Книги Проза Остросюжетная проза Молодёжная литература Современная зарубежная литература Классическая литература Интеллектуальная проза Романы взросления Детство Художественная литература для детей Научно-познавательные книги для детей KUMON Чевостик Развитие и обучение детей Досуг и творчество детей Книги для подростков Для родителей Комиксы для детей Детское творчество Умные книжки Подготовка к школе Необычный формат Подарочные Психология Популярная психология Стресс и эмоции Любовь и отношения Осознанность и медитация Книги для родителей Быть подростком Защита от токсичности Бизнес Аудиокниги Менеджмент Продажи Истории успеха Развитие сотрудников Предпринимателю Управление компанией Стратегия Управление проектами Переговоры Публичные выступления HR Российский бизнес IT Культура Автофикшн и биографии Серия «Таро МИФ» Серия «Мифы от и до» Подарочные книги Культурные истории, страноведение Искусство и архитектура Театр и кино, музыка, литература Серия «Главное в истории» Саморазвитие Спокойствие и душевное равновесие Аудиокниги Мечты и цели Мотивация Мозг и интеллект Продуктивность Психология Общение Сила воли Тайм-менеджмент Деньги Обучение Выбор профессии Принятие решений Осознанность Лайфстайл Современная магия Дом и сад Кулинария Велнес, красота, мода Творчество Вдохновение и мотивация Handmade и творческий бизнес Рисование для начинающих Рисование для продолжающих Леттеринг и каллиграфия Писательство Фотомастерская Активити для взрослых Легендарная серия Барбары Шер Психология творчества Дизайн Развитие творчества Творческий бизнес Визуальное мышление Творческое мышление МАК МИФ Комиксы Детские комиксы Взрослые комиксы Молодежные комиксы Серии Познавательные комиксы Здоровье и медицина Правильное питание Спорт Долголетие Бег Фитнес Медитация Здоровый сон Диеты Научпоп Физика Математика Экономика Здоровье и медицина Мышление и психология Технологии Подарочные книги Искусство, культура и путешествия Для детей Работа и бизнес Для души и уюта Захватывающие истории Время для себя Маркетинг Маркетинг и брендинг Генерация идей Копирайтинг, блогинг, СМИ Серия «Думай иначе» Настольные игры Курсы и мероприятия Писательство Лектории Психология Отношения Чтение Саморазвитие Деньги Карьера Здоровье Уют Воспитание Для бизнеса Электронная библиотека Офисная библиотека Детские подарки Подарки партнерам Продвижение бренда Курсы для компаний Издать книгу Издательство Работа у нас Логотип Предложить книгу Об издательстве Авторам Вопросы и ответы Контактная информация Блоги Блог МИФа Психология и саморазвитие Творчество Проза Кругозор Книжный клуб МИФа Комиксы Бизнес-блог Бизнесхак и маркетинг Формула менеджмента Саморазвитие Корпоративная культура Опыт МИФа Обзоры книг Папамамам Развитие ребенка Психология Вот так книга! Искусство учиться
Бизнесхак и маркетинг
Ошибки менеджеров в приоритизации задач
1 ноября 2018 6 773 просмотра

Полина Коковина, редактор Binary District
Полина Коковина, редактор Binary District

Любой проект начинается с планирования. От того, как вы расставите приоритеты, во многом зависит результат. На первый взгляд кажется, это легко — составить план и вручить каждому сотруднику по заданию. Но на самом деле промахнуться именно на этом этапе очень просто. Вместе со спикерами курса «Project management in IT» в технологическом сообществе Binary District мы разобрали основные ошибки менеджеров в приоритизации задач.

1. Объединять цели и задачи

Часто мы не разделяем цели и задачи, заносим все в один to-do list. Обозначить план действий общими словами — «сделать рекламу в соцсетях» — не значит поставить задачу. Сотрудники не поймут, что от них требуют, будут задавать много вопросов. В данном случае ваша цель — «провести рекламную кампанию в указанные сроки для повышения узнаваемости бренда», а задачи могут выглядеть так: поручить стратегу изучить конкурентов, забрифовать дизайнера и копирайтера подготовить креатив, определить площадки размещения и рассчитать бюджет. Цель — это конечный пункт, а задачи — средства передвижения к нему, прописывайте их максимально подробно.

2. Делать все за раз

Если вы понимаете, что задача большая, используйте декомпозицию — метод «разрезания слона на бифштексы». То есть делите одну большую задачу на несколько маленьких. Например, вам нужно перевести команду на платформу по управлению проектами. Разделите эту задачу на этапы: изучите, какие платформы существуют и каковы их преимущества, проведите встречу с командой и разберите, как платформа работает, как ставить задачи и отслеживать их, перенесите материалы в облако.

3. В приоритете все

В большом потоке задач каждая из них кажется важной. Но если ставить в приоритет абсолютно все, то команда запутается что и в каком порядке выполнять, «механизмы» выйдут из строя. Выпишите все задачи и составьте рейтинг важности. Помните, что срочное и важное — разные вещи. Чтобы понять план действий, разделите задачи на четыре группы:

  1. Срочные и важные — выполняйте в первую очередь, но старайтесь избегать их появления. Наличие таких задач означает, что у вас «завал».
  2. Не срочные, но важные — решайте эти задачи в комфортном режиме, подходите к ним конструктивно, у вас для этого достаточно времени. Но это не значит, что можно отодвигать дедлайн.
  3. Не важные, но срочные — делегируйте эти задачи. Они отнимут у вас много времени, а пользы принесут мало.
  4. Несрочные, неважные — вычеркивайте из списка эти задачи.

Так вы сможете понять, что у вас и вашей команды в приоритете, как распределить ресурсы и время.

4. Забывать про время

Вы расставили задачи по важности и кажется, что теперь все хорошо. Но в какой-то момент дизайнеры «в огне», разработчикам не хватает рук, почта и телефон разрываются в негодовании, а вы ничего не успеваете. Мало определить задачи — на их выполнение нужно рассчитать время и четко обозначить дедлайны и промежуточные контрольные точки. Сделать это непросто. Часто задача на два часа превращается в две недели, а выполняет ее не один человек, а весь отдел. Чтобы понять, какие даты называть клиенту и какие промежуточные дедлайны ставить внутри команды, можно использовать два способа:

  1. Опираться на свой опыт. Если вы и ваша команда уже сталкивались с подобными задачами и знаете, сколько времени нужно и какие форс-мажоры могут произойти, то ставьте примерно тот же срок.
  2. Опираться на опыт других. Если видите задачу впервые и не знаете, сколько времени на нее нужно, посоветуйтесь с коллегами, у которых уже есть опыт. Они расскажут, сколько времени у них ушло, какие могут быть риски.

5. Прыгать с задачи на задачу

Вам в почту прилетают неожиданные запросы с размытыми дедлайнами. Вы отвлекаетесь от текущих дел и переключаетесь на что-то другое, потому что «это займет пять минут» и «сейчас по-быстрому сделаю». Итог: вместо того, чтобы делать презентацию, вы сидите и третий час выбираете подарок на день рождения клиента. Прежде чем пожертвовать своим временем, энергией и ресурсами, определите, нужно ли это делать прямо сейчас. Если да, то заносите задачу в план, иначе легко потеряете внимание и время.

6. На все соглашаться

Списки задач бывают открытые и закрытые. Чаще всего мы выбираем первые. То есть в течение дня соглашаемся на каждый запрос и добавляем его в уже готовый план. В итоге к концу дня нагрузка не уменьшилась. Чтобы этого избежать, нужно перейти на закрытый список задач. То есть ограничить свое расписание на день, например, семью пунктами и не принимать новые запросы. Закрытые списки хороши тем, что заставляют подумать и оценить задачу прежде, чем взять ее в работу. Они также учат говорить нет, если эта задача спорит с вашими приоритетами или вообще не входит в ваши обязанности.

7. Делать все самому

То, что вы можете что-то сделать, не означает, что вы должны это делать. Выполнять все самому — дорого, энергозатратно и в итоге непродуктивно. Доверяйте своей команде. Если вы считаете, что сотрудник может выполнить 70% задачи, значит он сможет выполнить ее полностью. Ищите сильные стороны своих сотрудников и опирайтесь на них.

8. Думать только о себе

Почему нет результата, если попросить стратега переделать отчет к вечеру, а дизайнера — сверстать презентацию за полчаса? Потому что у сотрудников могут быть другие проекты и дедлайны — и, возможно, ваша задача не такая приоритетная. Вам придется встать в очередь. Помимо вас есть и другие команды, которые нуждаются в стратеге или дизайнере. Общайтесь и вам будет проще понять, как распоряжаться ресурсами и временем.

К постановке задач стоит подходить так же серьезно, как и к их реализации. Чтобы проект принес положительный результат, при его планировании учитывайте возможные риски, оценивайте свои возможности и время, работайте вместе с командой. Четкая приоритизация задач — уже половина успеха.

Обложка поста: pixabay.com.

Похожие статьи