Книги Проза Остросюжетная проза Молодёжная литература Современная зарубежная литература Классическая литература Интеллектуальная проза Романы взросления Детство Художественная литература для детей Научно-познавательные книги для детей KUMON Чевостик Развитие и обучение детей Досуг и творчество детей Книги для подростков Для родителей Комиксы для детей Детское творчество Умные книжки Подготовка к школе Необычный формат Подарочные Психология Популярная психология Стресс и эмоции Любовь и отношения Осознанность и медитация Книги для родителей Быть подростком Защита от токсичности Бизнес Аудиокниги Менеджмент Продажи Истории успеха Развитие сотрудников Предпринимателю Управление компанией Стратегия Управление проектами Переговоры Публичные выступления HR Российский бизнес IT Культура Автофикшн и биографии Серия «Таро МИФ» Серия «Мифы от и до» Подарочные книги Культурные истории, страноведение Искусство и архитектура Театр и кино, музыка, литература Серия «Главное в истории» Саморазвитие Спокойствие и душевное равновесие Аудиокниги Мечты и цели Мотивация Мозг и интеллект Продуктивность Психология Общение Сила воли Тайм-менеджмент Деньги Обучение Выбор профессии Принятие решений Осознанность Лайфстайл Современная магия Дом и сад Кулинария Велнес, красота, мода Творчество Вдохновение и мотивация Handmade и творческий бизнес Рисование для начинающих Рисование для продолжающих Леттеринг и каллиграфия Писательство Фотомастерская Активити для взрослых Легендарная серия Барбары Шер Психология творчества Дизайн Развитие творчества Творческий бизнес Визуальное мышление Творческое мышление МАК МИФ Комиксы Детские комиксы Взрослые комиксы Молодежные комиксы Серии Познавательные комиксы Здоровье и медицина Правильное питание Спорт Долголетие Бег Фитнес Медитация Здоровый сон Диеты Научпоп Физика Математика Экономика Здоровье и медицина Мышление и психология Технологии Подарочные книги Искусство, культура и путешествия Для детей Работа и бизнес Для души и уюта Захватывающие истории Время для себя Маркетинг Маркетинг и брендинг Генерация идей Копирайтинг, блогинг, СМИ Серия «Думай иначе» Настольные игры Курсы и мероприятия Писательство Лектории Психология Отношения Чтение Саморазвитие Деньги Карьера Здоровье Уют Воспитание Для бизнеса Электронная библиотека Офисная библиотека Детские подарки Подарки партнерам Продвижение бренда Курсы для компаний Издать книгу Издательство Работа у нас Логотип Предложить книгу Об издательстве Авторам Вопросы и ответы Контактная информация Блоги Блог МИФа Психология и саморазвитие Творчество Проза Кругозор Книжный клуб МИФа Комиксы Бизнес-блог Бизнесхак и маркетинг Формула менеджмента Саморазвитие Корпоративная культура Опыт МИФа Обзоры книг Папамамам Развитие ребенка Психология Вот так книга! Искусство учиться
Опыт МИФа
Адаптация новых сотрудников на удалёнке: опыт МИФа
12 октября 2020 10 995 просмотров

Елена Колмогорова
Елена Колмогорова

Смена работы и адаптация сотрудника на новом месте часто процесс непростой. Причем как для нового сотрудника, так и для команды. Сегодня расскажем о том, как проходят эти процессы МИФе, как идет адаптация и испытательный срок при удаленной работе, что происходит в первые дни и первые недели работы в МИФе. Слово Елене Колмогоровой, руководителю HR-функции:

Испытательный срок

Испытательный срок и программа адаптации идут параллельно друг другу, предлагаю поговорить об этих процессах подробнее.

Испытательный срок — это оценка достижения целей и выполнения задач, которые поставлены перед новым сотрудником на первые три месяца работы. Перед выходом человека на работу мы вместе с руководителем (заказчиком подбора), формируем краткосрочные цели на испытательный срок, а также долгосрочные цели на полгода-год, определяем критерии оценки результатов. Цели на испытательный срок и критерии оценки мы обсуждаем с кандидатом в процессе собеседований и соотносим с его ожиданиями. Важно проговорить всё «на берегу», чтобы у всех было единое понимание.

Процесс адаптации направлен на то, чтобы помочь новому сотруднику адаптироваться к новой среде и культуре, влиться в команду, быстрее разобраться в процессах и, как результат, снизить уровень стресса от смены места работы и получить удовольствие от достижения результатов.


У новичков всегда много вопросов. Фото с одного из корпоративов МИФа

Программа адаптации

Процесс адаптации начинается еще до первого рабочего дня сотрудника. За несколько дней (а иногда и недель) до выхода мы совместно с руководителем и/или будущим наставником проводим онлайн-встречу и формируем программу адаптации. Основные пункты программы:

  • команда адаптации нового сотрудника и роли внутри нее (обычно это руководитель, иногда — куратор, обязательно HR-менеджер, а также могут участвовать члены функциональной и продуктовой команд);
  • цели нового сотрудника на испытательный срок;
  • собственно программа погружения в процессы, задачи, команду;
  • план для новичка на первый рабочий день и первую рабочую неделю;
  • даты наших промежуточных и итоговых встреч с новым сотрудником.

Программа адаптации гибкая, мы ее составляем с учетом особенностей команды и потребностей нового сотрудника.

Подготовка к выходу нового сотрудника

Наша задача — сделать так, чтобы у нового сотрудника с первого дня работы появилось ощущение, что его ждали, ему здесь рады. Поэтому важно заранее решить все организационные вопросы — от предоставления доступов к корпоративной почте, документам и другим корпоративным ресурсам, а также мы курируем процесс оформления. Если сотрудник из Москвы или Московской области, то он может приехать в офис издательства с документами и подписать трудовой договор офлайн. Если же он находится в другом городе, то процесс строится через обмен сканами документов по электронной почте и оригиналами — по обычной почте.

Заранее мы также делаем расписание рабочих онлайн-встреч нового сотрудника в первый рабочий день, первую неделю и вносим их в наш общий календарь. Благодаря этому человек еще перед началом работы знает свой план на первый день и неделю — куда «идти», что делать.


Для нас важно, чтобы человек знал, что мы его ждали и рады ему. Источник

Что важно учесть

  • До выхода сотрудника лучше заранее проверить, вся ли необходимая ему информация есть в инструкциях и презентациях и не устарела ли она. Многое часто меняется — у нового члена команды должна быть актуальная информация, к кому по какому вопросу обращаться и как выстроен тот или иной процесс.
  • При подготовке плана погружения хорошо сразу связывать информацию о процессах с конечным результатом, а также с конкретными коллегами, которые в этом процессе могут помочь. Благодаря этому видно, с кем стоит назначить новому сотруднику первые вводные встречи и какие инструкции нужно ему дать, стоит ли их дополнить.
  • Здорово, когда есть возможность в расписании первой недели нового сотрудника сразу сделать ссылки на корпоративные документы, которые потребуются ему для подготовки к этой рабочей встрече. Это помогает быстрее сориентироваться в потоке внутренних документов.<
  • Новый сотрудник будет вам благодарен, если вы в расписании встреч заложите перерывы на чай, кофе и обед. В первые дни люди склонны перенапрягаться из-за большого потока новой информации. При обычном формате работы в офисе кто-то из коллег может отвлечь новичка и пригласить на кофе-паузу или обед. При удаленном формате работы о необходимости сделать паузу напомнит календарь.

Первый рабочий день и первая рабочая неделя

Погружение новичка в рабочие процессы и адаптация в МИФе начинаются со встречи с HR-менеджером — как правило, тем, который сопровождал процесс найма этого сотрудника (он поддерживает и ведет его весь испытательный срок).

Первая погружающая встреча с новичком, как правило, длится около часа. Для этой встречи у нас есть большая презентация. Ее содержание:

  • Всё самое важное про издательство МИФ — про его историю и миссию, нашу культуру, стратегию на текущий год.
  • FAQ. Часто задаваемые вопросы — про инструменты и принципы работы (где посмотреть контакты сотрудников, в каких мессенджерах мы чаще всего общаемся, как к кому можно обращаться — словом, всё, что требуется на первых порах).
  • Наша корпоративная жизнь — про онлайн- и офлайн-мероприятия, которые у нас бывают. Мы обязательно рекомендуем новичку в них участвовать, чтобы у него быстро появилось как можно больше контактов внутри не только своей команды, но и внутри всего МИФа.

Например, у нас проходят книжные клубы и есть замечательный инструмент «Неслучайный чай» — это когда специальная программа случайным образом подбирает из числа коллег партнера для чайной или кофе-паузы во время работы и назначает онлайн-встречу с ним. Это онлайн-замена случайным встречам и разговорам, которые в офисе часто происходят в кофе-пойнтах.


Неслучайный чай — отличная альтернатива традиционный офисным разговорам у кулера. Источник

  • Испытательный срок — еще раз напоминаем новому сотруднику про цели и о том, как будет проходить процесс.
  • Корпоративные скидки и другие бонусы, которые у нас есть.
  • Персональный чек-лист дальнейших действий на первую неделю работы.

Представление нового сотрудника коллегам

В первый рабочий день мы представляем нового «МИФотворца» (так мы называем наших сотрудников) всему МИФу. Это делается в виде рассылки по электронной почте и в наших корпоративных чатах.

В этом письме мы коротко рассказываем о роли и задачах нового МИФотворца, есть блок про экспертизу и знания, а также фотография. Эта информация помогает получить первое представление о новом сотруднике и заочно познакомиться. Мы также просим новичка написать пару слов о себе вне контекста работы — о чем-то личном, о семье, интересах, увлечениях, городе, в котором родился и где живет сейчас. Это позволяет быстрее найти единомышленников и близких по духу людей.

Пример представления нового сотрудника:

Более глубокое погружение в рабочие процессы

Следующая встреча нового сотрудника обычно проходит с его руководителем, главная задача — максимально посвятить новичка в бизнес-процессы. Руководитель подробно рассказывает о целях и стратегии работы команды, в которую пришел сотрудник, и его роли в ней и функционале.

Руководитель дает доступ к более детальной информации, необходимой для работы, и материалы для самостоятельного изучения.

Встречи с руководителем во время адаптации, как правило, проходят регулярно, с заранее определенной периодичностью. Первое время — ежедневно по 30 минут. Оптимальный вариант — утром, чтобы обсудить планы на день, поинтересоваться, как дела и какие вопросы появились за прошлый день. Проводить встречи так часто важно, потому что на первом этапе вопросов у новичка, как правило, бывает много, но, в отличие от работы в офисе, в шаговой доступности нет коллег, которых можно мгновенно обо всем спросить.

Руководитель лично знакомит нового сотрудника с командой — представляет его сначала в рабочих чатах, затем — на рабочих встречах.

Первые три месяца

Испытательный срок и адаптация занимают 3 месяца. В этот период наша задача — максимально помочь новичку разобраться в процессах, документах, познакомиться с командой и как можно быстрее стать самостоятельным.

Мы просим нового сотрудника не стесняться задавать любые вопросы, даже самые очевидные. Это помогает быстрее во всем разобраться.

Ко встречам с руководителем добавляются встречи с другими членами команды — каждый рассказывает новому коллеге про свою часть рабочего процесса. Это позволяет новичку составить общее представление о том, как устроен МИФ и как построены в нем рабочие процессы в целом.

Очень важно регулярно обмениваться обратной связью по процессу и результатам работы. Мы делаем это в трехстороннем формате: обратная связь от новичка, HR и руководителя.

Также мы сразу призываем нового коллегу соблюдать нашу практику обязательно письменно фиксировать все договоренности по итогам рабочих встреч. При удаленном формате работы очень много онлайн-встреч, и важно, чтобы в этом потоке не потерялась важная информация и договоренности. Мы составляем протоколы встреч в Google Docs.

HR-менеджер проводит регулярные встречи с новичком примерно раз в неделю.

Продолжительность — от 30 минут до часа, в зависимости от индивидуальных особенностей. У таких встреч несколько задач:

  • Помощь в организационных вопросах. Для новичка нормально что-то забыть, упустить в первое время. Наша задача — подсказать, где посмотреть, у кого спросить, помочь разобраться.
  • Психологическая разгрузка и поддержка. Не нужно забывать про то, что новое место работы, даже замечательное и интересное, — это всё-таки стресс.
  • Погружение в корпоративную культуру и традиции. Человек попал в новую для себя атмосферу, где могут быть совершенно другие процессы работы и стиль общения, чем те, к которым он привык. Важно его поддержать и рассказать, что к чему.
  • Разговоры по душам. Это то, во что постепенно превращаются наши встречи ближе к концу адаптации. Мы просто обсуждаем то, что человека в данный момент волнует, о чем он сам хочет поговорить. По отзывам наших сотрудников, это замечательная практика, которая их очень поддерживает.

Промежуточные и итоговые встречи

Через полтора месяца мы устраиваем промежуточную совместную встречу, через три месяца — итоговую встречу по результатам испытательного срока и адаптации. Участники этих встреч: новый сотрудник, его руководитель, HR-менеджер и наставник (если он был у этого нового сотрудника).

Продолжительность каждой из этих встреч — один час. Цель промежуточной встречи — подвести итоги, наметить дальнейшие цели и шаги, выявить точки роста. Мы возвращаемся к тем целям, которые поставили в начале, смотрим, что уже достигнуто, какие получились результаты, какие возникли стоп-факторы, чем еще мы можем помочь сотруднику. Обсуждаем, насколько ему комфортно или некомфортно работать у нас и взаимодействовать с коллегами, оправдались ли его ожидания от работы в МИФе, даем обратную связь и просим новичка поделиться своими впечатлениями. В результате получаем общую картину того, что происходит.


Если сотрудник успешно прошел испытательный срок, мы не ставим точку, мы проговариваем дальнейшие цели, шаги и точки роста. Источник

На финальной встрече по итогам трех месяцев работы мы принимаем решение о прохождении или непрохождении испытательного срока. Если сотрудник успешно прошел испытательный срок, мы не ставим точку, мы проговариваем дальнейшие цели, шаги и точки роста — далее встречи из адаптационных переходят в формат встреч по развитию.

Критерии успешной адаптации

Как оценить успешность или неуспешность адаптации? Мы проводим такую оценку по трем уровням коммуникации:

1) Уровень «Я»;

2) Уровень «Мы»;

3) Уровень «МИФ».

Мы ожидаем, что:

  • на уровне «Я» у нового сотрудника формируется четкое понимание и принятие своей роли в компании, он успешно проходит вводное обучение, то есть вникает в процессы и цели, и чувствует, что ему нравится работать у нас. И ему комфортно работать в удаленном формате;
  • на уровне «Мы» новый сотрудник удовлетворен коллективом и руководителем;
  • на уровне МИФа он разделяет цели компании и нашу корпоративную культуру.

Статья подготовлена на основе вебинара и была опубликована на сайте HH.ru

Рубрика
Опыт МИФа
Похожие статьи