Постоянная коммуникация стала нашим воздухом на работе. Мы без конца проверяем почтовый ящик, переписываемся в мессенджерах и стараемся как можно быстрее отвечать на сообщения.
Но что, если это не единственный и далеко не самый эффективный способ организовать рабочий процесс? В книге «Новые принципы делового общения» Кэл Ньюпорт рассказывает о компании Optimize Enterprises, где сотрудники практически не пользуются перепиской. Как им это удается?
Новые принципы делового общения
Электронная почта? Нет, спасибо
Optimize Enterprises — это информационное агентство, занимающееся контентом по саморазвитию. Ее основной продукт — подписка на еженедельные подробные обзоры книг и ежедневные уроки, представленные в виде небольших видео. Сервисом можно пользоваться с помощью компьютера или скачав приложение на телефон. Недавно компания Optimize запустила курс по подготовке наставников, который стал неожиданно популярным. На первый этап курса, который продлится 300 дней, записалось более тысячи наставников.
В компании 12 постоянных сотрудников, которые работают в тесной связке с 8–12 внештатными подрядчиками. У компании нет офиса, и все ее сотрудники работают удаленно. Основатель и президент компании Брайан Джонсон рассказал, что намерен достичь годового дохода в размере 2,5 миллиона долларов.
Брайан испытывает интуитивную неприязнь к отвлекающим факторам и работе в спешке. Именно поэтому он и его сотрудники сформировали четкие рабочие процедуры. Они хотят тратить максимальное количество времени на полезную работу и свести к минимуму переключение между выполнением задач и проверкой почты. «Вся наша команда придерживается позиции однозадачности, — поясняет Джонсон. — Мы занимаемся лишь одним делом».
Как строится процесс
Один из самых сложных рабочих процессов в компании — создание видеоуроков, которые каждое утро появляются на разных платформах. Приходится много трудиться, чтобы сделать такой урок. Джонсон отвечает за идеи и написание текстов. Именно он также появляется в видеозаписях уроков. Но помимо этой работы есть много других задач: необходимо отредактировать написанный для уроков текст, снять и смонтировать видео и своевременно запустить уроки на нужных платформах. Этим трудом занимаются полдюжины других сотрудников.
Во многих компаниях выполнение этого комплекса задач и поддержание работы системы по производству видео повлекли бы за собой бесконечную электронную переписку с кучей срочных сообщений или активное обсуждение в мессенджерах вроде Slack. Но только не в компании Optimize. В течение многих лет они разрабатывали процесс создания продукции, практически не предусматривающий никакой неформальной коммуникации и позволяющий сотрудникам тратить свою энергию исключительно на выполнение квалифицированной работы, которая помогает потоку высококачественного контента не иссякать.
Джонсон настаивает на серьезном отношении к рабочим процессам, чтобы сохранить сложившийся подход. Он считает, что правильно сформированная рабочая среда — ключ к успеху компании. — Источник
Работа начинается с того, что создается электронная таблица для общего пользования. Когда Джонсону в голову приходит идея нового видеоурока, он добавляет туда заголовок и подзаголовок. В каждом ряду есть колонка «Статус», и в ней Брайан указывает «Идея». Это означает, что урок еще на начальных этапах разработки. Написав текст урока, Джонсон загружает его в Dropbox и затем добавляет ссылку на файл в соответствующую строку таблицы. В этот момент он меняет статус проекта на «Готово для редактирования».
Редактор, который работает в компании, не контактирует с Брайаном, а проверяет информацию в электронной таблице. Когда он видит статус «Готово для редактирования», то загружает файл, корректирует и правильно оформляет текст, а затем загружает его в папку «Готово для монтажа» на Dropbox. В ней лежат материалы, которые уже можно использовать для создания урока.
На этом этапе редактор меняет статус проекта на «Готово к съемке». В доме Джонсона оборудована студия, именно там он и снимает видео для уроков. У них со съемочной группой есть постоянных график, поэтому они встречаются по определенным дням, чтобы снять ряд видеоуроков. Когда вся команда в сборе, всем предельно ясно, что именно они снимают: те проекты, где стоит статус «Готово к съемке».
После съемок сотрудники загружают первичные файлы в отдельную папку на Dropbox, предназначенную для материалов для монтажа. И снова статус проекта в таблице меняется, указывая на то, что материалы готовы к обработке. На этом этапе режиссер монтажа загружает файлы из соответствующей папки и работает над ними, пока не получается готовый продукт. А затем загружает материалы в общую папку. Статус проекта снова меняется и свидетельствует о том, что уроки готовы к выпуску. Определяется дата выпуска, ее указывают в соответствующих строчках таблицы.
И последний шаг — выпуск видеоурока и прилагающегося к нему текстового файла в определенную дату. Этот этап осуществляют два специалиста по управлению контентом сервиса. Они проверяют таблицу, чтобы понять, какие уроки и в какой последовательности должны быть выпущены, загружают материалы из папки и назначают дату выпуска с помощью системы управления контентом. В назначенный день урок, который первоначально существовал в виде идеи, пришедшей в голову Джонсону, появляется в интернете на платформах, с которыми сотрудничает Optimize.
Получается, достаточно большая группа специалистов, работающих в различных странах, выпускает мультимедийный контент высокого качества, уложившись в жесткий рабочий график. И все это без единого срочного электронного письма или сообщения в мессенджере. Ни одному из квалифицированных белых воротничков, что работают в компании, не приходится заглядывать в свой почтовый ящик или читать сообщения в мессенджере. Почти 100% времени они посвящают тем занятиям, которым обучались. А когда работа выполнена, могут идти отдыхать, потому что им нечего проверять и нет срочных сообщений, на которые приходится отвечать.
А как же управление проектами?
Возможно, вы подумали: хорошо, когда каждый специалист точно знает, что делать. Но многие белые воротнички занимаются чем-то более аморфным, и набор их задач постоянно меняется. Чтобы понять, как структурировать их работу с помощью определенных процессов, давайте изучим, как складывается рабочий день одного из руководителей высшего звена в компании Джонсона. Этот сотрудник должен контролировать осуществление разных одноразовых проектов и на регулярной основе пересматривать общую стратегию компании.
Джонсон объяснил, что работа этого руководителя ежедневно начинается с трех часов непрерывного усиленного труда, прежде чем он будет знакомиться с входящей информацией. В это время руководитель тщательно анализирует все проекты и принимает информированные решения, в каком направлении двигаться дальше, чему уделить основное внимание, что нужно улучшить, а что — проигнорировать.
Чтобы управление проектами имело системный характер, компания Optimize использует инструмент для интерактивного сотрудничества под названием Flow. Этот инструмент позволяет контролировать выполнение задач, связанных с проектами. Каждая задача оформляется в виде карточки, которую можно направить определенному сотруднику и установить срок выполнения. К ней можно прикрепить нужные файлы и информацию, а сотрудники, совместно работающие над заданием, могут обсуждать текущие вопросы в специальном виртуальном пространстве, напоминающем форум.
Использование доски задач помогает распределять роли в команде. — Источник
Карточки можно перемещать и размещать в разных колонках, каждая из которых представляет собой конкретную категорию задач или определенный статус работ. Наподобие инструмента Trello, эта система с виртуальными карточками, размещенными на виртуальных досках, становится центром, вокруг которого разворачивается деятельность компании. Вместо того чтобы участвовать во всех обсуждениях по всем вопросам, которые попадают в ваш почтовый ящик или мессенджер с общим потоком сообщений, вы работаете над конкретным проектом, для чего заходите на специальную страницу и проверяете, какие задачи вам делегировали. Именно этим и занимается руководитель высшего звена в компании Optimize после периода глубоких раздумий. Он проверяет все проекты по очереди, участвует в обсуждениях, если необходимо, и оценивает, какая складывается ситуация.
После проверки статуса проектов в Flow этот руководитель индивидуально связывается с отдельными сотрудниками, за работой которых наблюдает, с помощью FaceTime. В ходе подобных бесед обсуждаются новые предложения и решаются текущие вопросы. Большинство проектов предусматривает проведение регулярных еженедельных встреч, чтобы скоординировать усилия сотрудников и эффективно решать общие вопросы. Руководитель участвует в этих встречах и при необходимости обновляет информацию о проектах, чтобы отразить принятые решения.
Джонсон настаивает на том, что к определенному времени работа должна быть прекращена. Он считает, что рабочий день должен заканчиваться к определенному часу, чтобы сотрудники могли проводить время с близкими и подзаряжаться. Поскольку электронной почтой в компании не пользуются, тот руководитель, за чьей работой мы так пристально наблюдали, будет отдыхать до следующего утра, как и все остальные сотрудники.
По материалам книги «Новые принципы делового общения»
Обложка поста — unsplash.com
