Как только вы думаете в отношении какой-то задачи «я должен», «нужно», «следовало бы», эта задача переходит в категорию незавершенных. Незавершенные дела у вас в голове поглощают энергию вашего внимания. Стратегические идеи, так и оставшиеся лишь на бумаге, сломанные гаджеты в ящике стола, которые нужно или отремонтировать, или выбросить, старые журналы на столике — все это относится именно к этой категории вещей.
Как работать с незавершенными задачами? Поискали ответ в покетбуке «Как привести дела в порядок. NEON Pocketbooks» (книга № 1 в мире по самоорганизации).
Инструменты для сбора информации
Для того чтобы эффективно управлять незавершенными делами, их необходимо раскладывать по символическим «корзинам», где они будут надежно храниться, пока у вас не найдется минутка, чтобы определить, как вы будете решать эту задачу и будете ли вообще. Существует несколько типов инструментов, как традиционных, так и высокотехнологичных, которые можно применять для сбора информации о незавершенных задачах.
Как корзину «Входящие», в которой накапливается информация из внешних источников, можно использовать:
— стандартный лоток для входящих документов;
— бумажные системы планирования и записи;
— электронные системы планирования и записи;
— электронную почту и разные устройства для быстрого обмена сообщениями.
Благодаря техническому прогрессу все эти различные каналы можно автоматически объединить. Заметки на бумаге или на доске моментально переводятся в электронный формат; голосовые сообщения можно записать, оцифровать и распечатать. Можно отправить какую-то идею себе на почту с мобильного устройства. Все эти инструменты, и традиционные, и высокотехнологичные, интегрируют потенциально полезную информацию, обязательства, идеи и соглашения.
У большинства людей имеются те или иные инструменты сбора информации, однако, как правило, они не пользуются ими в полной мере.
Вот три обязательных условия, от которых зависит эффективность фазы сбора:
- Все незавершенные задачи нужно хранить во внешней системе, а не в голове.
- Количество мест для сбора и хранения информации должно быть минимальным.
- Систему сбора информации нужно регулярно очищать.
Выбросьте всё из головы
Если вы все еще стараетесь держать все задачи в голове, скорее всего, вас будет сложно убедить системно использовать и проводить ревизию ваших корзин «Входящие». Многие рассуждают так: какая разница, хранится ли информация о незавершенных делах во внешней системе или в голове, толку нет ни от того, ни от другого. Это все равно что пытаться играть в пинбол на игровом автомате с большими дырками на игровом поле, так что мячи постоянно в них проваливаются. Какой смысл продолжать играть?
Инструменты сбора и хранения информации должны стать вашими постоянными спутниками, всегда находиться под рукой, чтобы вы в любой момент могли зафиксировать какую-то ценную мысль. Пусть они станут для вас столь же незаменимыми, как зубная щетка, водительские права или очки.
Минимизируйте количество мест для хранения информации
Создайте столько мест для хранения информации, сколько вам необходимо, но при этом позаботьтесь о том, чтобы с ними можно было эффективно работать. Ваша система сбора и хранения информации должна быть доступна для вас в любом контексте, так как полезные идеи и мысли приходят где угодно и когда угодно.
Записи нужно систематизировать, а не позволять им копиться на листках бумаги, в блокнотах, в ящиках стола. Документы и другие физические материалы должны быть рассортированы по лоткам и папкам, а не лежать стопками во всех углах.
Что касается высокотехнологичных инструментов, с развитием социальных сетей, многочисленных мобильных устройств и вездесущей электронной почты число потенциальных источников входящей информации значительно увеличилось. Сегодня у людей нередко больше одного адреса электронной почты, они участвуют в нескольких социальных сетях и имеют несколько цифровых устройств.
Парадоксально, но теперь, когда цифровая революция стала повседневной реальностью, существенно укрепилась тенденция аккумулировать огромный резерв незавершенных задач из числа случайной входящей информации, а также увеличилось количество людей, для которых это становится источником стресса.
Использование стандартных инструментов и процедур для сбора и хранения информации будет приобретать для вас все большее значение по мере усложнения вашей жизни и работы. Например, за годы работы, возможно, вы заметили, что самые удачные мысли о работе приходят в голову отнюдь не в офисе. Способность не упустить эти мысли благодаря удобной системе хранения информации, которая всегда под рукой, — это ключ к высокой эффективности.
Регулярно очищайте системы сбора информации
Если не очищать систему и не обрабатывать собранную информацию, то единственная функция, которую вскоре начнет выполнять эта система, — это хранение беспорядочно наваленного хлама.
Это означает, что вы должны прояснить суть каждого пункта и решить, что должно быть сделано относительно него, а при невозможности завершить дело сразу — отложить конкретное действие по нему на будущее. Не расчищать «корзины» для сбора информации — все равно что не выносить мусорное ведро или не вынимать корреспонденцию из почтового ящика: вам придется все время покупать новые, чтобы справиться с постоянно растущим объемом.
Тем не менее, чтобы очистить реальную или виртуальную корзину «Входящие», нужно иметь эффективную комплексную систему управления действиями: уж слишком много всего остается в этой корзине из-за отсутствия действенных методов ее очистки. Корзина «Входящие», особенно для бумаг и электронных писем, — это лучшее, что многие люди могут сделать для организации процесса. По крайней мере они уверены, что где-то есть напоминание о том, что им все еще нужно сделать. К сожалению, эта страховка перестает действовать, когда за кипой бумаг становится не видно лотка или список входящих электронных писем перестает умещаться на одном экране монитора.
Пошаговый алгоритм очищения корзин
А теперь перейдем к тому, как научиться обнулять системы сбора информации без необходимости выполнять всю работу прямо сейчас. Вот пошаговый алгоритм мышления, необходимый для очищения «корзин».
1. Что это?
Это не праздный вопрос. Что представляет собой собранная информация и что с ней делать? Например, многие бумаги, которые не вписываются в нашу систему самоорганизации, оказываются какими-то корпоративными документами; нужно ли нам что-то с ними делать? Как насчет того электронного письма из отдела кадров, уведомляющего, что бла-бла-бла по поводу бла-бла-бла теперь находится в компетенции бла-бла-бла? Кипы бумаг копятся на столах и в ящиках, потому что не нашлось несколько секунд на то, чтобы выяснить, о чем, собственно, этот документ. Вот почему следующий шаг чрезвычайно важен.
2. Требует ли это действий?
На этот вопрос возможны только два ответа: да или нет. Если ответ «нет», возможны три варианта:
1. Эта информация больше не нужна (удалить).
2. Сейчас никаких действий не требуется, но может быть необходимо предпринять что-то позже (отложить).
3. Это потенциально полезная информация, которая может впоследствии понадобиться (сохранить как справочную).
А если требуются действия? В эту группу попадают те задачи, в отношении которых нужно что-то предпринять: от электронного письма с запросом тезисов вашего предстоящего выступления до записей в блокноте после личной встречи с вице-президентом, где вы обсуждали важный новый проект.
Каждую задачу, требующую действий, необходимо рассмотреть в двух аспектах.
- Какой результат вы хотите получить?
- Каково следующее действие?
Каково следующее действие?
Это главный вопрос в отношении любой информации, которую вы собрали. Если вы ответите на него правильно, будет что организовывать. «Следующее действие» — это следующее конкретное, физическое действие, которое нужно выполнить, чтобы продвинуться к завершению определенной задачи.
Примеры следующего действия:
— составить повестку дня для совещания по бюджету;
— обсудить систему хранения документов, которую нам нужно внедрить;
— найти в интернете местные курсы по обучению рисованию акварелью.
Теперь, когда вы приняли решение по поводу следующего действия, у вас три варианта.
1. Выполнить. Если это действие займет меньше двух минут, его стоит сделать, как только вы приняли такое решение.
2. Делегировать. Если это действие займет больше двух минут, то задайте себе вопрос: «Действительно ли я справлюсь с этой задачей лучше всех?» Если ответ «нет», делегируйте это действие нужному человеку.
3. Отложить. Если это действие займет дольше двух минут и выполнить его должны именно вы, следует отложить его, но отслеживать в одном или нескольких списках «Следующие действия».
Купить покетбук: МИФ / WB / Читай-город
