Выбрали из наших бизнес-книг полезные советы для начинающих и опытных предпринимателей.
Превратите недостатки в преимущества
Прятать недостатки — предел глупости. Представьте себе ноутбук за 30 тысяч рублей, который прямо сейчас продается за 10 тысяч. Если не объяснить почему, то, наверное, придет мысль, что он тонул или что в нем что-то горело. А если признаться, что он ворованный, покупатель сразу найдется. Потому что этот недостаток полностью объясняет цену.
Недостатки магическим образом становятся преимуществами. Например, «Икея» очень внятно объясняет, почему в залах нет консультантов и почему мебель надо собирать самому: так дешевле. Хочешь дорого за то же самое — иди в другой магазин. Очень доходчиво.
Избавьтесь от многозадачности
Почему многие жалуются на нехватку времени? Ведь у всех и всегда его количество одинаково.
Но вот внешних раздражителей прибавилось. Это и электронная почта, и социальные сети, и мобильная связь с программами-мессенджерами, и так далее.
Интуитивно сложно догадаться, что постоянное дерганье и переключение с одной задачи на другую крайне неэффективны. У вас создается иллюзия движения, активной работы, постоянной занятости.
Мозг задействует серьезные ресурсы, чтобы вернуться в контекст той задачи, от которой его отвлекли. По разным исследованиям, это требует от 10 до 25 минут (для полноценного возвращения) и может снижать IQ на 10 баллов.
Не критикуйте
Каждый раз, когда вы решаете устроить мини-скандал, например, пройтись по конкуренту (пусть даже мягко) или рассказать, как кто-то что-то неправильно делает, вы рождаете сразу два неприятных эффекта:
• обижаете того, кого упоминаете;
• и, что часто важнее, люди со стороны смотрят на вас с конкурентом и видят двух идиотов.
В любом споре спорящие выглядят примерно одинаково. Ваша задача — быть на коне. Поэтому если вы о чем-то рассказываете — рассказывайте всегда в плюс. Если хотите кого-то поругать — ругайте, но нигде это не публикуйте.
Постоянно стимулируйте мыслительный процесс
Для развития памяти нужно постоянно поддерживать мыслительный процесс в активном состоянии.
Сколько бы вам ни было лет, всегда ставьте перед собой амбициозные задачи. В этом случае мозг реагирует формированием большего числа нейронных связей (через ответвления в виде дендритов), а вы остаетесь внимательным и вовлеченным в происходящее вокруг.
Очистите рабочее место
Избавляйтесь от хлама на виртуальном рабочем столе и на физическом. Старые журналы, бумаги, записи, чеки, диски — на обычном столе; бесчисленные папки, файлы — на виртуальном.
Все это отвлекает, мешает концентрироваться. Без этого станет легче дышать. На виртуальном рабочем столе оставьте только тематические папки, например «Работа», «Документы», «Спорт», «Консалтинг», «Семья», а все остальное организуйте внутри них. Не сохраняйте отдельные документы на рабочий стол.
Беритесь только за свои задачи
Иногда мы бежим не в ту сторону. Другими словами, хватаемся за задачи, которые не в состоянии выполнить или которые попросту не хотим выполнять. Может из-за того, что нам не нравится наша работа или просто не видим смысла в том или ином деле.
В таком случае, необходимо сделать шаг назад, взять небольшой перерыв и обдумать свои действия. Вполне возможно, что вам стоит потратить время на то, чтобы рассказать начальству о бессмысленности выполнения задачи. А может, вы просто «выгорели» и кроме отпуска вас ничто не спасёт. Сделайте перерыв, чтобы оценить, насколько вы заинтересованы в выполнении своей работы.
Откажитесь от пассивной агрессии в коллективе
Пассивно-агрессивное поведение означает обструкционистское сопротивление авторитарным инструкциям в межличностных или рабочих ситуациях. Оно может использоваться, чтобы справиться со стрессом или разочарованием вследствие чьей-либо атаки скрытым, косвенным и на вид спокойным образом. Может также проявляться в форме возмущения, упрямства, прокрастинации, угрюмости или намеренного бездействия в отношении полученных заданий.
Пассивно-агрессивное поведение проявляется различным образом, в том числе опозданием на совещания, несоблюдением инструкций, отказом от следования дедлайнам или от предварительного получения одобрения действий.
Конечно, все мы иногда опаздываем. Если человек опоздал впервые за долгое время — ничего страшного, особенно если он предупредил заранее коллег. Однако регулярное опоздание должно насторожить.
Не беспокойтесь по поводу незавершенных проектов
Занимаясь большими и глобальными проектами, надо понимать, что такой проект будет пребывать в недоделанном виде очень долго и все это время нам надо будет как‐то жить. Нам придется продуктивно трудиться, размышлять, вдумчиво подходить к различным возникающим моментам, в то время как проекты всей нашей жизни будут еще далеки от завершения. А раз это надолго, то пребывание в этом состоянии должно быть комфортным.
Маскируйтесь
Вы руководитель, вы самый главный. Никогда не участвуйте в переговорах, нацепив бейдж с надписью: «Я руководитель, я самый главный». Если контрагент видит, что именно вы принимаете окончательное решение, это сразу же ослабляет вашу позицию. Лучше ссылаться на президиум, внутренние правила компании и бюджет, чем говорить от себя. Потому что вы в его глазах — жадина и самодур, а «совет директоров» и «бюджет» — слова с необъяснимой силой. Вот они всегда приведут к компромиссу.
Ограничьте соцсети
StayFocusd — это надстройка для браузера, которая ограничивает время, проведенное на бесполезных сайтах. Вы можете самостоятельно решить, сколько минут в день готовы потерять на развлекательных порталах (и определить их список). Время, установленное вами, отводится на все сайты из списка, его нельзя разделить между ними.
Во время пользования запрещенными сайтами иконка приложения в правом верхнем углу браузера будет становиться красной. Когда до конца отведенного на развлечения времени останется пять минут или одна, программа оповестит вас об этом. Как только вы исчерпаете время, сайты станут недоступными до конца дня.
Определите оптимальную длительность планирования
Долгосрочное планирование почти никогда не работает. По статистике, планы на год проваливаются в 80% случаев. Мозгу необходимо чувствовать «давление дедлайна», чтобы прекратить прокрастинацию и начать действовать. Но и при краткосрочном планировании вы заполняете делами, полезными и не очень, все свое время и находитесь в состоянии бесконечного аврала.
Чтобы обозначить приоритеты и отфильтровать ненужное, важно понимать направление, в котором вы двигаетесь. Поэтому горизонт планирования должен быть коротким, чтобы оставаться в поле зрения, но одновременно достаточным по времени для реализации какого-то значимого проекта.
Признавайте ошибки
Если вам нужно рассказать о своей ошибке (а так часто нужно), то не привязывайте ее к компании, а говорите о личном решении. И всегда, всегда показывайте, какие меры вы предприняли, чтобы проблема решилась и не повторялась в дальнейшем.
Когда вы сделали что-то хорошее — этого добились все. Если что-то пошло не так — руководитель должен взять вину на себя. Люди очень злятся, когда видят, что кто-то присваивает результат общего труда. И, напротив, чувствуют огромное облегчение, когда руководитель говорит о причине провала со своей точки зрения и про себя, снимая с остальных ответственность.
Научитесь справляться с негативными эмоциями
В командной среде негативные эмоции могут быть опасными, особенно когда они исходят от лидера. Такая среда предоставляет множество возможностей для практики самоуправления. Эмоции, как правило, свирепствуют в проектах, где ставки высоки как для людей, так и для организаций.
Если мы не управляем своими эмоциями в проектной среде, могут произойти очень плохие вещи. Помимо отравления атмосферы команды мы можем получить репутацию неконтролируемого человека, совместной работы с нами и нашей командой начнут избегать. Мы можем столкнуться с трудными временами, пытаясь сохранить лучшие ресурсы, и начать привлекать в команду людей, которым комфортно работать в негативной среде. Члены нашей команды могут попытаться тайно сорвать проект. Пострадают наши отношения со стейкхолдерами.
Креативность берет начало в оптимизме, а не в пессимизме. Если вы не верите в это, попробуйте быть пессимистичным и креативным одновременно. Возможно, вы проявите креативность в представлении многих способов неудачи, но вряд ли сможете креативно думать о позитивных вещах.
Действуйте на опережение
В периоды, когда в отрасли нестабильность или назревают глобальные изменения, сильный руководитель берет на себя смелость действовать на опережение. Потому что когда туман неизвестности рассеется, тогда каждому станет понятно что делать, а это уже упущенная возможность. Если уверен — никаких промедлений.
Научитесь слушать
Рассказчиков и говорунов хватает везде, а вот те, кто умеет слушать, представляют собой весьма дефицитный тип людей. Очень непросто настроиться на то, чтобы выслушать человека, чтобы не продолжить его мысль, когда он делает паузу, или чтобы не ввернуть в разговор свою остроумную, но не совсем уместную реплику. Это вызывает порой почти физический дискомфорт!
Но надо учиться слушать. При этом обязательно нужно показывать, что ты слушаешь собеседника. Собеседник чувствует, что интересен вам. Это автоматически расценивается им, как проявление уважения. Слушать — очень ценное умение, повышающее количество сделок.
Ограничьте потребление сахара
Перекусывание сладким и преобладание в рационе пищи с высоким гликемическим индексом может привести к сахарным американским горкам: резким скачкам уровня глюкозы в крови.
Вам может быть знакомо состояние резкого упадка сил после краткосрочного подъема. Особенно если вы привыкли к кофе с сахаром, сладостям, энергетикам, сладкой газировке.
Предлагайте меньше, чем даете
Правило очень простое: если человек получает именно то, что ему описали, он чувствует себя нормально. Если чуть меньше (пускай даже на капельку) — плохо. А если чуть больше, и он сам это заметил, без подсказки, — то просто великолепно.
Говорите с покупателем на одном языке
Ваш язык должен быть простым и понятным. Есть такой профессиональный анекдот про разницу. Новичок на заводе читает надпись: «Открытие клапана может привести к резкому понижению давления в выводной системе и представлять опасность для жизни. Запрещается отворачивать вентиль при работающей установке». Подходит мастер и матом поясняет: — Откроешь — руки оторвет! Угадайте, что лучше действует.
Простым языком говорить куда сложнее, чем бюрократическим. Приходится вникать глубоко в смысл, а не описывать круги. Вкладывать информацию сразу в голову. А для этого нужно напрячь мозг.
Будьте наставником для сотрудников
Вы тратите много времени на беседы с сотрудниками? Вы обсуждаете сотни тем: «Как прошли выходные? удался ли день рождения сына? Вы видели это телешоу?» Возможно, вы хотите разговаривать с сотрудниками об их личных делах, чтобы выстроить с ними более тесные связи. Однако этот подход мешает управленческим отношениям. Когда обсуждение начинает касаться рабочих вопросов, вы не всегда можете в полной мере воспользоваться своей властью. Если у вас есть сложное поручение, вам порой приходится давить на сотрудника. И в такой ситуации вы внезапно меняете тон и начинаете серьезно, торопливо, а порой и слишком эмоционально говорить с ним о работе. И в этот момент сотрудник вполне может сказать что-то вроде: «Эй, а я думал, мы друзья?!» И о прежнем взаимопонимании можно забыть
Если вы хотите быть для своих сотрудников мистером Другом, то можете выпить с ними пива вечером. Однако на работе вы должны быть боссом. Ваша роль в том, чтобы сохранять общую сосредоточенность на труде и помогать каждому показывать наилучшие результаты каждый день.
Записывать все задачи
Еще в 1927 году наша соотечественница Блюма Зейгарник опубликовала работу, в которой показала, что незавершенные задачи лучше запоминаются. Годом позже еще одна россиянка, Мария Овсянкина, продемонстрировала в своей работе, что незавершенные задачи создают стремление их завершить. Опираясь на эти труды, можно предположить, что, пока дело не доделано, оно будет жить где‐то в недрах нашего сознания, вызывать беспокойство и потреблять мыслетопливо.
Именно поэтому очень важно сразу же записывать все идеи и возможные задачи. Их можно записывать в отдельный блокнот или в приложение в вашем смартфоне.
Оцените совместную работу над вашими результатами
Взгляните на результаты своего проекта и отношений и оцените, какой вклад вы вносите в решение любых сложных вопросов или проблем. Склонны ли вы играть роль жертвы? Считаете ли вы, что то, что в основном с вами происходит, случается помимо вашей воли? Оцените то, как вы совместно работаете над полученными результатами отношений. Дайте оценку уровню своей удовлетворенности их результатами.
Не избегайте конфликтов
В некоторых случаях конфликт полезен. Тщательным образом управляемый конфликт в проекте способен оживить команды, способствовать появлению креативности и вызывать здоровуюконкуренцию. Конфликт в проекте представляет проектному менеджеру возможность продемонстрировать лидерство с компетенциями эмоционального интеллекта, такими как эмпатия, самоконтроль и управление отношениями.
Отключите уведомления
Вы должны сами решать, когда вам проверять новые сообщения в тех или иных мессенджерах и средствах связи, а не дергаться из-за каждого нового сообщения. Помните, что нам нужно до 15–20 минут, чтобы снова погрузиться в контекст задачи, над которой мы работали, после отвлечения.
То же касается и мессенджеров на компьютере. Например, в скайпе можно «заглушить» отдельные чаты. Как известно, многие групповые переписки, созданные по работе или для обсуждения конкретного проекта, рано или поздно превращаются в «курилку», где обсуждается все подряд.
Оставьте буферные зоны в распорядке дня
Обязательно оставляйте значительный запас между встречами, никогда не планируйте их впритык — даже если они проходят в одном помещении или неподалеку. Жизнь всегда вносит коррективы, время уходит на различные бытовые мелочи, дорогу (если встречи и дела разнесены в пространстве), сборы и так далее.
К сожалению, нам свойственно упускать эти нюансы при планировании, мы всегда чрезмерно оптимистичны, когда рассчитываем время. При неправильном подходе любая задержка приводит к смещению всего расписания. А если после каждой встречи есть запас времени, появляется гибкость. Если все прошло вовремя, спокойно готовьтесь к следующему делу или выполняйте гибкие задачи. Если задержитесь, не придется беспокоиться и опаздывать на следующую встречу.
Научитесь легко принимать решения
Джон Белл в своем блоге поделился любопытным подходом к принятию решений. Когда его коллеги не могут принять решение, куда пойти пообедать, и никто не предлагает вариантов, он говорит: «Давайте пообедаем в McDonald’s». Сразу после этого все отказываются от его идеи и начинают предлагать варианты. Таким образом, отталкиваясь от заведомо неподходящего предложения, вы начинаете генерировать лучшие варианты.
Итак, если вы никак не можете принять решение, выберите самый неудачный, явно неподходящий вариант. Оттолкнувшись от него, вы сможете избежать ступора и приступить к анализу более удачных альтернатив.
Кроме того, есть ещё один отличный способ выбрать подходящий вариант. Японские самураи принимали решения на протяжении семи вдохов. Если самураю это не удавалось, он переключался на что-то другое, поскольку это означало, что для решения либо не готов он сам, либо нет подходящих обстоятельств.
Сделайте совещания более эффективными
Большое количество людей испытывают неприязнь к потоку совещаний, которые идут в дополнение к работе. Ниже описано несколько способов улучшить совещания, чтобы их было ради чего посещать.
• Начинайте совещание с постановки целей и оглашения повестки.
• Отслеживайте эмоции и оживленность группы. Если кто-то выглядит злым или заскучавшим, возможно, будет уместно обратить на это внимание и узнать причину.
• Всегда демонстрируйте уважение к другим, в особенности к тем, кто не присутствует на совещании.
• Отслеживайте и устраняйте сарказм и другие неуместные проявления эмоций.
• Улаживайте конфликты.
Проанализируйте свои биоритмы
Проведите анализ, в какое время вы наиболее продуктивны. Для этого нужно в течение недели-двух вставать пораньше, пробовать работать ночью, рано утром, днем и анализировать происходящее, вести дневник. Желательно на этот период отказаться от сладкого, кофеина, других стимуляторов.
Обычно у большинства людей спад активности происходит днем после обеда. Это отличное время для короткого сна. Пики продуктивности чаще всего приходятся на утро и вечер.
Не проверяйте в самое продуктивное время электронную почту. Оставьте его для ключевых задач, требующих концентрации, энергичности, осознанности. Наименее продуктивное время оставьте для простых дел — это могут быть не самые важные задачи, которые вы постоянно откладываете, рутинные составляющие больших и важных задач и проектов, спортивные тренировки, изучение легкой, но полезной бизнес-литературы, отдых.
Установите квоту на ошибки
Ошибки — часть человеческой природы, и предполагается, что мы совершаем их по мере взросления. Если вы не делаете ошибок, значит, вы недостаточно стараетесь. Возможно, вы захотите установить ежедневную или еженедельную квоту на ошибки.
Разумеется, не стоит совершать прошлые ошибки, но вам следует сосредоточиться на успехе, а не на совершенных ошибках. Если ваша цель — не совершить ошибку, вы будете слишком осторожны, чтобы добиться успеха в том или ином деле.
Не бойтесь свободного времени
Если вы достаточно долго жили в состоянии цейтнота, сладкий вкус свободного времени может оказаться неожиданно пугающим. Для того чтобы техники доведения дел до конца работали долго и бесперебойно, вам нужно запомнить одно простое правило: время и силы, которые вы смогли «отвоевать» у работы, тратьте только на себя.
Это может оказаться непросто. Будет очень хорошо, если вы заранее решите, чему посвятите время и силы, которые у вас появятся. Это «что‐то» должно быть конкретным и четким (а не просто абстракция вида «проводить больше времени с семьей»), и вы искренне должны этого хотеть (именно вы, а не кто‐то для вас значимый).
Проводите вечерний обзор списка дел
Каждый вечер посвящайте 5–7 минут тому, чтобы проанализировать прошедший день, посмотреть календарь на следующий, актуализировать его, сделать то же самое со списком задач и настроиться на завтрашние дела.
В конце выходных можно посвятить этому 10–15 минут.
Это очень простая практика, которая делает вас намного продуктивнее и снижает долю хаоса в жизни. А чем меньше хаоса (то есть чем точнее вы знаете, что делать в каждый отдельно взятый момент), тем меньше энергии тратится вхолостую.
По материалам книг «Джедайские техники», «Эмоциональный интеллект для менеджеров проектов», «Заряжен на 100%», «Евангелист бизнеса», «Космос. Agile-ежедневник для личного развития», «Помнить все».
