До Нового года осталось совсем чуть-чуть, и предстоящий новогодний корпоратив уже наверняка спланирован. Если вас регулярно подключают к организации таких мероприятий или вы хотели бы пробежаться глазами по чек-листу, то статья может быть вам интересна. Есть вариант и для тех, кто до сих пор не решил, как отметить Новый год с коллегами.
Зачем нужны корпоративы?
Чего люди ждут от работы в компании? Конечно, они рассчитывают, что их труд будет оплачен. Но деньги далеко не единственное ожидание человека, выходящего на работу. Человек ждет, что его деятельность будет интересной, что у него появится удобное рабочее место, ему предложат определенный социальный пакет.
И люди ждут интересных мероприятий, организованных для них компанией. Например, корпоративный Новый год. Мероприятия — это инструмент коммуникаций, общения. И один из немногих эмоциональных инструментов воздействия на людей.
Цель мероприятия
С помощью новогодней вечеринки компания может рассказать о готовящихся или происходящих организационных изменениях, представить достижения, дать сотрудникам высказаться, напрямую обратиться к руководству. Конечно, общаться можно и письменно, рассылая сообщения по электронной почте или публикуя новости в корпоративной газете. Но это будет безличное обращение безличной компании к безличному сотруднику. Всё же мероприятия позволяют наладить двустороннее общение наиболее эффективным способом, лицом к лицу, без письменного посредничества.
Зачем на самом деле вам это мероприятие?
Как ни странно, внятно сформулировать цель не так уж просто. Мы боимся говорить, зачем на самом деле проводим мероприятия. Вот что зачастую говорит руководитель компании перед мероприятием для сотрудников: «Цель? Ну, Новый год у нас каждый год. И все три тысячи сотрудников по традиции на него приглашаются. Какая тут цель? Это же Новый год!». Или вы хотите сказать, что дела у вашего банка идут еще лучше, чем раньше. Что новый председатель совета директоров — хороший человек. Что в следующем году зарплата будет больше, что люди работают в одном из лучших банков страны. И вообще, пора бы познакомиться и с кем-то из соседнего отдела.
Что же мы ждем от сотрудников? Это мероприятие проводится, чтобы они:
- не ушли к конкурентам;
- не требовали повысить зарплату;
- не просили премии;
- не конфликтовали; п
- помогали друг другу;
- были экономнее;
- не боялись будущего.
Форматы
Какой формат мероприятия подходит для ваших коллег?
- «Русский стол» — это банкет с частичным обслуживанием. э
- Банкет с классическим (полным) обслуживанием. Гости сидят за столами, а официанты приносят блюда.
- Фуршет и шведский стол отличаются разнообразием и видами блюд, которые лежат на специальных столах, а гости накладывают еду сами. Во втором случае формат предполагает более основательный выбор блюд.
- Коктейль — акцент сделан на напитках и легких закус- ках, гости свободно ходят и общаются.
- Бар — гости подходят к специальной стойке, где бармен предлагает различные напитки.
Фуршет может стать частью шоу. Закажите на ваше мероприятие анимационные станции или кулинарное шоу, когда еда будет готовиться прямо на глазах у гостей, а повара сделают из этого отдельный элемент программы. Это может быть рыба специального приготовления, мясо на вертеле или особенные десерты.
Бюджет мероприятия.
Много или мало мы тратим на ту или иную позицию? Как проверить, сбалансирована ли смета? Вот ориентир:
- Фуршет 30–40% от общего бюджета
- Площадка 10–15%
- Декорации и техника 10–15%
- Программа 20%
- Продакшен 5%
- Транспорт, безопасность 5%
- Маркетинг, подарки 5–10%
- Работа агентства 5–15%
Такие пропорции распределения отдельных позиций в бюджете очень показательны для развлекательного мероприятия. Ими можно руководствоваться при планировании бюджета и для аргументации в разговоре с руководством.
Порядок блоков на мероприятии
Важно помнить и знать порядок блоков на развлекательных мероприятиях. Первый блок — это официальная часть, выступления официальных лиц, обращения. Скучно, но необходимо. Второй блок — интеллектуальные конкурсы, номера. Действие алкоголя еще только начинается. Третий блок — соревнования и конкурсы. Нужно встряхнуться эмоционально. Четвертый блок — физический и динамический (но соревновательный элемент уже не так сильно заметен, поскольку действие алкоголя уже ощутимо). Пятый блок — объединяющие, успокаивающие элементы.
В качестве примера приведем обычное вечернее мероприятие — Новый год в компании. Продолжительность — от четырех до шести часов.
- Сбор гостей. Продолжительность до одного часа
- Разогрев: официальная часть, первые номера. Продолжительность до 45 минут.
- Вовлечение: награждения, тосты, выступления артистов, конкурсы, работа ведущего. Продолжительность до одного часа.
- Кульминация: шоу, выступление звезды, конкурсы, капустники. Продолжительность до одного часа.
- Удержание: выступление артистов, еда, конкурсы. Продолжительность до 30 минут.
- Финал: логическая точка. Дискотека, завершение.
Если внимательно изучить этот пример, то логически все блоки выстраиваются в следующую последовательность: welcome-часть, разогрев, вовлечение, кульминация, удержание, финал (логическая точка, завершение).
Как написать хороший сценарий?
Хороший сценарий надо писать с учетом того, о чем говорилось выше. Он должен быть гармонично связан с корпоративной культурой и целью мероприятия. Конечно, он обязан удивлять, быть оригинальным. В нем должно быть четко определено время на все активные действия, включая свободное общение (чем меньше временной шаг, тем лучше). Запланированное на активные элементы и блоки время должно быть согласовано с моментами перемены блюд. В сценарии должны быть прописаны музыкальные вставки и паузы. Иначе ощущение целостности происходящего у гостей может исчезнуть.
Ваши гости не обязаны находиться на одном месте, поэтому должно быть четко расписано, чем они смогут заняться в разных зонах и в разное время. Чаще всего люди прогуливаются, и необходимо, чтобы у них была возможность выбрать себе занятие по вкусу. Логика мероприятия, прописанная в сценарии, должна быть очевидна. Каждый блок обязан поднимать планку настроения все выше.
Слова со сцены
Слова со сцены, как правило, лишнее. Слова со сцены на развлекательном мероприятии — это яд. В минимальном количестве они полезны и необходимы. После определенной границы это настоящее убийство настроения или концепции. Запомните это как аксиому. Много слов могут убить настроение. Не забывайте про действие.
Пусть руководитель выйдет в костюме Супермена, спустится на тросе, вылезет из коробки, станцует, вместо ленточки разрежет галстук, признается в любви, преклонив колено, исполнит песню, наконец. Он руководитель, ему можно… Помните принцип голливудских фильмов — 75% действия и 25% слов? Обратите внимание: в следующий раз, когда кто-то выйдет к микрофону, «чтобы сказать несколько слов», вы будете вспоминать это правило. «Наши продажи выросли на 35%. Мы заняли 14,5% рынка. Количество наших отделений выросло с 87 до 94…» — неужели нет другого времени, чтобы это сказать?
Таблица для тестирования мероприятия
С помощью этих четырех элементов вы можете протестировать предстоящее мероприятие, оценив его потенциальный эффект на аудиторию. Сделаем это на примере мероприятия под кодовым названием «Съезд мартовских котов». Событие представляло собой официальное открытие и первую встречу членов клуба, объединяющего владельцев одной модели автомобиля, и проходило в Санкт-Петербурге. Проведение мероприятия планировалось на март, оно должно было собрать от 200 до 400 автовладельцев.
1. Интрига. Мероприятие называли «Съездом мартовских котов» и «Съездом котов на крыше». Информации о содержании, месте проведения (кроме того, что это крыша) и причине именно такого названия было минимум. Распространялась она на форумах и в формате интригующего радиошоу.
2. Включение. При входе все гости получали кошачьи уши, мягкие, приятные на ощупь, которые они могли надеть и превратиться в котов. Кроме того, можно было нанести специальный грим на лицо, сделать фотографию на память, принять таблетки «Озверин» из рук «кошки»-аниматора и многое другое.
3. Эмоции. Мероприятие носило дружеский и открытый характер. Ведущие сами пользовались автомобилем представленной марки и с большой любовью отзывались о нем. Неожиданно для всех в конце мероприятия, после всех конкурсов и видеороликов, они исполнили несколько песен.
4. Коммуникация. Все гости получали настоящую VIP-карту клуба. Пространство перед площадкой в самом центре города было огорожено, и настоящие дорожные знаки извещали автомобилистов, что все остальные модели и марки будут эвакуированы.
Планирование.
Невозможно учесть все мелочи и предугадать все события, но, чтобы быть готовым к мероприятию, можно принять на вооружение план, который позволит минимизировать неожиданности
1. Поставить задачу и сформировать вилку бюджета. Например, «сделать мероприятие в X сроки с Y бюджетом и с привлечением Z людей».
2. Определить сроки, дату.
3. Сформировать рабочую группу, утвердить список лиц, принимающих решение, и структуру подчинения.
4. Определить аудиторию и желаемые количественные показатели. Сколько человек вы ждете и какой статус людей вас устроит.
5. Определить заинтересованные стороны, потенциальных партнеров и спонсоров. Это может облегчить вашу работу или даже снизить бюджет.
6. Сформулировать требования к месту проведения, исследовать возможные площадки.
7. Определить содержательное наполнение программы, центральный элемент и порядок блоков.
8. Определить сроки информирования гостей. За какое время они должны получить приглашение, чтобы успеть запланировать посещение вашего мероприятия.
9. Составить план мероприятия и выбрать концепцию. Она зависит от аудитории, повода и сроков проведения мероприятия.
10. Выбрать место проведения.
11. Сформировать четкий бюджет.
12. Составить техническое задание.
13. Определить объем работы для подрядчиков, провести необходимые переговоры.
14. Детализировать сценарий мероприятия.
15. Определить варианты меню.
16. Утвердить у руководства финальный сценарий, бюджет и ключевые элементы: звезду, площадку, подарки.
17. Сформировать план-график подготовки мероприятия (включая план контроля подрядчиков и сотрудников, список и план продакшена и закупок).
18. Написать финальный сценарий. Невозможно создать его с самого начала. Поэтому по ходу подготовки к мероприятию мы возвращаемся к этому пункту еще раз, конкретизируя его и приближая к реальной ситуации.
19. Приступить к подготовке мероприятия согласно плану-графику.
Если у вас не будет большого общего праздника
Допустим, сегодня 27 декабря, но новогоднего корпоратива у вас не предвидится. Причины могут быть разными: маленькая компания, урезанный бюджет и многое другое. Но встречи с коллегами нужны, как мы уже выяснили в самом начале. Как насчет своего маленького мероприятия в конце последнего рабочего дня?
Попробуйте найти бар недалеко от офиса. Он должен быть расположен не более чем в пяти минутах ходьбы от вашей работы, чтобы не тратить время на дорогу. Бар должен иметь название, которое вам не стыдно произнести вслух. Заведения, названия которых представляют собой множественное число имен существительных, нежелательны. Представьте себе, например, что вы приглашаете кого-то посидеть в баре «Слухи». Бармен должен угощать вас с определенными промежутками. Иначе это место не ваше, как бы прекрасно ни было все остальное. Атмосфера должна располагать к общению. Но не выбирайте то заведение, в котором вы уже были сотни раз. Когда посетителю бара комфортно, он много пьет. Если все пройдет отлично, а бар вам понравится, то он может вашим офисом-спутником. В это место вы сможете заходить с коллегами после тяжелого рабочего дня раз в пару месяцев, поддерживая хорошие отношения в коллективе.
Пусть ваше мероприятие пройдет без неприятных сюрпризов. С наступающим Новым годом!
По материалам книг: «Смешать, но не взбалтывать» и «У них так принято».
Источник фото с обложки: pixabay.
