Мозг находит уникальные подходы к организации информации, но в эпоху избытка поступающих сведений ему можно помочь. Откроем книгу «Организованный ум» и поговорим о системах, находящихся вне мозга и помогающих ему справляться с нагрузкой. Пригодится всем деловым людям.
Категоризация
Переложить часть работы с мозга на внешнюю среду поможет, например, категоризация. Скажем, если есть ящик, где мы храним все, что понадобится для выпечки, не приходится запоминать, где скалка, ножи для печенья, сито и прочие довольно разнородные объекты: достаточно помнить, что все это относится к выпечке. И что мы уже сложили все предметы из этой категории в третьем ящике, под кофемашиной.
Если мы планируем две вечеринки по случаю дня рождения, в офисе и дома, то категории типа «мои коллеги» и «друзья» в электронной почте или приложении для смартфона с контактами помогают быстро решить, кого куда приглашать.
Они организованы на бумаге или в виде нулей и единиц и хранят массу информации, которую теперь не нужно держать в голове. В прежние времена такими внешними дополнениями к мозгу были книги: в них хранились накопленные за столетия знания, к которым можно было при необходимости обратиться. Вообще, в наши дни они играют ту же роль.
Нетехнологичные решения: блокнот и карандаш
Люди, достигшие успехов в профессии, и особенно те, кому это удалось благодаря творческим способностям и эффективности, вовсю используют и системы удержания внимания, и внешние ресурсы для запоминания важных вещей, позволяющие разгрузить мозг.
Конечно, можно встроить в ключи микрочип и, потеряв, быстро находить их с помощью телефона и специального приложения, а перед поездками создавать электронные списки нужных вещей, чтобы ничего не забыть. Но многие занятые и эффективные люди говорят, что есть что-то особо притягательное в использовании традиционных и даже старомодных физических носителей, помогающих в решении самых разных задач, от составления списков покупок до записи идей по крупным проектам.
Многие из этих людей действительно держат при себе блокнот и карандаш и записывают все важное, причем они убеждены, что это и более эффективный, и более приятный вариант, чем любые электронные устройства. Шерил Сандберг рассказывает, что носит с собой блокнот и карандаш и ведет списки важных дел, и признаётся, что в компании Facebook некоторые смотрят на нее так, как если бы она «брала с собой каменную табличку и стамеску». Но и она, и многие другие успешные люди придерживаются такой вроде бы старомодной технологии. В этом определенно что-то есть.
Шерил Сандберг — член совета директоров Facebook. В 2012 году попала в ежегодный список наиболее влиятельных
людей мира — Time 100.
Карточки для идей
Представьте, что с вами всегда карточки для записи размером примерно 7×12 см. Как только возникает идея по одному из ваших проектов, вы тотчас ее записываете. Если нужно не забыть что-то сделать, фиксируете на отдельную карточку. Сидите в автобусе и внезапно вспоминаете, что должны кому-то позвонить или что-то купить, — и это тоже помечаете. Вы придумали, как помочь сестре разобраться с семейными проблемами, и обязательно это записываете.
Записывая существенные мысли и планы, мы высвобождаем умственную энергию, которая иначе затрачивается на переживания о том, что мы забудем нечто важное. На биологическом уровне это объясняется тем, что мы начинаем метаться между состояниями задумчивости и активной деятельности, и в этой схватке побеждает, как правило, первое.
Мастера дзена сказали бы: когда у вас в голове постоянно крутятся назойливые мысли о том, что важно не забыть, они отвлекают от настоящего и тянут куда-то в будущее, то есть вы теряете возможность полностью погрузиться в текущий момент и насладиться им.
И получается, что мы никогда полностью не присутствуем там, где находимся физически.
Чтобы система из карточек 7×12 действительно была надежной и работала с максимальной эффективностью, важно каждую новую мысль записывать на отдельном листке: так проще находить нужные и выбрасывать неактуальные. Записывая любую мысль на отдельной карточке, вы можете работать с ними вне связи с остальными; вытаскивать нужные из пачки, не перемещая при этом никакие другие; объединять карточки со схожими идеями.
Когда информация разделена на небольшие фрагменты, которые можно читать, обдумывать и группировать в любом порядке, она приобретает гораздо бо’льшую ценность, чем когда записана целиком. Карточки позволяют освободить голову и практически не задумываться над тем, в каком порядке фиксировать идеи, и при этом ничто не теряется и не забывается.
Работа с карточками
Составив свой набор карточек, возьмите за правило регулярно их просматривать и сортировать. Пока их не очень много, можете просто разложить их в порядке приоритетности и начать с ними работать. Когда их станет больше, объединяйте по категориям.
Вот что может получиться:
— сделать сегодня;
— сделать на этой неделе;
— можно отложить;
— выбросить или разобраться.
Самое важное тут не названия категорий, а сам факт систематизации. Возможно, у вас получится такой перечень:
— список покупок;
— мелкие дела;
— сделать дома;
— сделать на работе;
— общение;
— позвонить.
Можно рассортировать карточки по необходимости действия:
— сделать;
— делегировать;
— отложить;
— забыть.
На первый взгляд, такая система может показаться слишком сложной и отнимающей много времени. В конце концов, вы вполне в состоянии помнить все важное, правда?
А описанная система не такая уж сложная и дает вам время на обдумывание происходящего. Чтобы было удобнее, можно сделать специальные разделители категорий, причем лучше другого цвета, чтобы их сразу было видно в общей пачке. Некоторые так увлекаются этой карточной системой, что даже начинают делать их разных цветов для всех разделов. Но при таком подходе сложнее перемещать в них карточки, а ведь прелесть этой системы как раз в ее максимальной гибкости: любую запись можно при желании отнести в какой угодно раздел и объединить с другими. А если приоритеты меняются, просто группируете их по-новому.
По материалам книги «Организованный ум».
