Один из самых простых, но эффективных способов защиты времени — организация рабочего графика. Вы сможете сосредоточить внимание на стратегически важных целях и задачах. Из книги «Внимание самому важному» выбрали советы, которые помогут спланировать рабочее время.
От каких встреч можно отказаться
Руководители нередко говорят, что больше всего времени у них крадут планерки и собрания. Давайте их и обсудим. Знаете ли вы, что от участия в этих мероприятиях можно отказаться? Да-да. Некоторые из них можно пропустить. Конечно, бывают встречи, где ваше присутствие обязательно, но их гораздо меньше, чем кажется. Получив приглашение, определите, действительно ли вам необходимо туда идти:
- Попросите прислать вам повестку дня, чтобы понять, имеет ли она отношение к вам. Если ее нет, что говорит о плохой подготовке, отклоните приглашение.
- Ознакомьтесь с повесткой дня и выясните, нужно ли вам отсидеть на встрече до конца или достаточно присутствовать во время обсуждения тех пунктов, которые непосредственно связаны с вашей работой.
Необходимо ли ваше присутствие на всех встречах? Источник
Внимание самому важному
- Обдумайте, поможет ли ваше присутствие достичь целей мероприятия.
Если вы решили, что от вашего участия ничего не зависит, не робейте и откажитесь идти.
Что внести в график
Несколько приемов помогут вам навести порядок в своем рабочем расписании.
- Каждый день выделяйте 15 минут на планерку с самим собой. Сформулируйте три задачи, которые обязательно нужно выполнить к концу дня. Несколько лет назад Нин Джеймс, автор книги «Внимание самому важному», уговорила высшее руководство компании Comсast ежедневно посвящать 15 минут обсуждению неотложных задач. Результат превзошел ожидания: корпорация стала лидером на региональном рынке. Сосредоточенность всей команды на деле позволила бросить силы на достижение стратегически важных целей и заняться профессиональным развитием сотрудников, не распыляя внимание на второстепенные дела.
- Отведите время на утренний ритуал. Его обязательно нужно внести в свой распорядок дня, чтобы звонки и встречи не мешали важному.
- Распределите задания по дням недели. Регулярные задачи лучше сгруппировать, чтобы повысить результативность их выполнения и свести к минимуму отвлекающие факторы. Удастся ли соблюдать подобный график каждую неделю? Возможно, и нет, но при наличии четкой системы ваш помощник или другие сотрудники смогут планировать встречи на определенные дни.
- Внесите в планы «день тишины». Вы заметите, что в дни, свободные от встреч и переговоров, ваша производительность невероятно высока. «Дни тишины» — дни без единой встречи, посвященные стратегическим задачам и целям. Попробуйте раз в квартал устроить себе тихий день, чтобы сосредоточиться на самых важных делах.
В день тишины можно поработать из дома, если руководство не против. Источник
- Отведите время на добрые дела. Один день в месяц можно помогать коллегам, которым требуется поддержка. Можете ли вы внести в свое расписание общественно полезную работу?
- Повседневное. Оставьте в распорядке дня место для планирования, просмотра почты, работы с социальными сетями, личных встреч и отдыха.
- Пользуйтесь визуальными подсказками. Цветовые подсказки существенно упростят вам жизнь. Разными цветами отмечайте лекции, поездки, консультации, личные встречи, работу с документами и время для стратегического планирования.
- Заложите в график время для досуга и развлечений. Не нарушайте обещаний, данных себе!
Идеальный план рабочей недели
Ниже — пример, как можно составить план недели для менеджера из финансовой сферы.
Понедельник — офисный день: встречи с подчиненными, с непосредственным и высшим руководством.
Со вторника по четверг: корпоративные и отраслевые мероприятия, встречи с клиентами, подготовка презентаций, деловые поездки. Эти дни могут проходить не в офисе.
Пятница. Если вы любите проводить выходные дома, все встречи в этот день постарайтесь назначать поблизости и заканчивать до пяти часов вечера. Если ничего не планируется, можно посвятить пятницу разработке стратегии на следующую неделю и административным делам.
Хорошо составленное расписание — это защита времени для важного и залог вашей продуктивности.
По материалам книги «Внимание самому важному». Ее еще нет в продаже, и чтобы узнать, когда она выйдет в свет, подписывайтесь на уведомление: как только книга придет из типографии, мы сразу сообщим вам об этом. Первые читатели смогут приобрести ее со скидкой.
Обложка поста: unsplash.com
