На первый взгляд, развитие технологий вносит кардинальные перемены во все области нашей жизни. Однако в основе применения новых технологий все еще лежат проверенные принципы, опирающиеся на факты и опыт. Групповые мероприятия не исключение. Собрания, на которые люди обязаны являться, никогда не исчезнут, ведь, если исходить из цели и желаемых результатов, их невозможно ничем заменить. Публикуем несколько советов по проведению онлайн-собраний из книги «Фасилитация на практике», а также из собственного опыта издательства МИФ.
Кто должен присутствовать на собрании?
Фасилитация на практикеПосле того как вы определите цель и желаемые результаты, тщательно продумайте, кого следует пригласить. Придерживайтесь такого правила: приглашать нужно только тех членов команды, участие которых необходимо для получения желаемых результатов. В этом случае соблюдать правило даже важнее, чем при проведении очных собраний, поскольку технологическая логистика, дополнительные трудности межличностного взаимодействия в связи с удаленностью участников, а также сложность достижения консенсуса на расстоянии делают решение о количестве приглашенных на групповое мероприятие первостепенно важным.
Впрочем, из этого правила есть исключение: если вы планируете провести одностороннее информационное совещание, охватывающее несколько территориально удаленных мест, с ограниченным временем сеансом вопросов и ответов. В таком случае количество участников мероприятия не имеет значения.
Обеспечьте личную заинтересованность
Обдумайте потребности или интересы тех, кого вы намерены пригласить. Позаботьтесь о том, чтобы любые особые вопросы или проблемы участников собрания были изучены и сопоставлены с желаемыми результатами, так вы дадите им дополнительный стимул прибыть на предстоящую встречу. Не приглашайте тех, кого, как вам известно, не заинтересует содержание запланированной повестки в полной мере.
Распределите роли
На виртуальных совещаниях роли основного фасилитатора, в качестве которого выступает организатор мероприятия, кофасилитаторов — а это все его участники, — а также хронометриста и протоколиста имеют такое же большое значение, как и на обычных собраниях. Назначить хронометриста и протоколиста можно либо заранее, либо определить во время его обзора.
Проверьте выполнение подготовительной работы
Задания по подготовке к собранию нужно распределять заранее, как и четкие инструкции, чтобы участникам хватило времени на выполнение этой работы. Удостоверьтесь в том, что она будет сделана, не полагаясь на то, что все участники мероприятия осознают важность розданных им заданий и последуют вашим инструкциям. Если к виртуальному совещанию подготовятся лишь несколько участников, это приведет к потере эффективности обработки информации и огромным тратам времени.
Держите желаемые результаты в центре внимания
Если собрание заблудилось в трех соснах, еще раз сформулируйте желаемые результаты, чтобы вернуть дискуссию в правильное русло. Основному фасилитатору и кофасилитаторам необходимо проверять, соответствуют ли подведенные итоги желаемым результатам, а также следить за тем, чтобы широта и глубина этих итогов соотносились с вопросом. В противном случае продолжайте ссылаться на желаемые результаты и выдвигайте провокационные идеи, чтобы стимулировать людей к поиску новых направлений исследования.
Придерживайтесь темы
На виртуальных групповых мероприятиях с отличной фасилитацией все обсуждаемые вопросы имеют отношение к делу, здесь не допускается отклонение от темы. Для вовлечения участников в процесс обсуждения это совершенно необходимое условие, иначе они будут постоянно отвлекаться.
Удаленность участников группового мероприятия и легкость, с которой они могут заниматься другими делами незаметно для остальных, позволяет им читать электронные письма, выполнять работу, не имеющую отношения к собранию, или заниматься чем-то другим, уделяя теме собрания только часть своего внимания.
Задавайте вопросы и давайте обратную связь
Относительно всех обсуждаемых на собрании тем постоянно задавайте открытые вопросы, какую бы форму в итоге они ни приняли — прямого, общего, встречного или перенаправленного вопроса. Обратная связь и ответы на вопросы имеют очень большое значение для эффективного проведения виртуального совещания.
Им начинает казаться, что они здесь одни, потому что эффект присутствия на таких встречах не слишком силен по причине малого отклика или полного отсутствия реакции остальных участников на их замечания или предложения. Недостаток или отсутствие обратной связи заставляет людей терять интерес к собранию, что не способствует активному обсуждению и согласованному принятию решений.
Из опыта МИФа
Возможно, в онлайне вам понадобится больше встреч, особенно поначалу, для регулярных синхронов. Одним командам достаточно одной встречи в неделю, кому-то нужно видеться каждый день: зависит от специфики задач. На собственном опыте мы убедились, что важно проводить встречи в видеоформате, чтобы видеть людей и их реакцию. Это очень помогает общению и взаимодействию.
Старайтесь всегда уточнять, правильно ли вы поняли собеседника. Вообще, здесь и везде крайне важна регулярная обратная связь: вы не прячете свои эмоции и мысли, а идете на прямой разговор.
Встречи в видеоформате хороши и тем, что так вы сможете увидеть, если человека что-то беспокоит. Конфликты — это нормально, это необходимый и важный этап развития команды. Члены команды выражают свое мнение, и мнения могут не совпадать. Но все-таки любой конфликт лучше предотвратить, и заметить негатив онлайн гораздо проще, чем, например, по электронной почте или в телефонном разговоре.
Вы не против, если я поем?:-)
Чтобы участники заранее подготовились, ссылки на материал прошиваются в календаре, либо отправляется презентация или гугл-док с повесткой.
В каждой онлайн-встрече используются:
— check-in («Чего я хочу достичь на сегодняшней встрече?»),
— тайминг,
— обращение к конкретным участникам (чтобы все были в теме и в тонусе),
— check-out («С чем я выхожу со встречи?»).
Еще несколько правил проведения встреч в МИФе:
— общаемся с включенной камерой
— если не говоришь, выключаешь микрофон
— в один момент говорит только один человек
— если хочешь поесть, уточняешь у коллег, не против ли они:-)
— дети и животные в кадре разрешены:-)
Подготовлено с использованием материалов из книги «Фасилитация на практике».
Картинки: pixabay
