Почти всегда в течение дня нам прилетают новые небольшие задачи. Часто мы бросаемся их выполнять, даже не думая, что это отнимает время, сжигает мыслетопливо и снижает нашу продуктивность. Максим Дорофеев в книге «Путь джедая» (и в бестселлере «Джедайские техники») настаивает: не спешите! И вносите все входящие в список дел.
Бонус к ощущению важности
Путь джедая
Как писал психолог Даниэль Канеман, «ничто в жизни не важно настолько, насколько вам кажется, когда вы об этом думаете». Он назвал этот эффект иллюзией фокусировки. Фактически это означает, что дело, которое в данный момент находится в вашей рабочей памяти (то, о котором вы думаете), автоматически получает дополнительный (часто очень значительный) бонус к воспринимаемой важности. В итоге нередки случаи, когда постоянно проникающие в мозг задачи все дальше оттесняют более важные, и те копятся у вас в списке дел.
Очень наглядно, правда? — Иллюстрация из книги
Бонус к ощущению воспринимаемой важности прямо пропорционален степени вашей внутренней тревоги: чем больше вы встревожены, тем более важной и значительной начинает казаться любая мелочь, засевшая в вашей голове.
Субъективная минута
Чтобы определить, насколько адекватно вы оцениваете важность и срочность текущей ситуации, можно использовать очень простой тест «Субъективная минута».
Тест: сядьте спокойно, расслабьтесь, засеките время на часах и отведите от них взгляд. Закройте глаза и позвольте своим мыслям блуждать, как им заблагорассудится. Как только, по вашим ощущениям, пройдет минута — посмотрите на секундомер: он покажет, сколько реальных астрономических секунд в вашей субъективной минуте.
Е.М.Литвак в книге «Командовать или подчиняться» называет нормой 65 секунд, значения в диапазоне 55–64 секунды, по его словам, соответствуют легкой тревоге, а 45–54 секунды— тревоге средней выраженности. Поэтому, если значение субъективной минуты меньше 50 секунд, нельзя доверять собственным ощущениям срочности — они искажены вызванной чем-то тревожностью.
Практика: делайте задачи только из списка
Универсальный совет на этот случай — записывать в список все задачи. Даже те, на которые, по вашему мнению, уйдет полминуты, даже те, к выполнению которых вы собираетесь приступить немедленно.
В состоянии повышенной внутренней тревожности и/или внешней суеты вас запросто может сбить новый, неожиданно влетевший кусок информации. Раз исходная задача действительно важна, надо подстраховаться, чтобы после неожиданного отвлечения вспомнить о ней и вернуться к ее выполнению. Или просто в момент записи задачи в список обратить внимание на другие — те,которые были внесены туда раньше. В этот момент каждая также получит свой бонус к ощущению важности, и сравнение их между собой станет более справедливым.
Будьте осторожны с правилом двух минут
Когда вы внесете задачу в список, может появиться соблазн решить ее, воспользовавшись правилом двух минут. Его сформулировал Дэвид Аллен в рамках методики Getting Things Done, GTD — «доведение дел до конца»: «Если задача занимает меньше двух минут — сделай ее не откладывая».
Загвоздка в том, что мы не видим вещи такими, какими они являются. Задача, которая кажется нам двухминутной, не обязательно является таковой. Очень хорошим вопросом для самонаблюдения будет следующий: «Как часто я замечал себя в ситуации, когда брался за двухминутную задачу и через полчаса понимал, что еще 15–20 минут, и я ее доделаю?».
Иногда задача на две минуты выглядит так. — Иллюстрация из книги
В состоянии беспокойного мозга наши прогнозы далеки от истинных. Хуже того, если мы через 15–20 минут обнаружим, что ошиблись в оценке, нам будет сложнее бросить недоделанную задачу, и мы потратим еще 15 минут… и еще… И чем больше времени мы уже провели с этой задачей, тем сложнее не вложить в нее «ну еще 10 минут, и точно все…».
Доза мелкой фигни
Что тогда делать с регулярно появляющимися мелкими, не очень срочными и не очень важными задачами? Попробуйте воспользоваться шаблоном «Доза мелкой фигни».
1. Создайте периодическую задачу (ежедневную или несколько раз в неделю) под названием «Посвятить 20 минут разгребанию мелкой фигни» или аналогичным.
2. По мере появления этой мелкой фигни (в голове или на этапе обработки инбокса) вносите ее отдельной строчкой в описание задачи (или в ее чек-лист).
3. Когда приходит время выполнения этой задачи, действуйте по методу помидора:
- Готовьтесь 30 секунд, просматривая в описании задачи список мелкой фигни, и решайте, что конкретно из этого вы будете делать в следующие 20 (15, 10 — по вкусу) минут.
- Установите таймер на 20 минут.
- Начните делать эти мелкие задачки одну за другой.
- Когда прозвенит таймер, остановитесь и наведите порядок в списке фигни: сотрите сделанное, допишите появившееся, переформулируйте недоделанное.
Такой шаблон поможет ограничить время, в течение которого вы занимаетесь фигней. Конечно, этот метод сработает, если фигни в вашей жизни немного. Если, по ощущениям, фигня занимает большую ее часть, вам нужны другие методы.
На высоких уровнях джедайской зрелости (читай: личной продуктивности) практика «Делать задачи только из списка» может оказаться излишней. Но важно заметить: спонтанность хороша, только когда вы научитесь понимать, где действительно срочное дело, а где оно лишь ощущается таковым.
По материалам книга «Путь джедая» и «Джедайские техники»
Обложка поста — unsplash.com
