Наверняка вам приходилось в ходе видеоконференции слышать, как кто-то из участников хрустит чипсами, стучит по клавиатуре и пишет письма или с кем-то разговаривает. Еще в качестве фона можно услышать лай собак, плач детей и автомобильные гудки.
Обратимся к книге «Вместе быстрее», чтобы узнать о правилах этикета для видеоконференций. Эти правила продиктованы здравым смыслом и можно предположить, что все их знают и готовы им следовать, но это совсем не так.Так как участники находятся не в одном помещении, некоторые ведут себя так, словно они не видны и не слышны.
1. Ограничьте количество участников. Участников, присутствие которых обязательно, должно быть не больше десяти. Всем остальным, кому нужно знать о результатах обсуждения и принятых решениях, отправляйте резюме или запись трансляции.
2. Следите за продолжительностью. Старайтесь ограничиваться получасом. Если у вас накопилось слишком много вопросов, разбейте их на блоки и запланируйте несколько отдельных звонков.
3. Рассылайте важную информацию. Вместе с приглашением обязательно отправляйте участникам план дискуссии и, при наличии, материалы для подготовки.
4. Привлеките ведущего. Назначьте кого-нибудь на роль «контролера» или модератора, ответственного за соблюдение запланированного графика. Этот человек может объявлять очередную тему дискуссии, следить за тем, чтобы все имели возможность высказаться и делали это по очереди, а потом соберет материалы и подготовит отчет.
5. Сообщайте свое имя и должность. Не забывайте, что кто-то из коллег может не знать вас. Так что, если вы не уверены, что все участники точно знают друг друга, или если нет какого-то очевидного способа определить, кто есть кто, следите за тем, чтобы каждый, прежде чем высказаться, представлялся.
6. Дайте коллегам ответить. Тишина не всегда означает, что все со всем согласны. Возможно, участники формулируют вопросы или собираются с мыслями. Обязательно давайте коллеге договорить, прежде чем возьмете слово.
7. Отключайте микрофон. Когда не говорите, а только слушаете, отключайте микрофон своего телефона или компьютера, чтобы участники не отвлекались на шум.
8. Не отвлекайтесь. «Извините, я отвлекся, вы не могли бы повторить вопрос?» — крайне непрофессиональная реплика. Сфокусируйтесь на обсуждении. Если вы в ходе встречи начинаете читать почту или новости в интернете, то неизбежно отвлекаетесь. Слушайте собеседников так же внимательно, как если бы это была личная встреча, где все видят, чем вы заняты.
9. Не позволяйте параллельных разговоров. Сведите параллельные разговоры к минимуму. Неприятно слышать, как кто-то из коллег явно говорит с кем-то, прикрыв трубку.
10. Оденьтесь подобающе. Даже если вы находитесь дома, не стоит подключаться к видеоконференции в пижаме или любимой футболке со смешной надписью. Старайтесь не надевать ничего в полоску (изображение может быть нечетким) и снимите слишком яркие украшения.
11.Приведите себя в порядок. Старайтесь подойти к этому так, словно вам предстоит личная встреча.
12. Уединитесь в как можно более тихом месте. Технологии предоставляют нам почти безграничные возможности, и это, конечно, прекрасно, но все же, подключаясь к видеоконференции из ближайшего парка, вы будете выглядеть не особенно профессионально, а если попробуете устроиться в кофейне, есть риск, что вокруг вас будет слишком шумно.
13. Наведите порядок хотя бы в той зоне, которую будет видно в камеру. Постарайтесь, чтобы у вас за спиной и вокруг не валялась одежда, не было коробок, тарелок, мусора или животных.
14. Будьте пунктуальны. Всегда подключайтесь к конференции за несколько минут до начала. В указанное в приглашении время вы должны быть готовы к обсуждению, а не начинать подключаться, вынуждая других ждать.
15. Установите камеру так, чтобы ваше изображение было более-менее в середине кадра. Лучше не ставить ноутбук на колени, сидя в кресле, иначе изображение будет нечетким, и потом никому не хочется видеть волоски, торчащие из вашего носа:-)
16. Не ешьте перед камерой, за исключением случаев, когда конференция назначена на время обеда и все участники во время разговора едят. Чашку с кофе поставьте так, чтобы ее не было видно.
17. Поддерживайте зрительный контакт.
18. Не кричите. Говорите четко, но не слишком громко.
19. Будьте готовы к задержкам звука, особенно если к видеоконференции подключаются собеседники из других регионов и стран. Закончив говорить, давайте собеседникам несколько секунд, чтобы они могли ответить: так вам не придется говорить одновременно и не будет казаться, что кому-то из вас нечего сказать.
20. Не злоупотребляйте жестикуляцией. Даже если вы привыкли во время разговора размахивать руками, лучше проявить сдержанность. Постарайтесь также не теребить волосы и не делать других жестов, свидетельствующих о том, что вы нервничаете.
В наши дни организация видеоконференций не требует серьезных усилий, и этот формат коммуникации становится все более важным бизнес-инструментом. Если у вас возникают вопросы относительно того, что стоит или не стоит делать, выбирайте более консервативную линию поведения. Это почти всегда лучшая стратегия.
По материалам книги «Вместе быстрее».
Все картинки: источник.
