В новый год хочется шагнуть без обузы в виде незавершенных дел. В декабре, как всегда, аврал. В декабре, как всегда, не знаешь, за что хвататься. Собрали советы из книг, как привести дела в порядок.
Сбор всей «незавершенки»
Для того чтобы избавиться от «утечек», нужно собрать в одном месте все дела, которые вы считаете незавершенными: личные или профессиональные, большие или маленькие, срочные или неважные — все, что должно быть изменено и по поводу чего вы ощущаете любую степень внутреннего обязательства это изменить, пишет Дэвид Аллен в книге «Как привести дела в порядок».
Многое из того, что вы должны сделать, уже собрано для вас, пока вы это читаете. Почта приходит в ваши многочисленные почтовые ящики, реальные и виртуальные. Скорее всего, дома вы получаете настоящие посылки и письма. Физическая корреспонденция по-прежнему попадает в вашу корзину «Входящие» наравне с электронными сообщениями, SMS и голосовой почтой. В то же время вы постоянно замечаете то, что нужно изменить. Даже не настолько очевидные, как полученное электронное письмо, эти вопросы все равно требуют решения: их нужно закрыть, что-то сделать. Стратегические идеи, так и оставшиеся лишь на бумаге, сломанные гаджеты в ящике стола, которые нужно или отремонтировать, или выбросить, старые журналы на кофейном столике — все это относится именно к этой категории вещей.
Как только вы думаете в отношении какой-то задачи «я должен», «нужно», «следовало бы», эта задача переходит в категорию незавершенных. Решения, которые вы должны принять о том, собираетесь ли вы что-то делать до Нового года или нет, уже можно считать открытым вопросом, а также все ситуации, когда вы уже решили что-то предпринять, но еще не совершили первого шага. И уж точно к этой категории относятся все задачи, которые у вас «в процессе» выполнения или по которым вы уже сделали все запланированное, но пока так и не признали их законченными.
Для того чтобы эффективно управлять незавершенными делами, их необходимо раскладывать по символическим «корзинам», где они будут надежно храниться, пока у вас не найдется минутка, чтобы определить, как вы будете решать эту задачу и будете ли вообще.
«Прогоните» все незавершенные дела по этой схеме (или воспользуйтесь рабочей тетрадью «Как привести дела в порядок»).
Скачайте версию для печати
Итак, ваши дела можно условно разделить на четыре категории: 1. Мусор. 2. Делегировать. 3. Отложить на следующий год. 4. Завершить самостоятельно.
Принцип рычага
Все мы знакомы с рычагами управления. Либо вы используете их сами, либо кто-то использует их, чтобы заставить вас делать что-то в свою пользу. Вы либо хищник — либо добыча. Либо работодатель — либо работник, либо хозяин — либо раб, либо ведущий — либо ведомый.
В любой из этих пар один человек оказывает воздействие, а другой подчиняется. Другими словами, либо вы управляете происходящим с пользой для себя — двигаясь к своему ви ́дению, зарабатывая на деньгах других людей (взятых у банка или у партнеров по бизнесу) и получая результаты от разумного распределения своего и чужого времени, — либо происходит наоборот, и тогда вам приходится работать на чужую мечту, подчиняться и довольствоваться почасовой платой за потраченное вами время (с которого вы никогда не получите более никакой прибыли).
Даже если вам нравится находиться в подчинении (а в этом нет ничего плохого), то прожить декабрь по принципу рычага стоит хотя бы для того, чтобы завершить все дела (подробнее о методе — в книге «Принцип рычага»). В чем смысл? Во-первых, делегируйте все, что возможно: генеральную уборку перед Новым годом можно заказать в клининговой службе, вопрос с питанием решить с помощью специальных сервисов, на работе распределить дела среди подчиненных. Во-вторых, автоматизируйте все, что возможно. Если сейчас уже поздно заниматься этим вопросом, то вполне можно сделать это в январе. Установить программы, облегчающие расчеты, настроить автоплатежи, заранее записаться на косметологические процедуры, чтобы сразу внести их в расписание.
Список не-дел
Вы можете добавлять сколько угодно дел в списки, но всегда останется опасность, что список станет слишком длинным и ничто никогда не будет из него вычеркиваться. Ваш список дел вскоре превратится в список разочарований — это эффект Зейгарник. Русский психолог Блюма Зейгарник (1900— 1988) отмечала, что человеку свойственно заканчивать начатое дело, иначе возникает внутренний конфликт. Пока мы не решили задачу, нас не покидает чувство неудовлетворенности. К тому
же появляется ощущение, что выполнение задач требует больше времени, чем на самом деле, и вы постоянно ничего не успеваете. Как этого избежать? Не используйте список дел — советует Дональд Рос в книге «Не делай это».
До Нового года осталось совсем чуть-чуть. Откажитесь от лишнего — соцсетей, интернет-серфинга, чужих проблем, чтобы побыстрее переделать все дела. Источник
Однажды в Пентагон пригласили психолога, чтобы тот провел с генералами семинар по управлению временем и ресурсами. В начале мероприятия он попросил участников на бумаге описать в 25 словах стратегию управления временем и ресурсами, которую они использовали до текущего момента.
Задание поставило генералов в тупик — всех, кроме единственной женщины. Эта дама, которая прошла все звания вплоть до генеральского и воевала в Ираке, сформулировала такую стратегию: «Сначала я составляю список приоритетов: один, два, три и так далее. А затем вычеркиваю все, что идет после третьего пункта». Так женщина-генерал превратила свои дела в не дела. Она добавила все дела в список не дел и выбрала из них три, которые решила выполнить. Все, что оказывалось под чертой, игнорировалось. Это давало ей больше времени на выполнение первых трех пунктов.
Формулируем задачи «как для обезьяны»
В нашей голове есть пульт управления. У этого пульта стоят два персонажа: рациональный тип и обезьянка сиюминутного удовольствия. И угадайте, кто чаще у руля? Уж конечно, не рациональный. Обезьянка не способна извлекать уроки из прошлого и планировать будущее. У нее есть только «здесь и сейчас». А рациональный только и делает, что разгребает гору проблем.
Обезьянка — не отрицательный персонаж: они с рациональным дополняют друг друга. Но для этого из них надо сделать команду. В книге «Джедайские техники» Максим Дорофеев описывал четыре критерия правильной формулировки задачи.
- Формулировка задачи звучит как грамматически верная форма полного ответа на вопрос «Что нужно сделать?»
- Формулировка начинается с глагола в неопределенной форме.
- Задача выполнима с минимально возможным использованием мозга.
- Формулировка задачи максимально приближена к непосредственному физическому действию.
Про 4-й пункт Максим рассказывает подробнее в книге «Путь джедая».
Часто мы пишем в список одну формулировку, а в реальной жизни нужно выполнять что-то другое. При этом задача может быть сформулирована в полном соответствии с первыми тремя пунктами.
Пример. Мы пишем: «Отправить руководителю отчет», хотя на деле нужно: «Запросить у Николая данные по продажам за январь» (эти данные лягут в основу отчета).
В этом случае различие между записанной формулировкой и непосредственным действием Максим называет прокрастинационным зазором. Чем шире этот зазор, тем выше вероятность прокрастинации задачи.
Удивите свою обезьяну: четко формулируйте задачи, чтобы лишить ее шанса на прокрастинацию. Источник
Вот альтернативное описание критерия правильной формулировки задачи: «Нужно описывать задачу так, чтобы, когда придет время/место/настроение ее делать, я быстро понял, что нужно и зачем». Это менее формальный критерий, но он побуждает задуматься о себе в будущем и сделать этому человеку приятное.
С этой практикой связано одно очень частое непонимание, превращающееся в вопрос: «Как же мне разбить большой проект на такие маленькие задачи?» Нам нужно не разбить проект на задачу, а отколоть от него первый шаг, который мы могли бы выполнить с минимальными размышлениями, а потом остановиться и подумать, что же делать дальше. Очень часто вы уже знаете, какой это должен быть шаг. Представьте, что вы начали заниматься этим проектом. Что вы получите, скажем, через 20 минут после начала работы? Если вы не очень понимаете, каков будет результат, что говорить о возможности декомпозиции всего проекта на задачи?
Избавиться от лишнего, четко обозначить круг задач и использовать Новый год в качестве мотивации — вот наш рецепт, как привести дела в порядок.
По материалам книг «Как привести дела в порядок», «Как привести дела в порядок. Рабочая тетрадь», «Принцип рычага», «Не делай это», «Джедайские техники», «Путь джедая»
Обложка поста: unsplash.com
