При слове «продуктивный» многим представится человек, который вкалывает. Распространенная ошибка — приравнивание загруженности к продуктивности, но это не одно и то же. Если за сутки успевать решать не сто задач, а тысячу, это вряд ли сделает вас счастливее. Что же такое продуктивность? Поискали ответ в нескольких книгах и собрали в этот лонгрид. Продуктивного чтения!
Матрица управления временем
Продуктивность — получение желаемых результатов с наименьшими затратами времени и усилий. Когда мы работаем на износ, истерично закрывая одну задачку за другой, у нас нет возможности притормозить и подумать, а приведут ли они нас к желаемым результатам. И вот раздражение и усталость входят в чат.
А за ворохом бестолковых задач разглядеть их бывает сложно. Каждый день лошадь вспахивает поле, но хлеб ей никто не покажет. Для нее есть только процесс и нет результата.
Стивен Кови разработал так называемую матрицу управления временем. В ее рамках все задачи на свете, и рабочие, и жизненные, делятся на четыре категории:
- важное срочное — ваши основные задачи, которые нельзя отложить на потом, они требуют немедленной реакции;
- важное несрочное — сюда обычно относят то, что в будущем помогло бы вам решать другие задачи быстрее и эффективнее (стратегическое планирование, курсы, повышение квалификации);
- неважное срочное — совещания, на которых информация, которую можно изложить за десять минут, растягивается на час и больше; просьбы коллег, выполнение которых поможет им, но на ваши показатели не повлияет;
- неважное несрочное — сюда относятся задачи, результаты которых не оказывают большого влияния на вашу работу и не требуют немедленного исполнения.
Как правило, с важными срочными задачами проблем нет: мы решаем их сразу, по мере возникновения. А вот при работе с важным несрочным мы сталкиваемся с трудностями: оно же несрочное, так что его можно сделать как-нибудь потом. К важным несрочным задачам, например, часто относится просто время на подумать: часок-другой, чтобы переварить нынешнее положение дел и найти более эффективные способы решать текущие задачи, оптимизировать процессы или составить более удобный для себя график работы.
Теперь взгляните еще раз на этот список и честно ответьте себе на вопрос: на какой из пунктов вы тратите львиную долю своего времени? Вероятно, на неважное срочное: коллеги попросили помочь, руководителю нужно заказать билеты (хотя вообще-то это не входит в ваши обязанности, но у него лапки и помощник заболел), совещание, где обязательно нужно отметиться, хотя вы точно знаете, что ничего ценного оттуда не вынесете. Все это пожирает ваше время, ничего не предлагая взамен.
Когда на нас наваливается миллион бессмысленных задач, которые мы решаем по инерции, не задумываясь, мы перестаем чувствовать сам смысл работы. Так и продолжаем загонять себя: из неважного несрочного задачи постепенно перекочевывают в категорию «важное срочное», и так постоянно. Как итог — работа выполняется словно на конвейере. Когда наш график наполнен неважными срочными задачами, мы чувствуем, что вместо того, чтобы «спасать мир», занимаемся какой-то ерундой. Наша работа обесценивается, мы не испытываем удовлетворения от того, что делаем. Людям нравится наблюдать результат своих трудов.
Итак, вкалывать — это не продуктивность. Продуктивность — это про результат. Если, по-вашему, один тот факт, что вы сидите в офисе до десяти часов вечера, должен обеспечить вас повышением или премией, то вы неправы. Это так не работает. Вот если вы покажете крутые результаты, которые помогут компании выйти на новый уровень, — это будет показателем. Можно возразить, что в государственных/некоммерческих организациях все именно так: премии выдают за «высиживание», а самостоятельные решения не приветствуются.
Что ж, соглашаться ли на работу в такой среде — это только ваш выбор. Вы хотите оставаться на месте, где вашу эффективность будут оценивать по тому, насколько усидчиво вы примостились на стуле? К сожалению, это даже для резюме весьма сомнительная строчка.
Теперь немного практики. Давайте разберемся с ворохом задач.
Упражнение «Ворох задач»
1. В начале дня выпишите все задачи, которые вам предстоит выполнить сегодня.
2. Нарисуйте квадрат, разделенный на четыре поля для четырех типов задач, которые мы описали выше.
3. В течение дня все возникающие задачи вписывайте в одну из категорий, после чего посчитайте, сколько времени вы потратили на каждую из них. Отмечайте, на какой промежуток времени вы отвлеклись (например, на спонтанный звонок или на просьбу коллеги).
4. Теперь проанализируйте соотношение важных и неважных задач в вашем графике. Что из важного вы не успели из-за неважного? Как, по-вашему, можно уменьшить количество неважных задач в пользу важных?
Лайфхак для продуктивности
Ставьте себе глобальную задачу: на год, на квартал, на месяц… Это цель, к которой вы стремитесь. Ее нужно держать в голове, чтобы не погрязнуть в болоте однообразных рутинных «задач ради задач», которые никуда вас не приведут.
Если у вас в планах заработать миллион к концу года, а к вам подходит коллега и просит полить фикус, спросите себя, как это приблизит вас к миллиону. Если вы ставите себе в план работу над курсом, а к вам приходит подчиненный и просит о встрече тет-а-тет, то сначала убедитесь, что эта встреча действительно необходима прямо здесь и сейчас, что ее нельзя перенести на неделю или вовсе обсудить все в мессенджерах. Это помогает отделить зерна от плевел.
Можно составить для себя план на неделю, куда, например, войдут пять важных задач. Таким образом, на день будет стоять одна большая задача, выполнив которую вы поймете, что он прожит не зря. Если задача настолько объемная, что на ее выполнение требуется больше двух дней, разбивайте ее на небольшие подзадачи.
Если вас заваливает тысячей и одним неважным делом, план подскажет, на чем нужно удерживать фокус внимания. Утром — деньги, вечером — стулья. Точнее, так: вечером — составить план, утром — работать по нему. Или наоборот, все зависит от того, как вам удобнее.
Неочевидное планирование
Есть задачи простые и прямолинейные: написать, отправить, позвонить… С ними все ясно. Встречи тоже легко поставить в календарь: понятно, когда они начинаются и когда заканчиваются (это мы еще обсудим). Но бывают и менее понятные задачи, к которым не подойдешь с наскока: надо поразмыслить, с чего начать, посоветоваться, подготовиться.
Побеждаем пожирателей времени
У вашей продуктивности тоже есть враги, и это не паранойя. Вот они, мешающие вашему триумфу:
— всплывающие сообщения,
— электронная почта,
— социальные сети,
— несрочные поручения от руководства и просьбы коллег.
Любая встреча — инвестиция времени. Вам решать, готовы вы вкладываться в нее или нет. Если вы знаете, что встреча бесполезна, что не вынесете из нее ничего нового, то зачем она вообще нужна? Пропустите ее. Попросите прислать вам в письменном виде краткую сводку, о чем было собрание.
Особенно губительны в этом смысле затянувшиеся часовые посиделки. Час — это же целый мир, обычно столько длятся брейнштормы, стратегические сессии… Но точно не еженедельные планерки.
Максимум полчаса, а еще лучше — 18 минут, как диктуют правила TED Talks, общие для всех спикеров независимо от их статуса. По словам куратора конференции Криса Андерсона, 18 минут — это «достаточно коротко, чтобы привлечь внимание людей, в том числе в интернете, и достаточно точно, чтобы к ним относились серьезно. Этого времени также вполне достаточно, чтобы сказать что-то важное».
Из книги «Работа по любви».
Бумажная книга Электронная книга
Карьерный шаг… назад
Если вы застряли на одном месте, это не значит, что ваш потенциал снижается. Стагнация — это не признак того, что вы достигли потолка. На самом деле это говорит о том, что, возможно, пришло время развернуться и поискать новый маршрут. Если в вашей карьере начался застой, причина, как правило, кроется в том, что вы двигались в неверном направлении, или выбрали не тот путь, или у вас кончается топливо.
Она может казаться незнакомой, извилистой, ухабистой, но развитие редко происходит по прямой линии — обычно каждый прорыв представляет собой виток. Процесс развития навыков не бывает стабильным: он больше похож на движение в гору. Чем выше мы поднимаемся, тем тяжелее нам становится и тем менее значительным оказывается наш прогресс.
Внимательно изучив накопившиеся более чем за тысячу лет исследования по теме прогресса, специалисты по когнитивной психологии Уэйн Грэй и Джон Линдстедт обнаружили нечто удивительное: стагнация сначала всегда сменяется спадом, но затем обязательно следует подъем. Когда в ходе совершенствования навыков в различных сферах деятельности — начиная с игры в «Тетрис» или гольф и заканчивая тренировкой памяти — человек вдруг застревает, переход на новый уровень, как правило, не происходит до тех пор, пока не минует этап кризиса.
Дойдя до тупика и желая найти способ двигаться дальше, мы иногда бываем вынуждены вернуться. Тогда, отступив, мы получаем возможность обнаружить новый путь, позволяющий нарастить темп, необходимый для достижения нужной вершины. Зачастую принять неизбежность отступления бывает трудно, ведь это означает, что придется свернуть изначальный план и начать все с нуля.
«Когда человек придумывает, тестирует, отклоняет или принимает новые методы, результативность его работы уменьшается, — объясняют Грэй и Линдстедт. — Улучшение происходит с применением нового эффективного метода […] благодаря которому ему удается превзойти уровень прежних достижений». Поиск действенного способа достижения цели включает в себя метод проб и ошибок. Первые иногда также бывают ошибками: мы напрасно тратим силы, следуя неэффективным стратегиям. Тем не менее, даже если нам удается найти другой подход, из-за неумения его правильно использовать дела у нас поначалу становятся еще хуже, чем были до.
К примеру, если на данный момент вы не очень быстро печатаете, то, скорее всего, когда-нибудь у вас получится дойти до предела, что составляет от 30 до 40 слов в минуту. Как бы усердно вы ни практиковались, в определенный момент вы все равно упретесь в этот потолок. Если же после этого вы захотите удвоить свой результат и научиться печатать со скоростью 60‒70 слов в минуту, вам придется испробовать новый метод: набирать текст не глядя. Однако, прежде чем у вас разовьется этот навык, вы будете вынуждены замедлиться: чтобы выучить расположение клавиш, понадобится время.
Из книги «Скрытый потенциал».
Бумажная книга Электронная книга
Откуда берется интерес (а значит, и продуктивность)
Есть два подхода к этому вопросу:
1) интерес существует сам по себе (где-то вовне либо глубоко внутри нас), и его надо просто найти;
2) интерес не задан изначально, он развивается в процессе.
С первым подходом мы хорошо знакомы: интерес как любовь с первого взгляда и на всю жизнь: нашел, узнал, а дальше бесконечный хеппи-энд. Большинство книг и историй успеха написаны именно об этом.
Сторонники второго подхода меньше машут флагами, его сложнее продать в виде вау-историй и вдохновляющих спичей, но этот подход научно обоснован и становится все более популярным.
Его главный посыл лучше всего выразила Кэрол Дуэк, профессор психологии из Стэнфорда: «Passions aren’t „found“, they’re developed» — «интерес (passion) не „находят“, его развивают». Внутри нас не существует неких заложенных глубинных интересов, которые только и ждут обнаружения.
Это подтверждает нейробиолог доктор Такаси Цукияма: «Чем вы успешнее в каком-либо занятии, тем больше оно вам нравится». Он поясняет, каким образом любовь к делу нарастает со временем: «Нервные клетки мозга (нейроны) образуют отростки, с помощью которых они соединяются с другими нейронами, и между ними передаются электрические сигналы (импульсы), — так работает нейронная сеть. Совершенствование нейросети может происходить только поэтапно. Это может показаться немного муторным и трудным, но однажды вы почувствуете серьезный прогресс, потому что нейронные сети начнут объединяться. Вы будете решать все более сложные задачи, накапливать положительный опыт, что расценивается мозгом как нечто приятное. Постепенно ваше занятие начнет приносить вам все больше положительных эмоций и получаться легко».
Вы заметили, как непохоже это на «найди свое призвание, и тебе не придется работать ни одного дня»? Люди работают, даже пашут, но пашут с удовольствием. В чем же противоречие? Противоречия нет.
Из книги «Это норм!».
