Бизнесхак
Как писать электронные письма, чтобы их читали
10 ноября 321 просмотр
Бизнесхак
Как писать электронные письма, чтобы их читали
10 ноября 321 просмотр

Антон Бахарев
Антон Бахарев

Как вы озаглавливаете свои презентации? А видеоконференции? Как пишете электронные письма? Слова, которые вы используете, влияют на действия окружающих и то, как они воспринимают вас. Это простой способ стать более харизматичными.

Рассказываем подробности, с удовольствием прочитав книгу «Взломай код общения».

Теплота и компетентность

Если хотите излучать тепло, используйте больше теплых слов. Если ваша цель — компетентность, используйте соответствующую лексику. Теплые слова передают дружелюбие, доверие и оптимизм: например, «объединитесь», «сотрудничайте», «счастливый», «оба» и «вместе». Они действуют так же, как улыбка или наклон головы. Благодаря этим словам у нас внутри возникает очень приятное ощущение — что мы важны, нас слышат, ценят.

К подобным сигналам теплоты относятся и эмодзи. Согласно одному исследованию, клиенты, которые переписывались с сотрудниками службы поддержки, давали более высокие оценки тем из них, кто использовал смайлики, поскольку считали их более живыми и человечными.

Слова компетентности указывают на силу, знания и эффективность. Это, например, «мозговой штурм», «эффективный», «продуктивный» и «научный». Компетентные слова — вербальный эквивалент складывания рук домиком или целенаправленного жеста. Благодаря им мы чувствуем себя мотивированными, способными, понимаем, что мы в надежных руках. Научные данные, диаграммы и исследования представляют собой сигналы компетентности

Харизматичные слова так хороши по сути, что включают и теплоту, и компетентность.

Например, «уверенный в себе», «отлично» и «творческий» — одновременно и теплые, и компетентные, потому что вызывают оптимизм и интерес.

Большинство людей используют, скорее, не излишне негативные, а просто скучные слова. Вы не умеете различать, какие слова теплые, компетентные, харизматичные, а какие — скучные? Прислушайтесь к себе. Какие чувства вызывает у вас то или иное слово? Что напоминает вам о теплоте и компетентности? Этого достаточно!

Вот краткий список слов, добавляющих вам харизмы.

Пример с письмами

Наше профессиональное общение становится все более стерильным — из него исчезают признаки харизмы. Как жаль! Наверняка вы постоянно отправляете и получаете подобные электронные письма. Видите, в чем тут проблема?

Во-первых, смотрится и правда уныло. Во-вторых, здесь вообще нет признаков харизмы.

По сути, это письмо просит мозг адресата просто отключиться.

Стерильные слова стали таким общим местом, что мы их даже уже не замечаем. Это письмо передает все главное, но ведь его потенциал гораздо больше. Добавление вербальных сигналов поможет сделать самое обычное сообщение классным. Смотрите: слов в следующем письме примерно столько же, но ощущение от него совершенно другое.

Каждое из подчеркнутых слов — сигнал харизмы. В электронном письме есть как теплые слова, например: «цель», «вместе», «удовольствие» и «желаемых», так и компетентные: «с нетерпением», «результат» и «справиться».

Ревизия почтового ящика

Общаетесь ли вы, используя свою харизму? Давайте выясним! Лучший способ узнать, какие сигналы вы посылаете окружающим о своей теплоте и компетентности, — провести ревизию вашей электронной почты. Вот как это можно сделать.

— Откройте папку «Отправленные».
— Откройте пять последних важных сообщений.
— Подсчитайте количество использованных теплых слов.
— Подсчитайте количество использованных слов компетентности.
— Подсчитайте количество использованных харизматичных слов.
— Наконец, посмотрите, используете ли вы какие-нибудь негативные слова вроде «проблема», «ошибка» или «стресс».

Какие закономерности вы видите? Тысячи человек, которые провели подобную ревизию, обнаружили, что используют много сигналов одного типа: чрезмерно теплые или слишком компетентные слова. Именно поэтому они застревают в одной части шкалы харизмы. А кто-то обнаруживает, что у него вообще очень мало признаков харизмы — большая часть общения, таким образом, проходит очень близко к опасной зоне.

Возможно даже, что вы отправляете разные типы слов разным типам людей: много компетентных — своему руководителю и много теплых — коллегам. Может, поэтому к вам и относятся по-разному: вы сами побуждаете к этому.

При написании электронных писем представляйте не только то, что должны знать ваши собеседники, но и то, что они, по вашему мнению, должны чувствовать.

Это не значит, что нужно перегружать сообщение лишними словами, а, скорее, аккуратно подбирать такие слова, которые будут помогать вам (и вашей команде) достигать поставленных целей.

Подготовлено по книге «Взломай код общения».

Рубрика
Бизнесхак

Похожие статьи