В памяти ноутбука уже столько информации, что для нее пора создавать отдельную цивилизацию? Весна — время для обновления не только себя, но и своего рабочего места.
Следующие лайфхаки помогут организовать цифровое пространство, чтобы не тонуть в нем, а эффективно работать.
Природу не обманешь
Наш мозг устроен так, что в знакомых местах мы более эффективны. В офисном помещении работать продуктивнее, чем дома. Дома отдых результативнее, чем во время командировки в отеле. Если ученики сдают экзамен в помещении, где готовились к нему, их оценки будут выше.
Мозг помогает вспоминать ассоциации с конкретным местом и настраиваться на соответствующую работу. Если с местом ассоциаций нет, настроиться на определенное положение намного сложнее.
Для тех, кто работает дома среди цифровой информации, нужно хорошо подготовиться.
Разделите компьютеры
Дэниел Левитин предлагает классную идею для повышения продуктивности работы с цифровой информацией.
Используйте разные компьютерные устройства для разных задач.
Если хотите послушать музыку или посмотреть видео, отложите ноутбук, возьмите свой телефон или планшет. Если читаете электронные книги в телефоне, попробуйте ридер. Используйте ноутбук только для работы.
Довольно жесткий, но классный метод разделить рабочее пространство и личное — работать на двух компьютерах.
Один используйте для работы с личной эффективностью. Для обучения, работы с финансами, просмотра видео, планирования путешествий и развлечений.
Второй компьютер выделите только для работы.
Оливер Сакс предлагал для разных проектов использовать разные столы или даже разные помещения. «Достаточно просто выйти в другое помещение — и в мозге произойдет своего рода перезагрузка, что поможет подойти к задачам более творчески и трудиться эффективнее».
Если использование разных компьютеров для вас невозможно, настройте один для нескольких задач.
Установите для личного пользования и рабочего разные заставки, чтобы вид монитора помогал памяти настроиться на нужное действие.
Некоторые модели компьютеров позволяют настраивать не только заставки, но и разные рабочие столы с набором доступных файлов. Это создает в нашей голове иллюзию перемены обстановки.
Не зарывайтесь в архивах
Среди всех рекомендаций по организации хранения документов отдельными пунктами стоит выделить два.
1. Не создавайте папку, если в ней будет только один документ. Это жутко неэффективно. В этом случае у вас будет избыток электронных папок, в которых сложнее что-то найти.
Вместо этого создавайте папки, в которых будет от 5 до 20 документов. Если их больше, поиск и перелистывание отнимут слишком много времени.
2. Время на организацию документов должно быть примерно равно времени на их дальнейший поиск. Чем изощреннее система хранения электронных файлов, тем велики шансы, что вы забудете о ней. И поиск документа превратится в настоящую муку.
Оцифруйте бумагу
У каждого взрослого человека есть специальное место с кучей «очень нужных» бумаг, которые нельзя выбросить. Это место может выглядеть, как небольшая папка или целый шкафчик в рабочем столе.
Все эти чеки, руководства по использованию, гарантийные талоны, оплаченные штрафы и счета — все это может не пригодиться, но хранить это надо.
Лучшим решением будет оцифровка этих бумаг. Сканируйте все бумажные документы, которые нужны вам «на всякий случай» и храните их на компьютере. Так вы освободите рабочее место и структурируете электронный архив.
Используйте эти советы и организуйте свое цифровое рабочее пространство.
По материалам книги «Организованный ум».
Источник обложки
