Люди со зрительно-пространственным восприятием мыслят образами, а не словами. У них иначе устроен мозг — в отличие от тех, кто воспринимает информацию на слух. Они лучше усваивают материал, когда видят его, а не слышат. Две трети населения обладают зрительно-пространственным восприятием. Необходимо понимать, что это не приобретенная привычка: у людей с визуально-пространственным восприятием по-другому устроен мозг по сравнению с теми, кто воспринимает информацию на слух.
Если работа станет зримой, профессиональный уровень команды повысится, потому что это способствует работе мозга, а не препятствует ей. Как это сделать, рассказываем по нашей новинке «Визуализируйте работу».
Канбан-доски
Визуализируйте работу
Визуализировать работу — одна из важнейших задач, которая позволит усовершенствовать рабочий процесс, потому что человеческий мозг призван выискивать значимые шаблоны и структуры в том, что воспринимают зрительные органы.
Можно использовать такие визуальные системы, как канбан-доски, чтобы сделать работу видимой. Визуализация с помощью канбан-досок — на удивление простой способ выявить рабочие требования, то есть объем и тип задач, выполнение которых требуют от нас все, включая нас самих, и начать бороться с проблемой расхищения времени. Как только работа станет видимой, у нас появятся инструменты для решения проблем, которые замедляют рабочий процесс.
Канбан-доски начинаются с простейшей основы — трех колонок под названиями «Список задач», «В работе», «Выполнено». Гениальность этой доски в том, что она говорит сама за себя — либо нужно приступить к задаче, либо она уже в работе, либо вы выполнили ее. Создать такую простую систему может каждый. И применить ее легко к любым задачам.
Это также позволяет упорядочить объем работы, который иначе был бы неконтролируемым или абсолютно невидимым. Представьте, что эта доска висит у вас в офисе: она настолько проста и при этом информативна, что никому не придется ничего объяснять — любой, кто войдет в офис, сможет взглянуть на нее и понять, над чем вы работаете и на каком этапе находитесь, причем не отвлекая вас вопросами.
Большинство досок состоит минимум из трех колонок — «Список задач», «В работе» и «Выполнено» (или другие, схожие названия), которые отображают текущий статус процесса. Работа представлена в виде карточек. Синие квадраты отображают как раз такие рабочие карточки.
Как же применять канбан-доску?
Прежде всего нужно учесть несколько моментов. К примеру, если ваш список задач по объему не уступает «Войне и миру», то подумайте, действительно ли необходимо выносить все их на доску. Конечно же, нет. Встает вопрос: что отсеять? Некоторые вещи настолько незначительны, что бессмысленно захламлять ими колонку задач, иначе они отвлекут вас от более важных дел. Кроме того, к тому времени, как вы выполните от трех до пяти основных приоритетов, следующая группа первоочередных задач наверняка уже изменится.
Итак, какие задачи можно оставить? Что дает видимость вашей команде и остальным? Ответ: на это влияют обстоятельства. Что визуализировать, зависит от типа работы и основных проблем.
Часто на доску не попадают рабочие карточки, на которые уйдет менее 15 минут. Хотя есть исключения. Если задача решается всего за 10 минут, это еще не значит, что она неважна.
10-минутные задачи желательно отслеживать, если:
1. Только один человек знает, как выполнить задачу. Если визуализировать работу, это стимулирует необходимое взаимообучение.
2. Работа влияет на другие команды. Межкомандные зависимости в работе могут принимать довольно масштабные размеры. Вы потратите всего пару минут на создание карточки для канбан-доски, зато выстроите грамотное взаимодействие групп.
3. Одному из сотрудников поручаются задачи, выполнение которых требует максимум 15 минут, то есть если работа этого человека не отслеживается, она невидима. Если большие объемы работы остаются невидимыми, то очень легко нагрузить этого человека огромным количеством дополнительных задач, помимо стандартного объема его обязанностей.
Подготовлено по книге «Визуализируйте работу».
