Вам наверняка знакома ситуация, когда в начале работы над проектом ничего не делаешь, думая, что времени еще много, а когда вдруг впереди маячит дедлайн, начинается аврал. Хорошая новость — есть способ уйти от этой истории. Он называется «методика контрольных точек». Подробнее о ней — в книге «Проектное управление: как правильно делать правильные вещи».
Бумажная книга Электронная книга
Без авралов
Работа по методике контрольных точек позволяет перейти от одного глобального аврала в конце к большому количеству маленьких авральчиков. Не таких страшных. С ними гораздо легче справляться, а может, даже получится их избежать.
На пути к финишу расставьте промежуточные отметки — вешки, показывающие ваше продвижение. Это и есть контрольные точки. У контрольной точки может быть только два статуса: она или пройдена, или нет. Поэтому вы всегда можете отследить статус: продвинулись вы на пути к результату, прошли нужную веху или нет.
Наличие промежуточных вех особенно важно для долгосрочных крупных проектов. Обманчивое впечатление, что впереди достаточно времени и мы все еще успеем сделать, сгубило немало хороших идей. Древние римляне говорили: «Principia magna saepe parva in exitu» («Большое начало часто заканчивается малым результатом»). Чтобы большое начало не закончилось пшиком, важно расставить контрольные точки, позволяющие проследить движение к большой цели.
Тогда, во-первых, картина становится намного четче: мы видим, что нужно сделать на этой неделе, а что закончить к концу месяца; во-вторых — зафиксированные промежуточные результаты ощутимо мобилизуют команду.
Здесь дело не только в контроле руководства, но и в человеческой психологии. Четко обозначенные вехи придают ощущение срочности и помогают интенсифицировать усилия.
Не разрешенные вовремя инциденты порождают другие и приводят к вязкому сопротивлению. А если точка пройдена вовремя — отлично! Это повод порадоваться, отметить, получить удовлетворение от факта, что вы двигаетесь вперед. Люди больше мотивированы, когда видят продвижение.
РОКС
Что такое контрольная точка, можно запомнить через акроним РОКС.
• Результат. Что получим?
• Ответственный. С кого спрашивать?
• Критерии приемки. Соответствует ли требованиям?
• Срок получения результата
Есть важный момент: формулируются контрольные точки исключительно как ответ на вопрос «Что сделано?». Прошедшее время, совершенный вид, страдательный залог. Если ваша задача — разработка ТЗ, то контрольная точка — «разработано ТЗ»; если подготовка отчета, то точка — «отчет подготовлен». Кажется, что мы говорим то же самое. Но когда мы переформулируем через сделано / не сделано, отношение к задаче меняется полностью.
К тому же перевод задач в контрольные точки исключает манипуляции с их статусом. У айтишников есть хорошая шутка — «Первые 99% выполнения работы занимают столько же времени, сколько и вторые 99%». Но когда задача прописана в виде контрольной точки, уже никому не удастся сказать: «У нас уже почти все готово, не обращайте внимания, давайте двигаться дальше». Либо вы можете поставить галочку «сделано» возле этой конкретной точки, либо нет. Третьего не дано.
У нас есть цели проекта, мы достигаем их, если получаем все необходимые результаты. Вот как раз те самые конкретные результаты — материальные и нематериальные объекты. Англичане называют их deliverables или outputs. А древние римляне о них говорили: «Quidquid agis, prudenter agas et respice finem» («Что бы ты ни делал, делай разумно и предусматривай результат»).
Главное — результаты! Члены рабочей группы несут ответственность за их получение. Они выполняют работы, которые и создают результаты. И мы НЕ контролируем ни членов рабочей группы, ни их работы. Мы контролируем именно результаты, причем через контрольные точки. А достижение целей — через измерение целевых показателей.
Где можно купить книгу:
