О тайм-менеджменте, кажется, сказано уже все. Вот только времени по-прежнему не хватает. По мнению авторов книги «12 недель в году», проблема в неожиданных событиях, на которые мы постоянно отвлекаемся. От них никуда не деться. Но можно грамотно распределять время в неделе и успевать важное.
Три времени
Методика «Время действия» включает три основных компонента: стратегическую, буферную и рекреационную части.
Стратегическая часть: три часа подряд, которые запланированы на каждую неделю. В это время вы не отвечаете на звонки, не принимаете сообщения, не читаете электронную почту, не встречаете посетителей — не отвлекаетесь ни на что. Вы полностью сосредоточены на запланированных задачах, касающихся стратегии и заработка.
12 недель в году
Пример из книги. Авторы отказываются от годовых планов в пользу 12-недельных спринтов
Стратегическая часть позволяет сосредоточиться на умственных и творческих действиях для достижения прорыва. Одного раза в неделю, как правило, достаточно.
Буферная часть: посвящена незапланированным и менее важным делам, например ответам на электронные письма и звонки. Нет ничего более непродуктивного и отвлекающего, чем работа, во время которой вы отвлекаетесь на посторонние дела. Но у всех бывают дни, когда мы тратим почти все свое время на незапланированные действия. Некоторым достаточно 30 минут в день, другие могут отдать не слишком важным делам пару часов. Задача буферной части — выполнять малозначительные дела в одно время, сразу и тем самым взять под контроль остаток своего времени в этот день.
Расправляться с текучкой разом — полезная привычка. — Источник
Рекреационная часть: один из ключевых факторов снижения эффективности — отсутствие свободного времени. Часто предприниматели и профессионалы в различных областях сталкиваются с тем, что проводят слишком много времени на работе и тратят все больше сил на выполнение задач. Это убивает энергию и энтузиазм. Для достижения лучших результатов часто необходимо не больше работать, а, наоборот, проводить какое-то время вдали от дел.
Если мы не умеем отдыхать, то не можем эффективно работать. — Источник
Три часа этой части должны быть запланированы раз в неделю. После того, как все остальное уже работает на вас. Их следует потратить на восстановление и отдых, чтобы вернуться к работе полным сил и энергии.
Идеальная неделя
Время действия включает не только стратегическую, буферную и рекреационную части. Чем лучше будут ваши ежедневные и еженедельные планы, тем более эффективной станет работа. Лучше всего попробовать создать картину идеальной недели.
Концепция идеальной недели заключается в планировании на бумаге всех основных задач, обычно возникающих в течение недели, и правильной организации их решения. Это обеспечит большую продуктивность. Если вы не сможете описать эти задачи на бумаге, то не решите их в жизни — а стратегическое планирование, возможно, заставит вас выбирать, как тратить собственное время.
В план можно добавить:
- встречи с клиентами и другие возможные встречи;
- регулярные совещания;
- маркетинг и продажи;
- планирование;
- необходимые административные и операционные задачи;
- подготовку к встрече с клиентами и их обслуживание;
- работу над проектами;
- деловые обеды;
- индивидуальные тренинги с сотрудниками;
- решение личных вопросов.
Заполните табличку. Если вы сделаете упражнение правильно, то заметите, что самые важные действия в ней учтены
По возможности во время планирования «идеальной недели» постарайтесь использовать для однотипных задач одно и то же время и один и тот же день недели.
Решите, когда вы работаете лучше всего. Вы «жаворонок» или «сова»? Планируйте самые важные дела на то время, когда вы в лучшей форме.
Важные дела, а не текучка
Заблуждение, которое мешает многим эффективно действовать и тратить время с пользой, звучит так: «Я все сделаю». Если вы думаете, что работаете достаточно быстро, успешно и долго, чтобы «сделать все», то вас ждет неприятный сюрприз. Недавнее исследование показало, что у среднего менеджера остаются незавершенные дела, на выполнение которых требуется около 40 часов.
Помните известную поговорку? — Источник
Важно осознать, что вы не всемогущи — иначе будете по-прежнему ошибочно верить, что все успеете. В конце концов станете тратить время на неотложные ежедневные дела и постоянно откладывать на потом стратегически важные, необходимые для прорыва. В итоге придется отложить собственную жизнь и исполнение своих желаний.
Позиция «Я начну строить свое идеальное будущее завтра (на следующей неделе, в следующем месяце)…» — гарантия провала. Вы создаете свое будущее здесь и сейчас — и никак иначе.
Авторы советуют: не утоните в рутине. Для того, чтобы полностью раскрыть свой потенциал, необходимо найти время для работы над стратегией. Нужно научиться эффективно справляться с текущими задачами. И уметь отдыхать от работы.
По материалам книги «12 недель в году»
Обложка поста — unsplash.com
