Ежедневное планирование — это не способ загнать себя в рамки. Напротив, это возможность не участвовать в бесконечной гонке и в комфортном ритме заниматься тем, что важно, а не первым, что попалось под руку. Как планировать, не чувствуя себя белкой в колесе?
Чем опасны todo-листы
Все входящие задачи я стараюсь как можно быстрее «выгрузить» из рабочей памяти. Фиксирую входящие дела в todo-листе — от имейлов коллег (срочно подготовить отчет для инвесторов), просьб друзей (определиться с планами на майские) до бытовых мелочей (закончились мешки для мусора).
«Просто космос»
Смысл этого списка в том, чтобы перенести информацию из мозга на внешний носитель. В противном случае задача будет постоянно мельтешить в сознании и отвлекать. На этом польза списка дел, по моему убеждению, заканчивается. Если вы попытаетесь использовать его как инструмент ежедневного планирования, возникнут две проблемы.
- Задач много, поэтому непонятно с чего начать. Мозг инстинктивно стремится к оптимизации ресурсов (проще говоря, к лени), поэтому порекомендует начать с самого простого дела (скорее всего, малозначимого).
- Неясно, сколько задач мы в реальности можем выполнить.
Чтобы оценить свои возможности, задачи нужно планировать в календаре, блокируя время, необходимое для их реализации.
Разбейте задачи на «помидоры»
Все задачи я разбиваю на 25-минутные интервалы («помидоры») с обязательным пятиминутным перерывом. После четырех блоков следует получасовой отдых. Несмотря на кажущуюся простоту, эта техника очень эффективна.
Во-первых, тикающий таймер с обратным отсчетом создает весьма ощутимое давление дедлайна, которое отлично мотивирует. Первый закон Паркинсона гласит: «Работа заполняет время, отпущенное на нее». Если на подготовку отчета у вас есть целый день, вы будете делать его целый день. Если же вы ограничите время выполнения задачи одним или несколькими «помидорами», то, стремясь уложиться в дедлайн, будете гораздо эффективнее.
Планировать «помидоры» удобно в agile-ежедневнике «Космос», но можно использовать и любой другой блокнот.
Во-вторых, любые отвлечения во время 25-минутного рабочего блока (друг написал сообщение, очень хочется ответить) можно легко отложить до ближайшего перерыва. Когда же перед вами огромный проект, который требует несколько часов (или дней) для реализации, то прокрастинация одолеет вас в два счета.
В-третьих, психологически гораздо проще работать с задачами удобоваримого размера. Если вам нужно съесть слона, сначала нарежьте его на кусочки. Кстати, этот процесс поможет четко сформулировать задачу и подойти к ней более системно.
Предположим, вы едете на крупную конференцию, где выступаете с презентацией и проводите ряд встреч с потенциальными клиентами. Если в вашем календаре появится задача на 10 часов «Подготовиться к конференции», то к этому «слону» будет страшно подступиться. Я предпочитаю разбивать большую задачу на 25-минутные блоки (цифра в левой колонке обозначает количество «помидоров», необходимых на ее выполнение).
Потратив 5-10 минут на такое планирование, вы снизите порог входа для работы над крупными проектами, которые перестанут выглядеть устрашающе. Кроме того, вы сможете более точно оценить время и ресурсы, необходимые для их реализации, что сделает процесс более предсказуемым и комфортным.
Это очень важный этап. В большинстве случаев мы вносим в календарь только встречи и дедлайны, а не саму работу. В итоге приоритетным задачам время достается в последнюю очередь.
Мой типичный рабочий день состоит из десяти задач-«помидоров» (пять до ланча и пять после) и четырех «помидоров» буферного времени. Это помогает избежать хаоса, когда что-то идет не по плану или возникают незапланированные дела.
Заведите большую мусорную корзину
Питер Друкер, один из «отцов менеджмента» и бизнес-гениев XX века, написал: «Один из секретов производительности — очень большая мусорная корзина». Заведите большую корзину для мусора и смело бросайте туда все приглашения, задачи и бумаги, которые не помогают вам приблизиться к целям.
Желание увильнуть от ненужных дел — это не лень. Напротив, это признак того, что вы умеете преодолевать эмоциональный дискомфорт от необходимости говорить «нет» себе и другим. Большинство боится честно признаться, что задачи, которые они ставят перед собой, абсолютно ни к чему не ведут. Многие просто пытаются забить время и чувствовать себя «деловой колбасой».
Отказавшись от бесполезных задач, вы освободите силы и время на значимые дела. Вместо того чтобы оптимизировать каждую минуту, пытаясь впихнуть максимум в свое расписание, выбросите из него все ненужное и в спокойном ритме занимайтесь только самым главным.
Такое простое упражнение помогает понять, что важно не только сию минуту, но и в более длительной перспективе (в данном случае в ближайший месяц), и вынуждает отбросить второстепенные дела, а часть задач делегировать.
Сбалансированный день: четыре блока по четыре часа
Я разбиваю свой будний день на четыре блока по четыре часа. Каждый блок состоит из трех «полезных» часов и часа условного безделья. Два блока — для рабочих задач, один — для личного развития, один — для отношений.
Вот как это выглядит у меня.
Конечно, такой распорядок вряд ли удастся соблюдать каждый день. В моем случае, например, командировки вносят серьезные коррективы в расписание. Тем не менее общая структура помогает поддерживать баланс между карьерой, личным развитием и формированием крепких отношений.
Внесите в него все регулярные дела. Например:
- по вторникам и четвергам с 20:00 до 21:00 занимаюсь пилатесом;
- по понедельникам с 10:00 до 10:30 составляю план рабочих встреч с командой;
- по субботам в 20:00 созваниваюсь с родителями.
Не забудьте включить в график время для отдыха и «бесполезных» занятий. Запланируйте полчаса на ничегонеделание в Facebook, Instagram, просмотр сериалов. Так будет значительно легче придерживаться «продуктивной диеты» и не «срываться» на соцсети в течение рабочего дня.
Выполнение этого задания займет не больше 15–20 минут, но поможет расставить границы между работой и отдыхом, заложить фундамент, на котором будет проще принимать решения, что и когда делать. Кроме того, исследования показывают, что ощущение контроля над расписанием — это фактор номер один для того, чтобы избежать выгорания. Попробуйте!
Скачать в хорошем качестве.
По материалам книги «Просто космос».
Обложка — unsplash.com.
