Умение правильно распределять и расходовать такой драгоценный ресурс как время — одно из самых важных. Расскажем о некоторых полезных фишках тайм-менеджмента и секретах продуктивности, подсмотренных в книге «Организованный ум».
Ошибка № 1. Многозадачность
Мозг «в каждый момент времени способен воспринимать относительно небольшой объем информации», утверждает нейробиолог Массачусетского технологического института Эрл Миллер. Это только кажется, что данные о происходящем поступают в мозг непрерывным потоком, — в реальности он «выбирает и пытается предугадать, о чем важно подумать в следующее мгновение, то есть на что обратить особое внимание».
Организованный ум
Поэтому многозадачность требует энергозатрат. Скажем, одновременное чтение электронной почты и разговор по телефону или обмен сообщениями в социальной сети во время чтения книги. Люди, способные организовать день так, чтобы позволить себе фокусироваться лишь на одной задаче, не только успевают сделать гораздо больше, но и не сильно устают и расходуют не очень много необходимых мозгу веществ.
Мозг способен эффективно переключаться между состояниями
— задумчивости,
— концентрации внимания
— и активной деятельности,
благодаря чему успевает восстановить силы.
При работе в режиме многозадачности времени на такое восстановление не остается. Говоря о ком-то: «Он полностью сфокусирован на работе», — мы чаще всего имеем в виду, что этот человек занят конкретной задачей и не тратит времени ни на внешние, ни на внутренние отвлекающие факторы.
Ошибка № 2. Не разбивать процесс на этапы
Во время Второй мировой войны руководство немецкой армии долгое время считало, что их противники не смогут развернуть наступление в Нормандии без материалов и войск, доставленных по морю. Союзникам же удалось незаметно для немцев переправить в этот район колоссальный объем вооружения и армии и соорудить искусственные переносные гавани в Сен-Лоран-сюр-Мере и Арроманше.
Для этих гаваней, получивших название «Малберри», потребовалось 417 000 м3 бетона, 66 000 тонн стальной арматуры, 43 000 м3 древесины, около 400 000 м2 фанеры, 156 км стального каната; в строительстве были заняты 20 000 человек, и все это должно было прибыть на место в определенном порядке и вовремя.
Предыдущий абзац из-за обилия цифр даже читать сложно, а ведь эти искусственные гавани удалось построить и транспортировать в Нормандию, не вызвав подозрений у разведчиков. Этот эпизод вошел в историю как одна из выдающихся военных побед и признаётся теперь шедевром планирования.
Секрет успешного планирования исторической высадки в Нормандии заключался в том, что проект, как и все задачи, которые поначалу кажутся невероятно сложными, был разделен на тысячи относительно небольших этапов. Этот принцип работает независимо от масштаба цели: если вам предстоит серьезное и непростое дело, обязательно разбейте его на самостоятельные и реализуемые по отдельности части. Тогда управлять работой станет гораздо проще, ведь в каждый момент нужно будет думать лишь об одном из сегментов.
Ошибка № 3. Частая смена фильтров внимания
Выполнение работы и планирование — это разные виды деятельности, требующие вовлечения определенных зон мозга. Чтобы быть и начальником, и исполнителем, необходимо сформировать и умело использовать многие фильтры внимания. Когда мозг в состоянии активной деятельности, вы можете заметить, что пол стал грязным: чтобы поставить задачу «вымыть пол», нужно посмотреть на ситуацию глазами руководителя.
А затем вы переходите к роли исполнителя — и беретесь за мытье. В первом амплуа вы обращаете внимание лишь на то, чтобы работа была сделана, причем хорошо, и для этого находите швабру, подходящее ведро и моющее средство. Приступая ко второй задаче, вы намачиваете тряпку, моете, вовремя меняете воду на чистую.
Переключаясь между уровнями детализации, то есть ролями начальника и исполнителя, а также по-разному фокусируясь на деталях, мы каждый раз уникальным образом используем систему внимания, и это требует от мозга дополнительных энергозатрат. Именно поэтому на хорошей ручной автомойке одну машину обслуживают двое, а то и трое специалистов: один быстро намыливает авто и затем смывает; после этого другой осматривает корпус более пристально и выискивает оставшиеся пятна, а также очищает колеса и бампер. А еще есть босс, который контролирует процесс и следит, чтобы никто не спешил и не халтурил, но и не затягивал работу.
При таком разделении ролей у одного сотрудника задействуется своя система внимания, а не все три, и каждый может сфокусироваться на конкретной роли. Стоит взять этот подход на вооружение, ведь всем приходится хотя бы иногда оказываться в роли исполнителя.
Если нужно оплатить счета, соберите их и займитесь этим, не отвлекаясь на серьезные вопросы, скажем, на выбор новой машины. Если запланировали уборку, не пытайтесь в это же время починить ступеньки крыльца или навести порядок в шкафу. Старайтесь фокусироваться на одной задаче и использовать соответствующую ей систему внимания.
Ошибка № 4. На крючке необязательных увлечений
Способность эффективно управлять временем в значительной мере связана с умением избегать всего, что отвлекает и не дает работать. Как ни обидно, мы нередко страдаем именно из-за того, к чему стремимся: рыба попадается на крючок, так как хочет съесть приманку, а мышь жаждет сыра и оказывается в мышеловке. Но безрассудное поведение животных хотя бы объясняется тем, что им нужна еда.
Для человека же это чаще всего не так: соблазны, которые отвлекают нас от дела, никак не связаны с жизненно важными потребностями. Это просто прихоть. В конце концов, для нас азартные игры, чтение почты или новостей в социальных сетях не необходимость. Но заметить, что увлечение вышло из-под контроля, крайне непросто.
Центры мозга, реагирующие на новизну и изменения, стимулируют выработку веществ, вызывающих ощущение вознаграждения, даже если вы одолели пустяковое дело. Зависимость от социальных сетей, электронной почты, мессенджеров и прочих новомодных штучек основывается на регулярной выработке определенных веществ центром удовольствия мозга, так как мы вроде заняты важным делом, и от этого возникает настоящая физиологическая зависимость.
Надо помнить, что мы получим гораздо более серьезное чувство удовлетворения, завершив проект, для которого потребовалось сконцентрироваться и приложить усилия. Вряд ли кто-нибудь найдет повод для гордости в том, что смог вместо настоящей работы отправить тысячу сообщений или несколько сотен раз проверил новости в социальной сети.
Ошибка № 5. Полагаться во всем на память
Самый эффективный метод преодоления внутренних отвлекающих факторов — умение освобождать мозг от ненужной информации. Если перед вами сложная задача, то для эффективной работы нужно не меньше 50 минут, так как мозгу нужно настроиться на работу, чтобы действовать с максимальной концентрацией.
Важно не перегружать мозг проектами и делами, но при этом не упускать никаких ценных идей, для чего и нужно перекладывать нагрузку с фронтальной доли на внешние ресурсы. А когда будет время, можно оценить список с позиции наблюдателя.
Ошибка № 6. Игнорирование небольших дел при занятости большим проектом
Когда близится срок сдачи большого и важного проекта, на который мы потратили много дней, а то и недель, многие совершают одну и ту же ошибку: откладывают прочие задачи и полностью посвящают себя исключительно этому проекту, как будто и правда на счету каждая минута.
Вы, конечно, понимаете, что и мелочевкой нужно заняться, об этом и внутренний голос напоминает, да и список дел вы наверняка составили — а потому приходится предпринимать серьезные усилия, чтобы этот поток мелких задач временно не замечать. Мозг пытается достучаться до вашего сознания и напомнить об отложенных делах, и вы тратите гораздо больше сил, чтобы НЕ заниматься ими, чем потребовалось бы на то, чтобы все их переделать.
В качестве решения используйте «правило пяти минут»: если задачу можно снять минут за пять или быстрее, делайте это прямо сейчас. Если в вашем списке уже двадцать проблем и на решение каждой нужно не больше пяти минут, а свободного времени всего полчаса, выделите наиболее приоритетные, а остальные либо обязательно сделайте завтра, либо делегируйте. Суть в том, чтобы как можно быстрее расправляться с короткими несложными нуждами и не копить их.
Ошибка № 7. Незнание стоимости своего времени
Многие успешные люди неплохо умеют субъективно определять стоимость времени для себя. Совершенно не обязательно, что так же их время оценит и рынок или что важность их работы определяется исходя из этой оценки, хотя размер зарплаты или гонорара можно принять в расчет.
Но сейчас речь об определении ценности времени для самих людей. Решая, к примеру, взяться за пылесос и вычистить ковры или кого-нибудь пригласить для этой работы, можно прикинуть, как еще потратить время, необходимое для уборки. Если редко выдается выходной и вы предпочли бы использовать его на велосипедную прогулку или вечеринку с друзьями, стоит подумать, не лучше ли заплатить кому-нибудь, кто пропылесосит ковры за вас.
Просто следуйте собственному правилу: «Если я могу потратить ХХ долларов и сэкономить час времени, я это сделаю». Конечно, это применимо лишь к тем делам, которые не доставляют вам особого удовольствия. Для мелких дел, не вызывающих восторга, его применять вполне разумно.
Ошибка № 8. Время на принятие решения
В контексте анализа стоимости и ценности вашего часа важно и еще одно соображение: на принятие решения не нужно тратить больше времени, чем стоит само решение. Представим, что вы пришли в магазин и нашли там рубашку, которая вам очень понравилась, и стоит она ровно столько, сколько вы решили потратить. Продавец показывает другую рубашку, которая вам тоже нравится. В этой ситуации вы готовы потратить некоторое время, чтобы выбрать одну из двух, так как ограничены в средствах.
А если продавец предложит купить обе, доплатив за вторую всего пять долларов, вы наверняка используете это предложение, ведь разница в цене одной и обеих, в сущности, ничтожна, и не стоит тратить времени на раздумья.
По материалам книги «Организованный ум».
Изображения: источник.
