Жизненный цикл проектов, инструменты для работы и типовые риски: ценная инфа из закулисья курса «Управляю проектами»

Антон Бахарев

Принесли полезное из мощного курса «Управляю проектами» — о том, как применять проектный подход на работе и в повседневной жизни. Рассмотрим, из чего состоит проект и основные типы инструментов. А еще — риски любого проекта, чтобы вы могли их обходить. В финале статьи вас ждет отличная скидка на этот курс.

Жизненный цикл проекта

1. Инициация

• Определение целей и задач проекта
• Назначение проектного менеджера
• Разработка первоначального бизнес-кейса
• Идентификация ключевых заинтересованных сторон

2. Планирование

• Разработка плана проекта (включая временные рамки, бюджет и ресурсы)
• Создание структуры разбивки работ (WBS)
• Определение критериев успеха и контрольных точек
• Планирование управления рисками и качеством

3. Исполнение

• Реализация плана проекта
• Координация командных ресурсов
• Управление коммуникациями и заинтересованными сторонами
• Контроль и управление изменениями

4. Мониторинг и контроль

• Отслеживание прогресса проекта
• Сравнение фактических результатов с плановыми
• Идентификация и управление отклонениями
• Проведение регулярных отчетов и ревизий

5. Закрытие

• Формальное завершение всех проектных работ
• Оценка результатов и достижений
• Закрытие контрактов и финансовых обязательств
• Подведение итогов и документирование уроков

6. Постпроектное обследование

• Опрос заказчика о том, насколько хорошо работает продукт проекта
• Снятие бизнес-метрик, о которых договорились на старте проекта и которые указаны в уставе проекта

Основные типы инструментов

Управление проектами играет ключевую роль в достижении целей и успехе бизнеса. Менеджеры проектов используют разнообразные инструменты для планирования, структурирования работы команды, контроля прогресса и управления ресурсами. Вот основные инструменты в управлении проектами для повышения результативности работы.

1. Системы управления проектами (они же ИСУП, Project Management Systems, PMS): JIRA, Trello, Asana, Redmine, Microsoft Project и другие. Эти инструменты позволяют создавать и организовывать задачи, определять сроки выполнения, привлекать участников команды к задачам, отслеживать прогресс выполнения и контролировать временные рамки проекта.
2. Коммуникационные платформы: Slack, Microsoft Teams, Skype, Zoom и другие. Позволяют общаться с членами команды, обмениваться информацией, проводить совещания, организовывать онлайн-встречи.
3. Электронная почта: основной инструмент для общения с заказчиком, заинтересованными сторонами, внешними контрагентами и другими участниками проекта.
4. Инструменты для ведения документации: Google Docs, Confluence, Microsoft Office Suite и другие. Позволяют создавать, редактировать и совместно работать над документами, такими как технические спецификации, отчеты, пользовательские инструкции, описания реализации и т.д.
5. Системы контроля версий: Git, GitHub, GitLab, Bitbucket. Используются для управления кодовой базой, совместной работы разработчиков и отслеживания изменений.
6. Инструменты для планирования и управления бюджетом: Microsoft Excel, Google Sheets. Позволяют составлять расписание задач, формировать отчеты о прогрессе и бюджете проекта.
7. Мессенджеры и социальные сети: используются для неформального общения и обмена информацией с участниками проекта.
8. Инструменты мониторинга и аналитики: Яндекс Метрика, Google Analytics, New Relic, Datadog. Предоставляют информацию о производительности и доступности проекта, а также помогают выявлять проблемы и улучшать процессы.
9. Виртуальные доски и диаграммы: Miro, Lucidchart, Draw.io. Позволяют создавать визуальные диаграммы, планировать процессы, проводить мозговые штурмы и совещания.

Типовые риски проектов

Финансовые риски

• Перерасход бюджета: непредвиденные расходы, превышение запланированных затрат, привлечение более дорогих специалистов, изменение цен на оборудование и т.д.
• Недостаток финансирования, например, из-за сокращения бюджета.
• Изменение валютных курсов, влияющее на стоимость материалов и услуг.

Операционные риски

• Неэффективное управление ресурсами: плохое распределение и/или недостаток ресурсов на каких-либо этапах проекта.
• Проблемы с поставками, сбои в поставках необходимых материалов или услуг.
• Недостаточный мониторинг и оценка качества работы команд.
• Невозможность получить необходимые сертификаты и лицензии.
• Переход с сильно доработанного старого решения — потеря ресурсов разработки на две системы, контроль хода доработок в двух системах.
• Нехватка времени на подготовку данных для запуска системы.

Технологические риски

• Технические сбои: поломка оборудования, проблемы с ПО.
• Несоответствие технологий: использование устаревших или неподходящих технологий, сложность интеграции новой системы с существующими решениями.
• Нарушение безопасности информационных систем.

Правовые риски

• Неправильное составление или нарушение условий контрактов.
• Нарушение авторских прав, патентов и т.д.

Социальные риски

• Сопротивление изменениям, отрицательная реакция сотрудников на изменения в процессах работы и из-за сокращения ФОТ за счет автоматизации.
• Культурные различия, конфликты, вызванные различиями в культуре и процессах разных команд, особенно при работе команд из разных компаний и стран.
• Разногласия и конфликты внутри проектной команды.

Управленческие риски

• Некомпетентное руководство: недостаточный опыт/навыки руководителя проекта.
• Отсутствие или нарушение методологии ведения проекта.
• Команда проекта не имеет компетенций выбранных решений или не знакома со спецификой бизнеса компании-заказчика.
• Изменение бизнес-процессов заказчика в ходе проектирования и реализации проекта.
• Изменение требований со стороны заказчика, новые требования, скрытые требования — когда под одной строчкой в техзадании скрывается еще месяц разработки.
• Проблемы с коммуникацией: недостаток информации и/или неправильная передача данных между участниками команды.
• Незаинтересованность топ-менеджмента заказчика в проекте, отсутствие поддержки проекта с их стороны.
• Нереалистичные сроки; цели, которые невозможно выполнить.
• Заказчик не готов выделять время своих специалистов/стейкхолдеров.
• Не сформулированы бизнес-цель/цель/задача проекта, критерии успешности.
• Смена ключевых сотрудников команды или со стороны заказчика в ходе реализации проекта.

А теперь скидка

На этом курсе за два месяца вы освоите все нужное — от планирования и метрик до работы с AI. Как сказал экономист и один из самых влиятельных теоретиков менеджмента XX века Питер Друкер, «показатель качества управления — обычные люди, делающие необычные вещи».

Всем, кто хочет делать необычные вещи, даем скидку на курс «Управляю проектами» — 30% по промокоду BLOG. Курс доступен в записи. Переходите по ссылке — и становитесь гуру проджект-менеджмента.