Любой бизнес первоначально состоит из трех элементов — людей, их энергии и физического пространства. Все остальное — это только сложные факторы. Но мы любим все усложнять, потому что это легко и увлекательно. Придумываем новые системы, техники, инструменты и многое другое, что обязано улучшить работу.
Смысл в том, что усложнение только отталкивает и, собственно, все усложняет, а простота и ясность делают работу лучше.
Искусство упрощения
Однажды я прочитала о японской системе наведения порядка «5S» и подумала о двух вещах:
Мысль № 1: «Почему это придумала не я? Японцы — точно гении».
Мысль № 2: «Кощунство — использовать ее только для уборки рабочего места. Порядок нужен не только там».
Система «5S» состоит из следующих этапов:
Seiri — этап сортировки. Разложить на компоненты.
Seiton — этап наведения порядка. Найти каждому компоненту свое логичное место.
Seiso — этап поддержания чистоты. Проверить все ли правильно работает.
Seiketsu — этап стандартизации. Создать систему и список правил.
Shitsuke — этап самодисциплины. Поддерживать только что установленный порядок.
Порядок одинаково важен не только на столе, но и в личной жизни, в отношениях с коллегами, в питании, в бизнесе — во всем. Система универсальна, ее можно «приложить» к любой запутанной сфере, чтобы сделать проще и лучше. Достаточно знать основные цели и принципы каждого этапа.
Сэири — этап сортировки
Представьте, что перед вами замок из лего. Но вам нужно построить из этого же набора коттеджный поселок. Первое, что нужно сделать — разобрать замок.
Задача первого этапа «сэири» — разложить всю область на составляющие.
Айше Берсел в своей книге «Жизнь как конструктор» называет подобный процесс «деконструкцией». Нужно «разбить» область на составляющие, чтобы увидеть их в виде бессвязных единиц. Потому что именно связи между предметами влияют на наше мнение. Деконструкция позволяет увидеть сами предметы и сделать верное решение.
Айше приводит пример простой и понятной деконструкции. На примере супа. Его можно разложить на компоненты: курица, лук, морковь, специи, масло, вода, лапша, огонь, кастрюля, миска, ложка.
По аналогии можно разложить любую сферу. Например, работа с клиентом состоит из: первого контакта, имейл-рассылки, поздравлений с днем рождения, предоставление карты лояльности, информирование о скидках и т.д.
Представьте, что область, над которой вы сейчас работаете, это конструктор. Разберите его на первоначальные части.
Сэитон — этап наведения порядка
В традиционном варианте системы этот вариант звучит так: «Чтобы поиски предметов не занимали лишнее время, распределяйте их по местам».
Когда все компоненты области перед глазами, время разделить их на три группы:
- Лишние, неработающие, устаревшие. Это те, от которых нужно избавиться.
- То, что отлично работает и переходит дальше.
- Компоненты, от которых нельзя ни избавиться, ни оставить в первоначальном виде.
Чтобы определить, к какой группе подходит компонент, задайте ему вопрос:
- приносит ли этот инструмент/объект пользу или удовольствие?
- если нет, как можно его улучшить?
- сколько я потеряю, если оставлю в работе этот неработающий инструмент/объект?
Задача этого этапа — сохранить то, что работает, и избавиться от того, что не нужно.
Сэисо — этап поддержания чистоты
Проще поддерживать чистоту ежедневно по несколько минут, чем один раз в неделю, потратив много часов.
Под «уборкой» я подразумеваю не только вытирание пыли и раскладывание папок в алфавитном порядке, но и определение приоритетов. Посмотрите на ту сферу, с которой работаете по системе «5S», следите за тем, чтобы «главное оставалось главным».
Если вы работаете над взаимодействием с клиентом и на предыдущем этапе решили предоставлять карты лояльности, поддерживайте свой выбор и продумайте систему таких карт.
Сэикэцу — этап стандартизации
Вспомните конструктор из первого этапа. Замок, который должен стать коттеджным поселком, превратился в груду маленьких лего. На втором этапе эти элементы были отсортированы, а от лишних избавились. Третий этап укрепил веру, что будет именно поселок и ничто иное.
Теперь пришло время придумать правила. Нормы, которые будут поддерживать новый порядок. Это поможет не сбиться с пути.
Когда есть правила, отступить от запланированного намного сложнее. Представьте, что пишите должностную инструкцию для себя, где расписаны все варианты: наказание за несоблюдение или награда за выполнение.
Сицукэ — этап самодисциплины
Временных ограничений у этого этапа нет. Другими словами — он вечный. Это этап совершенствования и доведения действий до автоматизма.
В первоначальной версии «5S» этот этап характеризуется так: «Визуализировать действия по улучшению; выявлять улучшения в оборудовании; записывать предложения для улучшений; внедрять новые улучшенные стандарты».
Слово «улучшение» встретилось целых четыре раза. Не думаю, что это случайно. Новые правила и новая система не будут работать сами по себе. Нужна проверка и периодическое обновление. Система хоть и универсальна, она всегда требует дополнений и аудита.
Если не хватает какого-то компонента в системе (потому что на первом этапе вы от него отказались), возвращайте его, ищите способ его улучшить или возможность замены.
Бизнес-лидер Джек Уэлш описал рецепт успеха тремя словами: простота, скорость и уверенность в себе. Первый пункт у вас уже есть.
Источник обложки
