Что творится в вашей почте? Готовы поспорить, там нескончаемая вечеринка: отчеты, срочные задачи, нерешенные вопросы, сообщения о распродажах так и сыплются в электронный ящик. А разбирать — вам. Это раздражает, отвлекает и крадет драгоценные минуты.
Давайте поговорим о том, как сделать работу с почтой эффективнее.
Теория. Друг или хронофаг
Электронная почта изменила мир: нам больше не надо оставаться в одном месте, чтобы общаться друг с другом и решать рабочие вопросы. К сожалению, иногда из удобного инструмента она превращается в хронофаг — пожиратель времени. Утренний разбор писем затягивается на несколько часов, уведомления о новых сообщениях мешают сосредоточиться, вид переполненного ящика угнетает, а нужный документ невозможно найти среди спама. Знакомо?
Пора расколдовать почтовый ящик. — Источник
Проверьте себя: ответьте «да» или «нет» на эти утверждения.
- Вы превысили объем электронной почты, выделенный компанией или онлайн-сервисом.
- Забываете, где что сохранили, и тратите много времени на поиск нужных файлов.
- Неделями храните неоткрытые сообщения в папке «Входящие».
- Испытываете раздражение, когда заглядываете в почтовый ящик.
Практика. Укрощаем ящик
Как и любым инструментом, почтой надо правильно пользоваться. Возможно, на настройку придется потратить некоторое время, но это сэкономит десятки часов в будущем. Поехали.
1. Избавьтесь от лишних рассылок. МИФотворец и автор книги «Заряжен на 100%» Ренат Шагабутдинов рекомендует классный сервис Unroll.Me. Он позволяет увидеть список всех рассылок, на которые вы подписались — умышленно или случайно (например, забыв убрать галочку при покупке). Там же вы можете быстро, в один клик, отписаться от ненужных рассылок и настроить опцию «The Rollup», чтобы получать одно письмо со всеми рассылками раз в сутки.
Заряжен на 100%
2. Проверяйте ящик тогда, когда удобно вам. Как правило, на электронку пишут о том, что не требует сверхсрочной реакции — «горящие» темы обсуждают по телефону. Поэтому нет никакой необходимости сидеть в почте круглосуточно. Отключите уведомления о входящих сообщениях и проверяйте ящик два-четыре раза в день — в то время, когда это удобно вам, а не тем, кто пишет письма.
Быть онлайн 24 часа в сутки — изматывающее занятие. Проверяйте ящик, когда удобно вам. — Источник
3. Пишите кратко. Хотите, чтобы на ваши письма отвечали быстро и конкретно? Тогда пишите кратко и по делу. Суть вашей просьбы или предложения должна быть в первых строчках, а еще лучше — в первых 15 словах. И позаботьтесь о том, чтобы тема письма отражала его содержание.
4. Используйте автозамену. Если вы регулярно используете в своих письмах одни и те же фразы («Коллеги, добрый день», «Спасибо за ваше письмо», «Всего доброго» и так далее), стоит настроить автозамену для них. Почтовые клиенты типа Outlook позволяют это сделать. Пусть при вводе первых букв система автоматически меняет их на полное выражение:
вд → Всего доброго!
Отв → Я обязательно отвечу на ваше письмо в течение двух дней.
Eml → vash_email@vash_domen.ru
5. Сортируйте. Если вы можете ответить на сообщение сразу, сделайте это. Если письмо не требует ответа, удаляйте. Если вам надо подумать или что-то предпринять в связи с письмом — пометьте его звездочкой или флажком. Раз в день просматривайте помеченные письма и решайте связанные с ними задачи, а затем снимайте пометки.
Что почитать
Главу «Электронная почта» из книги Игоря Манна и Рената Шагабутдинова «Бизнесхак на каждый день» (стр. 87–99). Всего 12 страниц, на которых сосредоточена квинтэссенция почтовой мудрости — целых 20 приемов, которые помогут приручить электронку.
Бизнесхак на каждый день
Что дальше
План минимум
- Почитать о способах работы с почтой для тех, кто терпеть не может наводить порядок — книга «Хаос», глава «Жизнь» (стр. 274–313).
- Узнать 9 правил работы с почтой Игоря Манна.
- Отписаться от ненужных рассылок и разобрать входящие.
План максимум
- Читать главы про электронную почту, а если понравится — и всё остальное в книгах «Заряжен на 100%», «Супермен по привычке», «Пирамида эффективности».
- Отключить уведомления о новых письмах, определить время работы с почтой и освоить сортировку.
Держите почтовый ящик свободным для хороших новостей. — Источник
Электронная почта создана для того, чтобы облегчить нам жизнь. Пользуйтесь этим, и пусть вам приходят только хорошие письма и добрые вести.
Пирамида эффективности
По материалам книг «Бизнесхак на каждый день», «Заряжен на 100%»
Обложка поста — unsplash.com
