Книги Проза Остросюжетная проза Молодёжная литература Современная зарубежная литература Классическая литература Интеллектуальная проза Романы взросления Детство Художественная литература для детей Научно-познавательные книги для детей KUMON Чевостик Развитие и обучение детей Досуг и творчество детей Книги для подростков Для родителей Комиксы для детей Детское творчество Умные книжки Подготовка к школе Необычный формат Подарочные Психология Популярная психология Стресс и эмоции Любовь и отношения Осознанность и медитация Книги для родителей Быть подростком Защита от токсичности Бизнес Аудиокниги Менеджмент Продажи Истории успеха Развитие сотрудников Предпринимателю Управление компанией Стратегия Управление проектами Переговоры Публичные выступления HR Российский бизнес IT Культура Автофикшн и биографии Серия «Таро МИФ» Серия «Мифы от и до» Подарочные книги Культурные истории, страноведение Искусство и архитектура Театр и кино, музыка, литература Серия «Главное в истории» Саморазвитие Спокойствие и душевное равновесие Аудиокниги Мечты и цели Мотивация Мозг и интеллект Продуктивность Психология Общение Сила воли Тайм-менеджмент Деньги Обучение Выбор профессии Принятие решений Осознанность Лайфстайл Современная магия Дом и сад Кулинария Велнес, красота, мода Творчество Вдохновение и мотивация Handmade и творческий бизнес Рисование для начинающих Рисование для продолжающих Леттеринг и каллиграфия Писательство Фотомастерская Активити для взрослых Легендарная серия Барбары Шер Психология творчества Дизайн Развитие творчества Творческий бизнес Визуальное мышление Творческое мышление МАК МИФ Комиксы Детские комиксы Взрослые комиксы Молодежные комиксы Серии Познавательные комиксы Здоровье и медицина Правильное питание Спорт Долголетие Бег Фитнес Медитация Здоровый сон Диеты Научпоп Физика Математика Экономика Здоровье и медицина Мышление и психология Технологии Подарочные книги Искусство, культура и путешествия Для детей Работа и бизнес Для души и уюта Захватывающие истории Время для себя Маркетинг Маркетинг и брендинг Генерация идей Копирайтинг, блогинг, СМИ Серия «Думай иначе» Настольные игры Курсы и мероприятия Писательство Лектории Психология Отношения Чтение Саморазвитие Деньги Карьера Здоровье Уют Воспитание Для бизнеса Электронная библиотека Офисная библиотека Детские подарки Подарки партнерам Продвижение бренда Курсы для компаний Издать книгу Издательство Работа у нас Логотип Предложить книгу Об издательстве Авторам Вопросы и ответы Контактная информация Блоги Блог МИФа Психология и саморазвитие Творчество Проза Кругозор Книжный клуб МИФа Комиксы Бизнес-блог Бизнесхак и маркетинг Формула менеджмента Саморазвитие Корпоративная культура Опыт МИФа Обзоры книг Папамамам Развитие ребенка Психология Вот так книга! Искусство учиться
Корпоративная культура
Как эффективнее работать с почтой
22 июня 2019 3 805 просмотров

Наталия Широкова
Наталия Широкова

Что творится в вашей почте? Готовы поспорить, там нескончаемая вечеринка: отчеты, срочные задачи, нерешенные вопросы, сообщения о распродажах так и сыплются в электронный ящик. А разбирать — вам. Это раздражает, отвлекает и крадет драгоценные минуты.

Давайте поговорим о том, как сделать работу с почтой эффективнее.

Теория. Друг или хронофаг

Электронная почта изменила мир: нам больше не надо оставаться в одном месте, чтобы общаться друг с другом и решать рабочие вопросы. К сожалению, иногда из удобного инструмента она превращается в хронофаг — пожиратель времени. Утренний разбор писем затягивается на несколько часов, уведомления о новых сообщениях мешают сосредоточиться, вид переполненного ящика угнетает, а нужный документ невозможно найти среди спама. Знакомо?


Пора расколдовать почтовый ящик. — Источник

Проверьте себя: ответьте «да» или «нет» на эти утверждения.

  • Вы превысили объем электронной почты, выделенный компанией или онлайн-сервисом.
  • Забываете, где что сохранили, и тратите много времени на поиск нужных файлов.
  • Неделями храните неоткрытые сообщения в папке «Входящие».
  • Испытываете раздражение, когда заглядываете в почтовый ящик.
Сказали «да» хоть раз? Значит, электронка похищает ваши силы и время. Пора заняться дрессировкой почтового ящика.

Практика. Укрощаем ящик

Как и любым инструментом, почтой надо правильно пользоваться. Возможно, на настройку придется потратить некоторое время, но это сэкономит десятки часов в будущем. Поехали.

1. Избавьтесь от лишних рассылок. МИФотворец и автор книги «Заряжен на 100%» Ренат Шагабутдинов рекомендует классный сервис Unroll.Me. Он позволяет увидеть список всех рассылок, на которые вы подписались — умышленно или случайно (например, забыв убрать галочку при покупке). Там же вы можете быстро, в один клик, отписаться от ненужных рассылок и настроить опцию «The Rollup», чтобы получать одно письмо со всеми рассылками раз в сутки.


Заряжен на 100%

2. Проверяйте ящик тогда, когда удобно вам. Как правило, на электронку пишут о том, что не требует сверхсрочной реакции — «горящие» темы обсуждают по телефону. Поэтому нет никакой необходимости сидеть в почте круглосуточно. Отключите уведомления о входящих сообщениях и проверяйте ящик два-четыре раза в день — в то время, когда это удобно вам, а не тем, кто пишет письма.

Многие советуют не заглядывать в ящик утром — иначе на разбор писем уйдут самое продуктивные часы, и день пойдет кувырком.


Быть онлайн 24 часа в сутки — изматывающее занятие. Проверяйте ящик, когда удобно вам. — Источник

3. Пишите кратко. Хотите, чтобы на ваши письма отвечали быстро и конкретно? Тогда пишите кратко и по делу. Суть вашей просьбы или предложения должна быть в первых строчках, а еще лучше — в первых 15 словах. И позаботьтесь о том, чтобы тема письма отражала его содержание.

4. Используйте автозамену. Если вы регулярно используете в своих письмах одни и те же фразы («Коллеги, добрый день», «Спасибо за ваше письмо», «Всего доброго» и так далее), стоит настроить автозамену для них. Почтовые клиенты типа Outlook позволяют это сделать. Пусть при вводе первых букв система автоматически меняет их на полное выражение:

вд → Всего доброго!

Отв → Я обязательно отвечу на ваше письмо в течение двух дней.

Eml → vash_email@vash_domen.ru

5. Сортируйте. Если вы можете ответить на сообщение сразу, сделайте это. Если письмо не требует ответа, удаляйте. Если вам надо подумать или что-то предпринять в связи с письмом — пометьте его звездочкой или флажком. Раз в день просматривайте помеченные письма и решайте связанные с ними задачи, а затем снимайте пометки.

Не откладывайте сортировку писем в долгий ящик. Делайте это сразу, а на потом оставляйте только трудоемкие задачи.

Что почитать

Главу «Электронная почта» из книги Игоря Манна и Рената Шагабутдинова «Бизнесхак на каждый день» (стр. 87–99). Всего 12 страниц, на которых сосредоточена квинтэссенция почтовой мудрости — целых 20 приемов, которые помогут приручить электронку.


Бизнесхак на каждый день

Что дальше

План минимум

  • Почитать о способах работы с почтой для тех, кто терпеть не может наводить порядок — книга «Хаос», глава «Жизнь» (стр. 274–313).


  • Хаос

  • Узнать 9 правил работы с почтой Игоря Манна.
  • Отписаться от ненужных рассылок и разобрать входящие.

План максимум


Держите почтовый ящик свободным для хороших новостей. — Источник

Электронная почта создана для того, чтобы облегчить нам жизнь. Пользуйтесь этим, и пусть вам приходят только хорошие письма и добрые вести.


Пирамида эффективности

По материалам книг «Бизнесхак на каждый день», «Заряжен на 100%»
Обложка поста — unsplash.com

Похожие статьи