Полина Коковина, редактор Binary District
Любой проект начинается с планирования. От того, как вы расставите приоритеты, во многом зависит результат. На первый взгляд кажется, это легко — составить план и вручить каждому сотруднику по заданию. Но на самом деле промахнуться именно на этом этапе очень просто. Вместе со спикерами курса «Project management in IT» в технологическом сообществе Binary District мы разобрали основные ошибки менеджеров в приоритизации задач.
1. Объединять цели и задачи
Часто мы не разделяем цели и задачи, заносим все в один to-do list. Обозначить план действий общими словами — «сделать рекламу в соцсетях» — не значит поставить задачу. Сотрудники не поймут, что от них требуют, будут задавать много вопросов. В данном случае ваша цель — «провести рекламную кампанию в указанные сроки для повышения узнаваемости бренда», а задачи могут выглядеть так: поручить стратегу изучить конкурентов, забрифовать дизайнера и копирайтера подготовить креатив, определить площадки размещения и рассчитать бюджет. Цель — это конечный пункт, а задачи — средства передвижения к нему, прописывайте их максимально подробно.
2. Делать все за раз
Если вы понимаете, что задача большая, используйте декомпозицию — метод «разрезания слона на бифштексы». То есть делите одну большую задачу на несколько маленьких. Например, вам нужно перевести команду на платформу по управлению проектами. Разделите эту задачу на этапы: изучите, какие платформы существуют и каковы их преимущества, проведите встречу с командой и разберите, как платформа работает, как ставить задачи и отслеживать их, перенесите материалы в облако.
3. В приоритете все
В большом потоке задач каждая из них кажется важной. Но если ставить в приоритет абсолютно все, то команда запутается что и в каком порядке выполнять, «механизмы» выйдут из строя. Выпишите все задачи и составьте рейтинг важности. Помните, что срочное и важное — разные вещи. Чтобы понять план действий, разделите задачи на четыре группы:
- Срочные и важные — выполняйте в первую очередь, но старайтесь избегать их появления. Наличие таких задач означает, что у вас «завал».
- Не срочные, но важные — решайте эти задачи в комфортном режиме, подходите к ним конструктивно, у вас для этого достаточно времени. Но это не значит, что можно отодвигать дедлайн.
- Не важные, но срочные — делегируйте эти задачи. Они отнимут у вас много времени, а пользы принесут мало.
- Несрочные, неважные — вычеркивайте из списка эти задачи.
Так вы сможете понять, что у вас и вашей команды в приоритете, как распределить ресурсы и время.
4. Забывать про время
Вы расставили задачи по важности и кажется, что теперь все хорошо. Но в какой-то момент дизайнеры «в огне», разработчикам не хватает рук, почта и телефон разрываются в негодовании, а вы ничего не успеваете. Мало определить задачи — на их выполнение нужно рассчитать время и четко обозначить дедлайны и промежуточные контрольные точки. Сделать это непросто. Часто задача на два часа превращается в две недели, а выполняет ее не один человек, а весь отдел. Чтобы понять, какие даты называть клиенту и какие промежуточные дедлайны ставить внутри команды, можно использовать два способа:
- Опираться на свой опыт. Если вы и ваша команда уже сталкивались с подобными задачами и знаете, сколько времени нужно и какие форс-мажоры могут произойти, то ставьте примерно тот же срок.
- Опираться на опыт других. Если видите задачу впервые и не знаете, сколько времени на нее нужно, посоветуйтесь с коллегами, у которых уже есть опыт. Они расскажут, сколько времени у них ушло, какие могут быть риски.
5. Прыгать с задачи на задачу
Вам в почту прилетают неожиданные запросы с размытыми дедлайнами. Вы отвлекаетесь от текущих дел и переключаетесь на что-то другое, потому что «это займет пять минут» и «сейчас по-быстрому сделаю». Итог: вместо того, чтобы делать презентацию, вы сидите и третий час выбираете подарок на день рождения клиента. Прежде чем пожертвовать своим временем, энергией и ресурсами, определите, нужно ли это делать прямо сейчас. Если да, то заносите задачу в план, иначе легко потеряете внимание и время.
6. На все соглашаться
Списки задач бывают открытые и закрытые. Чаще всего мы выбираем первые. То есть в течение дня соглашаемся на каждый запрос и добавляем его в уже готовый план. В итоге к концу дня нагрузка не уменьшилась. Чтобы этого избежать, нужно перейти на закрытый список задач. То есть ограничить свое расписание на день, например, семью пунктами и не принимать новые запросы. Закрытые списки хороши тем, что заставляют подумать и оценить задачу прежде, чем взять ее в работу. Они также учат говорить нет, если эта задача спорит с вашими приоритетами или вообще не входит в ваши обязанности.
7. Делать все самому
То, что вы можете что-то сделать, не означает, что вы должны это делать. Выполнять все самому — дорого, энергозатратно и в итоге непродуктивно. Доверяйте своей команде. Если вы считаете, что сотрудник может выполнить 70% задачи, значит он сможет выполнить ее полностью. Ищите сильные стороны своих сотрудников и опирайтесь на них.
8. Думать только о себе
Почему нет результата, если попросить стратега переделать отчет к вечеру, а дизайнера — сверстать презентацию за полчаса? Потому что у сотрудников могут быть другие проекты и дедлайны — и, возможно, ваша задача не такая приоритетная. Вам придется встать в очередь. Помимо вас есть и другие команды, которые нуждаются в стратеге или дизайнере. Общайтесь и вам будет проще понять, как распоряжаться ресурсами и временем.
К постановке задач стоит подходить так же серьезно, как и к их реализации. Чтобы проект принес положительный результат, при его планировании учитывайте возможные риски, оценивайте свои возможности и время, работайте вместе с командой. Четкая приоритизация задач — уже половина успеха.
Обложка поста: pixabay.com.
