Многих (особенно ответственных людей) бросает в дрожь при необходимости выступить перед большой аудиторией или на камеру. Потому что в этот момент они представляют не только самих себя, но и целое подразделение или компанию. В таких обстоятельствах очень легко растеряться. Но без навыка публичных выступлений руководителю очень сложно расти, даже если он профессионал во всем остальном.
Рассмотрим нюансы подготовки к очень важному докладу, неудача в котором может прилично навредить вашей карьере. Материал подготовлен по книге «Не теоретик».
Что вылечить в первую очередь
На тему публичных выступлений написано фантастическое количество качественной литературы и есть прекрасные тренинги — особенно те, где вашу речь записывают на видео и потом пошагово разбирают, что получилось хорошо, а что не очень. Но давайте расставим акценты — что, несмотря на книги и тренинги, мы часто наблюдаем в реальной жизни и что стоило бы вылечить в первую очередь.
Тренировка
• Если это правда очень важный доклад, не поленитесь выучить его наизусть. Как стихи в школе. Это, помимо прочего, сэкономит кучу нервов: вы гораздо меньше будете бояться запнуться.
• Репетируйте. Несколько раз перед зеркалом расскажите сами себе текст и обязательно засеките время. Если этого не сделать, есть риск за отведенное время рассказать в лучшем случае половину намеченного.
• Никогда не говорите: «Ну, слайд перед вами, там все написано». Подождите! Никто ничего не успеет прочитать, а то и вовсе не станет всматриваться — ну раз он такой неважный, этот слайд. Если вставили — будьте добры рассказать.
• Никогда не читайте по бумажке. Это производит ужасное впечатление — человек не знает, о чем говорит.
• Имейте план Б, если вам сократят время. Например, руководитель запланировал за час заслушать трех докладчиков, вы — третий в очереди. Первые два вышли за пределы регламента, и вам осталось вместо двадцати минут только десять. Руководитель говорит: «Не хочу переносить на следующую встречу, вопрос важный и срочный, должны решить сегодня. Пожалуйста, уложитесь в десять минут». По наблюдениям, докладчик в девяти из десяти случаев понимающе кивает, а затем с усердием робота начинает рассказывать, ни на йоту ничего не сокращая, не пропуская лишние подробности и не суммируя.
Что еще почитать:
Качественная презентация со слайдами
Одним из основных способов донесения информации остаются презентации в виде слайдов. Они довольно трудоемки в изготовлении, при этом мало кто умеет использовать силу этого инструмента.
Руководителю кажется, что чем больше он выльет информации на каждый слайд, тем более компетентным и трудолюбивым будет выглядеть. Но это не так. Бóльшую часть информации никто не читает. Ничего, кроме раздражения, такие слайды не вызывают.
Есть несколько простых правил, которые страхуют слушателей от усталости.
• Используйте шрифт размером от 14 и больше.
• Каждый заголовок слайда должен нести сообщение, иметь подлежащее и сказуемое. Не «Статистика продаж за 1-й квартал», а «В 1-м квартале продажи выросли на 10% относительно предыдущего периода, в первую очередь за счет того-то».
• Если вы вырежете все заголовки слайдов, а потом соберете их один под другим, то они должны стать связанной историей. Только так можно нормально донести презентацию. Это связано с устройством нашего головного мозга — информация лучше усваивается. Некоторые любят объяснять это тем, что, когда люди только учились говорить, им нужно было в первую очередь передавать именно истории: «Я пошел туда, увидел много еды, часть смог принести, но для остального нужна помощь, пойдем теперь вместе».
• В идеале история должна следовать логике «ситуация — осложнение — разрешение». То есть сначала описываем ситуацию. Потом рассказываем про вызовы, с ней связанные. И наконец, объясняем, как с этими вызовами справиться.
Также подумайте о том, какой формат более эффективен — просто текст (его иногда называют «вертикальный документ») или все же картинки. Если мало иллюстраций, графиков, фотографий, текст часто заходит лучше, из него проще сделать историю. Но главное — сначала подумайте, какие у аудитории или руководителя ожидания от презентации, и пишите историю именно про это.
Вопросы для подготовки
• Кто ваш слушатель? Какие у него ожидания от выступления, что ему важно и интересно?
• В какую историю вы сложите свое выступление и материалы? Сможете ли рассказать ее наизусть?
• Какого размера будет помещение? Смогут ли прочитать ваши слайды слушатели с задних рядов?
• Однозначна ли интерпретация данных и нет ли лишней информации?
• Сколько времени у вас на выступление? Какой информацией можно пренебречь, если его окажется меньше?
Подготовлено по книге «Не теоретик».
