Когда мы пытаемся понять, на что зря тратим рабочее время, обычно вспоминаем про социальные сети. На самом деле, расхитителей гораздо больше. Нашли некоторые из них (и способы с ними справиться).
Мелкие задачи
Многие активно используют правило двух минут. Оно звучит так: «Если задача занимает меньше двух минут — сделай ее не откладывая». Совет стоящий. Но проблема в том, что иногда мы не видим вещи такими, какими они являются.
Дело, которое кажется двухминутным, не обязательно является таковым. Как часто вы замечали себя в ситуации, когда брались за мелкую задачу и через полчаса понимали, что еще 15-20 минут, и ее доделаете? В состоянии беспокойного мозга наши прогнозы далеки от истинных. Хуже того, если мы через 15-20 минут обнаружим, что ошиблись в оценке, нам будет сложнее бросить недоделанное, и мы потратим еще 15 минут. И еще. Чем дольше мы просидели с задачей, тем сложнее не вложить в нее дополнительное время.
Чтобы избежать таких потерь, можно использовать шаблон «Доза мелкой фигни» из бестселлера Максима Дорофеева «Джедайские техники»: вносить мелкие задачи в отдельный список и ежедневно или раз в неделю выделять 20 минут на их решение. Или использовать практику «Делать задачи только из списка»: записали, соотнесли с тем, что уже есть в плане на день и, когда мелкие задачи действительно важны, начали делать.
Из книг «Путь джедая» и «Джедайские техники»
Встречи и забитый календарь
На рабочем месте время пролетает быстрее, потому что делится на множество коротких отрезков. Большинство людей работают не восемь часов в день, а примерно два. Остальное время съедают встречи, телеконференции и прочие отвлекающие факторы.
Встреч становится все больше еще и потому, что зайти в календарь коллеги или отправить приглашение, проще некуда. Раз кромсать чужое рабочее время одним движением руки позволительно, все так и делают. А если добавить в календарь функцию приглашения на встречу пяти человек, чтобы программа сама находила общее удобное время, то вместо одного придут шестеро.
Календарный тетрис оправдывают тем, что «это же всего лишь приглашение!». Но ни один добросовестный сотрудник его не проигнорирует. Никто не хочет прослыть несговорчивым или замкнутым. Разноцветные «кирпичики» падают, пока не забьют день и игра не закончится.
Проверьте, не перегружен ли ваш календарь необязательными встречами. — Источник
Попробуйте проанализировать, какие встречи не слишком важны. Если без внешнего оповещения вы не стали бы заниматься их организацией, значит, в них нет никакой необходимости. Объясните начальнику, что хотите закончить работу, а о результатах обсуждений можете узнать от коллег.
Из книги «Не сходите с ума на работе»
Незавершенные задачи
Один из самых известных теоретиков личной эффективности Дэвид Аллен объясняет: мозг естественным образом помнит и удерживает все прерванные и незаконченные действия. Он будет цепляться за них, напоминать в самые неподходящие моменты и снижать вашу способность активно действовать. Поэтому любую незавершенную задачу нужно фиксировать в удобной для вас системе планирования, которой вы постоянно пользуетесь, и впоследствии выполнять.
Из книги «Как привести дела в порядок»
Электронная почта
Сколько раз в день вы проверяете свой электронный ящик? Почта может быть удобным инструментом, а может стать пожирателем времени. Вот несколько советов по продуктивной работе с ней.
1. Закройте на компьютере приложение «электронная почта». Попробуйте минимизировать ее визуальное присутствие на мониторе. Настройте ящик так, чтобы он давал знать о поступлении сообщений звуковыми или другими сигналами. Ведь когда вы отвлекаетесь на каждое входящее, это мешает сосредоточиться на работе и снижает производительность. Возьмите за правило проверять электронную почту раз в день — утром, в полдень или ближе к вечеру. При необходимости можно делать это в начале каждого часа.
2. Постарайтесь, чтобы в почте не скапливалось более 10 сообщений. Чтобы добиться такого результата, выберите день, когда сможете привести все в порядок, а в дальнейшем при каждом открытии почты на компьютере работайте с каждым входящим сообщением следующим образом:
- Уничтожьте письмо, если оно вам не нужно, или архивируйте.
- Ответьте. Зачастую на сообщение необходим короткий формальный ответ. Если можете подготовить его в течение пары минут, сделайте это.
- Перенесите письмо в папку. Научитесь пользоваться папками и архивировать входящие, если сейчас они вам не нужны, но могут понадобиться в будущем.
- Помечайте письма значком, если вам необходимо использовать их или внести в свой календарь.
Как у вас дела с почтой? — Источник
Если входящее сообщение предполагает ответ или другое действие, но вы еще не готовы к нему, используйте специальные значки в приложении. Они помогут найти сообщение, когда оно понадобится, но на какое-то время вы сможете просто выключить его из своей памяти.
3. Используйте электронную почту только для обмена информацией. Она не приспособлена для эмоциональных посланий. Готовясь отправить электронное письмо, сделайте паузу и подумайте: «А это действительно лучший способ связи?».
Из книги «Час тишины»
Поток новостей
За последние годы про цифровой детокс вышло несколько хороших книг (например, «Цифровой минимализм»). Американский экономист и трейдер Нассим Талеб тоже писал про важность отказа от новостей и пришел к интересному выводу: чем дольше живет идея, тем выше вероятность, что она продолжит жить.
Незачем тонуть в потоках некачественного контента и отсеивать его, когда есть фундаментальные книги, авторы, пресса и концепции. Их значимость вечна или
долгосрочна. Даже на них у нас не хватает времени, поэтому изучать информацию, значимость которой сохраняется 5-10 минут, обидно. Бесценный и ограниченный ресурс — внимание — может тратиться на генерирование знаний (написание статьи, чтение учебника, посещение тренинга) или на генерирование эмоций (чтение новостей в сети).
Условно говоря, лучше читать Бертрана Рассела, которого изучают и издают уже очень давно. А новость про скачок курса акций компании N на 0,3% будет значимой в течение 15 минут и забудется. Зато потраченного на нее времени (внимания) не вернешь.
Не стоит тонуть в новостном потоке. — Источник
Еще один важный аргумент для отказа от новостей (во всяком случае, от тех, которые не важны для профессиональной деятельности): негативные новости привлекают
больше внимания и способствуют повышению рейтинга. Про авиакатастрофу или другое печальное событие говорят несколько дней в подавляющем большинстве СМИ.
Получается, что такой «негативный отбор» формирует не очень веселую новостную картинку, хотя мы живем в один из самых благополучных и безопасных периодов истории.
Из книги «Бизнесхак на каждый день 2.0»
Возможно, вам знакомы другие расхитители времени и способы с ними справиться. Поделитесь с нами!
По материалам книг «Путь джедая», «Джедайские техники», «Не сходите с ума на работе», «Как привести дела в порядок», «Час тишины», «Бизнесхак на каждый день 2.0»
Обложка поста — unsplash.com
