорт Долголетие Бег Фитнес Медитация Здоровый сон Диеты Научпоп Физика Математика Экономика Здоровье и медицина Мышление и психология Технологии Подарочные книги Искусство, культура и путешествия Для детей Работа и бизнес Для души и уюта Захватывающие истории Время для себя Маркетинг Маркетинг и брендинг Генерация идей Копирайтинг, блогинг, СМИ Серия «Думай иначе» Настольные игры Курсы и мероприятия Писательство Лектории Психология Отношения Чтение Саморазвитие Деньги Карьера Здоровье Уют Воспитание Для бизнеса Электронная библиотека Офисная библиотека Детские подарки Подарки партнерам Продвижение бренда Курсы для компаний Издать книгу Издательство Работа у нас Логотип Предложить книгу Об издательстве Авторам Вопросы и ответы Контактная информация Блоги Блог МИФа Психология и саморазвитие Творчество Проза Кругозор Книжный клуб МИФа Комиксы Бизнес-блог Бизнесхак и маркетинг Формула менеджмента Саморазвитие Корпоративная культура Опыт МИФа Обзоры книг Папамамам Развитие ребенка Психология Вот так книга! Искусство учиться
Обзоры книг
5 лайфхаков при работе с Google Таблицами
1 мая 2018 101 266 просмотров

Сергей Капличный
Сергей Капличный

Выбрали для вас пять полезных и эффективных советов из книги «Google Таблицы. Это просто», которые помогут вам стать настоящим джедаем таблиц. Начнём?

Как работать с фильтрами

Как правило, в Таблицах одновременно работают несколько человек. Часто сразу нескольким нужно фильтровать данные. Можно поставить фильтры так, чтобы они не были видны другим пользователям. Обычный фильтр виден всем пользователям, аналогичен таковому в Excel и вызывается нажатием следующей кнопки на панели инструментов:

Режим фильтрации виден только одному пользователю. Благодаря этой опции пользователи могут создавать свои независимые фильтры и не мешать друг другу работать с документом.

Режим фильтрации можно вызвать, нажав на маленькую кнопку со стрелкой рядом с иконкой фильтра и выбрав пункт Создать новый фильтр в выпадающем меню:

После этого внешний вид вашей таблицы поменяется:

В левом верхнем углу будет стоять имя нового фильтра (по умолчанию — Фильтр 1 (2, 3…)). Его можно изменить и в дальнейшем вызывать в том же диалоговом окне:


Справа от имени указан диапазон, который вы фильтруете, его можно изменять:

Теперь вы можете фильтровать данные, не опасаясь, что помешаете другим пользователям. Они не увидят результаты обработки данных вашим фильтром. Не забывайте, что после работы все фильтры сохраняются. Их можно удалить в том же меню:

Обратите внимание на то, что после создания фильтра он будет виден всем пользователям, имеющим доступ к документу. Пользователи с правом редактирования смогут его изменять, а пользователи с правом просмотра и комментирования — активировать и просматривать результаты фильтрации.

При этом пользователи с правом комментирования и просмотра смогут сами создавать временные фильтры, которые не будут видны другим пользователям. После закрытия вкладки такие фильтры не сохранятся. Если во время работы с фильтром в режиме фильтрации скопировать ссылку из браузера и отправить ее кому-либо, то адресат сможет попасть по ней в ваш фильтр.

Как писать условия в формулах

Небольшое пояснение, как писать условия в формулах, чтобы все работало.

— Числовые и текстовые условия, знаки >, <, = нужно писать в кавычках (кстати, не все знают, что сочетание <> обозначает неравенство):

— В условиях некоторых формул можно использовать символьные шаблоны * и ?:

• *—любая последовательность любых символов;

• ?—любойодинсимвол.

Например, Василий* будет означать, что формула отберет Василиев с любыми фамилиями (и без них), а если написать В?силий, то условием будут все В(любая буква)силий в наших данных.

• если вам нужно, чтобы символьные шаблоны * или ? формула восприняла как обычный текст, поставьте перед ними тильду ~:

Как открыть документ для других пользователей

Допустим, вы написали статью в интернете и хотите приложить к ней ссылку на Google Таблицу с данными вашего исследования — вам нужно, чтобы документ открывался у всех, но только в режиме просмотра.

Для этого вы должны быть владельцем или редактором документа, который имеет право добавлять пользователей (пункт на скриншоте ниже не должен быть отмечен галочкой):

Итак, опять, по пунктам:

1. Вы правильно догадались — идем в Настройки доступа:

2. Кликаем Включить доступ по ссылке:

3. Сразу же включается доступ на просмотр у всех, у кого будет ссылка:

4. Если вы нажмете на выпадающий список, то сможете выбрать редактирование или комментирование документа для всех, у кого будет ссылка, вместо просмотра:

5. Подобным образом можно выключить доступ по ссылке, если он был включен ранее, — нужно выбрать ВЫКЛ.

6. Завершаем все нажатием Готово.

Как сделать документ быстрее и легче

Существует несколько способов значительно ускорить загрузку документов. Вот некоторые из них:

— Удаляйте неиспользуемые строки на каждой вкладке (по умолчанию создается 1000 строк — если у вас на вкладке сейчас используется 200, удалите лишние 800, при необходимости просто добавьте нужное количество) и столбцы (аналогично). Можно воспользоваться надстройкой Crop Sheet или сделать это вручную.

— Оптимизируйте количество вкладок (попробуйте объединить в одну несколько вкладок с маленькими таблицами или списками).

— Если есть формулы поиска данных (ВПР/VLOOKUP, ИНДЕКС/ INDEX, ПОИСКПОЗ/MATCH и другие), сохраняйте часть формул как значения (если не нужно будет эти значения обновлять). Например, если у вас подтягиваются данные за много месяцев с помощью VLOOKUP, оставляйте текущий месяц с формулами, а остальные данные сохраните как значения.

— Не заливайте строки/столбцы цветом целиком (и вообще старайтесь

избегать излишнего форматирования).

— Проверьте, нет ли условного форматирования на (излишне) боль-

шом диапазоне ячеек.

— Не ставьте фильтр на все столбцы.

— Очистите примечания, если их много и они не нужны.

— Посмотрите, нет ли проверки данных на большом диапазоне ячеек.

Как закрыть диапазон от редактирования?

Для начала выберите диапазон ячеек, который вы хотите закрыть. Чтобы создать защищенный диапазон, вы должны быть создателем документа или хотя бы обладать правами на редактирование.

Отметьте диапазон, далее нажмите на выделенной области правой кнопкой мыши и выберите в меню Защитить диапазон…:

Вы можете ввести название защищенного диапазона (не обязательно). Это поможет не запутаться в дальнейшем, если вы создадите много защищенных диапазонов в своем документе.

Далее нажмите Задать разрешения:

В новом окне Выбрать, кто может редактировать… можно открыть выпадающий список и выбрать:

— Только вы — для того чтобы редактировать диапазон могли исключительно вы (если вы не создатель таблицы, то редактировать сможете вы и ее хозяин);

— Указать — для того чтобы выбрать список лиц, допущенных к изменению диапазона.

Если вы хотите, чтобы редактировать могли все, но перед редактированием появлялось предупреждение, выберите опцию Показывать предупреждение.

Ещё больше советов вы найдёте в книге «Google Таблицы. Это просто».

Похожие статьи