18 лет МИФотворцы работают удаленно из 69 городов. Бывает, что коллеги в одной команде уже пару лет, но еще ни разу не виделись вживую. Как удается поддерживать бизнес-процессы и сохранять теплую атмосферу — рассказывают руководители МИФа.
Для этой статьи собрали внутренние практики, которые уже стали традицией как в отдельных командах, так и во всем издательстве.
Разделение чатов на рабочие и полуформальные
Помогает не смешивать два вектора общения. В рабочем чате обсуждаем задачи, быстро сверяемся по дедлайнам, решаем экстренные вопросы. Так все остаются в курсе, если произошли изменения в планах. Рабочий чат — это дополнение к основным таблицам, таск-менеджерам и документам.
Полуформальные группы создаем для теплого общения. Все мы люди, поэтому важно узнавать друг друга и вне рабочего контекста. В таких чатах делимся хорошими и плохими новостями, достижениями своими или детей, переживаниями, фотографиями, иногда хвастаемся покупками и получаем самую горячую поддержку.
«У нас в чате терапевтическое общение. Мы можем спокойно пожаловаться, понудеть, посмеяться. Нас в команде немного, поэтому все строится на товариществе и дружбе. Можем иногда скидывать мемы, приколы или какие-то забавные скрины из рабочей рутины», — говорит Вера Трахимович, руководитель команды PR.
Традиция check-in и check-out
Эту практику любят и используют многие руководители МИФа на общих встречах. В начале делаем check-in — задаем несложные и даже забавные вопросы. Например, какое ты сегодня пирожное? Если людей много, то пишем ответы в чате. А если звонок на 10-20 человек, то включаем камеры или микрофоны и говорим вслух.
Завершаем встречу аналогично — вопросом или мини-игрой, например, в ассоциации. Говорим слово, называем имя коллеги, а он отвечает первое, что пришло ему на ум после услышанного. Так check-out создает в конце звонка хорошее настроение.
Командные встречи
Каждую неделю собираемся в Гугл-мит. Часто заранее составляем повестку и прикрепляем в письме, чтобы все могли подготовить вопросы или предложения. Обсуждаем рабочие новости и планы, распределяем задачи, делимся, с какими трудностями столкнулись и как их решали. Если встреча стоит в конце недели, то подводим итоги и планируем цели на ближайшее время. Часто генерируем идеи. Например, команда копирайтеров по пятницам накидывает темы для будущих статей. Если встреча в начале недели, то настраиваемся на рабочие пять дней.
«Мы проводим теплую полуформальную встречу в понедельник, — рассказывает Маша Хомусяк, руководитель образовательных продуктов. — Есть место для обсуждения рабочих процессов, но не только. Главное — синхронизироваться командой по настроению и состоянию на неделю, поделиться новостями и тем, как провели выходные, какие книги читали или сериалы смотрели. Кто лечил зубы? Кто ходил в баню? Кто посетил музей? Все эти вещи мы обсуждаем очень по-дружески».
4+1
Идею этой практики мы взяли из книги «Не сходите с ума на работе». Один месяц в году работаем четыре дня в неделю, а пятый выделяем на саморазвитие. Например, команда копирайтеров с понедельника по четверг решает рабочие задачи, а в пятницу читает книги или проходит профессиональные курсы. Выбираем обычно летний месяц, когда хочется отдыхать и больше времени проводить с близкими и семьей.
Практику можно модернизировать под вашу корпоративную культуру или бизнес-процессы. Так сделала руководитель службы поддержки интернет-магазина Яна Фатьянова: «Служба поддержки работает без выходных семь дней в неделю. Но поучаствовать в практике „4+1“ тоже хочется, поэтому мы придумали систему „12−2“, когда несколько смен в июле коллеги работают по 10 часов вместо 12».
Личные встречи
Созваниваемся с каждым членом команды отдельно, чтобы детально пройтись по его плану задач, просим и даем обратную связь. В МИФе есть рекомендация для всех — не копить работу и не затягивать, если что-то не получается. Проблема не решится сама собой, если просто отложить ее. Такие личные встречи помогают свериться по результатам и срокам, а если нужно — подумать, как помочь коллеге. Но они поддерживают не только рабочий процесс, а еще создают пространство для комфортного и воодушевляющего разговора.
Анна Неплюева, руководитель редакции «Художественная литература», поделилась своей практикой: «Я редко бываю в Москве, поэтому стараюсь во время каждой поездки встретиться с теми членами команды, которые находятся в городе или могут приехать. Потому что даже ежедневные видеозвонки не могут заменить одного дня живого общения».
Идеи от руководителей
Здесь собрали личные лайфхаки и истории от коллег, которые вдохновят и сделают работу в команде приятной.
Яна Фатьянова, руководитель службы поддержки интернет-магазина, поделилась душевной практикой: «Обязательно тепло поздравляем друг друга с днем рождения и другими важными событиями. Это обычно целая история: узнать, что хочет виновник торжества, потом найти это и организовать покупку. Еще выбрать подходящую по духу картинку и составить письмо с пожеланиями. Коллеги так поздравили меня с рождением сына. Сказать, что я была тронута, — ничего не сказать!»
Чтобы поздравить Яну с рождением сына, каждая коллега нарисовала цветок и добавила подпись с его значением и пожеланиями. Так получился большой замечательный букет. Фото из архива Яны
«У нас в команде есть практика писать статьи о личном опыте, — говорит руководитель копирайтеров Лиана Хазиахметова. — Например, готовили материалы про занятия йогой и про борьбу с тревожностью. Сначала это были просто рабочие задачи, но в процессе мы поняли, что они обладают терапевтическим эффектом. Когда пишешь о своем опыте, ты по-новому осмысливаешь себя в этой деятельности. Если смотреть на эту практику с точки зрения командных процессов, то такие статьи помогают лучше узнать друг друга и повышают вовлеченность в дело, которым мы занимаемся».
Руководитель команды PR Вера Трахимович подарила идею использовать специальный чат-бот: «Он ходит на встречи (со мной или без меня) и записывает их. Потом транскрибирует, выделяет задачи и основные тезисы. В итоге можно прочитать краткое саммари и понять, что обсуждалось. Это упрощает работу всей команде».
А руководитель образовательных продуктов Маша Хомусяк поделилась своим видением: «На сплоченность команды влияет человечность и открытость руководителя. Он задает тон. В любой команде должна быть душа. Если ты показываешь не только профессиональную сторону, но и приоткрываешь личность, тогда между вами появится доверие. А значит, сотрудник будет не только рационально относиться к работе, но и вовлекаться эмоционально. Если ты сам искренен и болеешь за команду, то и коллеги будут вести себя похожим образом. Главное соблюдать баланс — не „скатываться“ в дружбу и не быть холодным. Человечный профессиональный подход».
По материалам от МИФотворцев
