В наших делах часто царит полный сумбур. Мы не справляемся с потоком задач, откладываем на потом важные проекты, тонем в бытовых проблемах и не знаем, за что взяться в первую очередь. Автор книги «Джедайские техники» Максим Дорофеев создал стройную концепцию, которая объясняет, почему людям сложно все успевать и как можно изменить ситуацию к лучшему. Делимся несколькими важными тезисами и советами.
Начните экономить мыслетопливо
Когда мы что-то делаем, нужно помнить не только о времени, но и о другом важном элементе — мыслетопливе. Психологи называют его по-разному: энергия, внимание, способность принимать решения. Но суть одна: есть некий ресурс, который позволяет нам думать, и, к сожалению, он имеет свойство заканчиваться.
В зависимости от того, сколько у вас осталось мыслетоплива, вы можете работать над одной и той же задачей как пять минут, так и четыре часа. Источник
Зачастую мы тратим этот ценный ресурс впустую, не учитывая, что его запас ограничен. Вот четыре простейших примера, как устранить утечки мыслетоплива.
1. Составлять списки дел и регулярно их просматривать. Если вы нигде не зафиксируете, что вам нужно сходить к стоматологу (вызвать сантехника, опубликовать пост в блоге, позвонить заказчику), то периодически в вашем сознании будет выскакивать мысль: «А ты не забыл, что должен еще заняться вот этим?» Направляя энергию не на текущую задачу, а на то, чтобы удержать все дела в голове, вы зря расходуете ресурс.
2. Сокращать количество отвлекающих факторов. Социальные сети, гаджеты, звуковые уведомления о входящих сообщениях — все это требует нашего внимания и пожирает мыслетопливо. Всякий раз, переключаясь на развлекательный контент или переписку в мессенджерах, а потом пытаясь вновь сконцентрироваться на важной задаче, мы теряем энергию.
3. Каждый день спать по 8–9 часов. Это очень важно: при дефиците сна нам становится сложнее управлять вниманием, поэтому приходится тратить больше мыслетоплива, чтобы сосредоточиться на задачах.
4. Следить, чтобы не накапливалось слишком много отложенных проблем. С чего можно начать? В течение ближайших 72 часов выполните все мелкие дела, которые беспокоят вас, регулярно всплывают в вашем списке задач, но постоянно переносятся на потом: разберитесь с долгами, сходите на почту, почините кран в ванной… В будущем старайтесь решать такие вопросы вовремя.
Подружитесь с обезьянкой
Представьте, что в вашей голове сосуществуют человек, отвечающий за рациональные решения, и обезьянка, для которой важнее всего сиюминутное удовольствие.
Когда вы заходите в Facebook, у руля становится обезьянка. Ей все интересно, поэтому вместо планируемых пяти—десяти минут вы, скорее всего, проведете в соцсети пару часов. Чтобы этого не случилось, можно запустить таймер и позволить себе расслабиться. Звонок будильника напомнит рациональному человеку, что пора вновь взять ситуацию под контроль.
Мы от природы нелогичны, импульсивны, иррациональны, и к этому можно только приспособиться. Источник
Обезьянка не любит напрягаться и готова выполнять лишь самые легкие задачи, но при этом именно она управляет нашим поведением бо́льшую часть времени. Так что и планировать дела нужно с учетом ее способностей. Многие считают, что с ней необходимо бороться при помощи третьего персонажа — панического монстра. Он появляется, когда вы понимаете, что завтра дедлайн, или, к примеру, на вашу почту приходит гневное письмо от начальника.
Рациональный человек может думать над проектами, формулировать списки дел и поручать обезьянке какую-то работу. Но это должны быть очень простые задачи.
Например, составить коммерческое предложение — сложное дело. А вот позвонить кому-то и задать конкретный вопрос, написать письмо в два—три предложения или найти нужную информацию в интернете — это уже понятные для обезьянки шаги.
Если вы планируете заняться большим проектом, для начала определите первые крохотные действия, которые необходимо предпринять, — их и нужно зафиксировать в «обезьяньем» перечне дел. Позже рациональный человек должен вернуться, посмотреть, что уже выполнено, и поставить новые задачи.
Распределите входящую информацию по четырем категориям
Существует четыре сущности, с каждой из которых нужно работать отдельно, — задачи, проекты, календарные записи и справочная информация.
1. Задачи — это простые шаги, о которых мы рассказывали выше. То, что обезьянка может взять и сделать. Все задачи необходимо рассортировать на три группы: сегодня, на этой неделе и потом.
2. Проекты — нечто более сложное, трудоемкое, затратное по времени. Здесь обезьянка не справится без помощи рационального человека, который должен подумать и разбить проект на задачи (см. пункт 1).
3. Записи в календаре. Иногда случаются в нашей жизни события, которые очень жестко привязаны ко времени. Допустим, вам надо вспомнить, что в среду в три часа у вас встреча с клиентом, — это должно стать записью в календаре. Если же к беседе нужно как-то подготовиться (например, сделать презентацию), то придется пополнить еще и список задач.
4. Справочная информация — то, что напрямую никаких действий не влечет, но может вам пригодиться. Сюда относятся, к примеру, идеи для будущих проектов, статистические графики и таблицы, полезные статьи. Хранить такую информацию можно где угодно — на гугл-диске, в папках на рабочем столе компьютера, в коробке из-под обуви. Главное, чтобы в нужный момент эти материалы были под рукой.
Всю входящую информацию — письма, идеи, поручения, проблемы и так далее — необходимо анализировать и распределять по четырем категориям. Очень важно регулярно просматривать списки и своевременно вносить в них корректировки. Достаточно тратить на это пару минут в день и четверть часа в конце недели — и тогда в ваших делах будет царить порядок.
Копните глубже
Что делать с проектами, про которые не хочется даже вспоминать и с которыми мы тянем по полгода? Они перепрыгивают из одного списка в другой, мы их постоянно видим, но каждый раз думаем: «Потом разберусь».
У прокрастинации могут быть разные причины, и только вы сами способны ответить, почему тянете с тем или иным делом. Так что в первую очередь нужно прислушаться к себе.
Выделите время, чтобы подумать над «висяками». Источник
Возможно, у вас есть подсознательный страх, что вы не справитесь с работой. Или вам мешает внутренний перфекционист, девиз которого — «лучше хорошо, но никогда, чем кое-как, но сегодня». В этом случае необходимо снизить планку и постараться выполнить дело с минимально приемлемым результатом.
Иногда прокрастинация связана с тем, что мы не способны сформулировать первый шаг, который можно отдать обезьянке. Такое бывает, когда проект слишком глобальный и мы не совсем понимаем, что хотим в конце получить. В этой ситуации сто́ит подумать над ближайшим целевым состоянием.
Например, у вас есть туманное ви́дение: вы хотите сделать Facebook двадцать второго века. Ближайшее целевое состояние — это маленькое приложение, где люди смогут ставить друг другу дизлайки.
Когда вы определите ближайшее целевое состояние, можно попытаться придумать первый маленький шаг к этому этапу. Еще один способ выйти из ступора — устроить мозговой штурм, который позволит рассмотреть проблему с разных сторон.
Статья написана на основе интервью с Максимом Дорофеевым на websarafan.ru. Если хотите узнать больше, слушайте аудиозапись (подкаст № 32).
Обложка поста отсюда
