Общение — то, на чем строится наша работа. Казалось бы. Но иногда это то, что превращает работу в кошмар. Целыми днями мы ведем битву с содержимым почтового ящика и мессенджеров. А реальную работу приходится делать по вечерам и в выходные.
Книга «Новые принципы делового общения» — о том, как мы пришли к культуре постоянной коммуникации, какое влияние она оказывает (спойлер: негативное) и что с этим делать. Внутри — теория бережного распределения внимания и принципы, помогающие выйти из игры в электронный пинг-понг.
Эпидемия молчаливых страданий
Команда из Калифорнийского университета 12 дней наблюдала за 40 сотрудниками крупных компаний. Они проверяли электронную почту в среднем 77 раз в день, а рекорд был — 400 (!) раз в день. А исследование компании Adobe показало: те, кто занят умственным трудом, тратят на переписку больше трех часов в день.
Новые принципы делового общения
При этом чем больше времени сотрудник проводит с электронной почтой, тем выше уровень стресса. Неважно, кто вы — программист, консультант по маркетингу, редактор или профессор, — нескончаемая коммуникация не только мешает работать, но и делает вас тревожным и несчастным.
Умом мы понимаем, что 600 непрочитанных сообщений — это не жизненно важная проблема. Но мозг привык уделять внимание социальным связям. Когда мы их игнорируем, беспокойство растет.
Оптимизация как в Optimize
Компания Optimize Enterprises — информационное агентство, выпускающее еженедельные обзоры книг и ежедневные видеоуроки. В компании 12 постоянных сотрудников и 8–12 внештатников. Все работают удаленно. И — без почты.
Коммуникация идет с помощью таблиц. Когда руководителю в голову приходит идея нового видеоурока, он добавляет ее в таблицу и ставит статус: «Идея». Написав текст, загружает его в Dropbox, добавляет ссылку в таблицу и меняет статус на «Готово для редактирования». Редактор видит это, корректирует текст и загружает его в папку «Готово для монтажа». Так по цепочке включаются все специалисты.
Как создать такую систему? Процесс состоит из трех шагов.
Короткие встречи
Ключевой фактор успеха при производстве интеллектуального продукта — эффективная система распределения задач. Обсуждая это в переписке, мы теряем уйму времени. Лучший способ — короткие встречи.
Стандартный формат таков: сотрудник рассказывает, над чем трудится, что ему требуется от коллег и как справился со вчерашними заданиями. Команда определяет новые рабочие задачи и назначает ответственных. На все про все 15-30 минут.
Как не пропустить важное?
Отказываясь от непрерывного общения на работе, мы часто чувствуем тревогу: а что, если случится что-то важное? Чтобы не переживать, предусмотрите систему срочной связи. В идеале пользоваться ею должно быть достаточно сложно, чтобы сотрудники не делали этого без реальной необходимости.
Что еще в книге:
- 5 часов или меньше. Сколько времени нужно на работу, если не тратить его на сообщения
- Гиперактивный коллективный разум: почему нам трудно отказаться от переписки
- Без почты: как организовать работу эффективнее
- Принцип бережного распределения внимания: как оптимизировать процессы
- Клиенты могут стать счастливее, если вы ограничите доступ: принцип протокола
…300 страниц о том, как сделать работу продуктивнее.
Мы свыклись с тем, что работа превращается в бесконечный процесс коммуникации. Усталость, выгорание, тотальная нехватка времени — спутники такого процесса. Но это нелепо. Мы можем строить работу так, чтобы делать больше, уставать меньше и чувствовать себя лучше.
По материалам книги «Новые принципы делового общения»
Обложка поста — unsplash.com
P.S. Хотите каждую неделю получать полезные советы из книг и приятные скидки? Подписывайтесь на нашу рассылку. В первом письме — подарок.
