Книги Проза Остросюжетная проза Молодёжная литература Современная зарубежная литература Классическая литература Интеллектуальная проза Романы взросления Детство Художественная литература для детей Научно-познавательные книги для детей KUMON Чевостик Развитие и обучение детей Досуг и творчество детей Книги для подростков Для родителей Комиксы для детей Детское творчество Умные книжки Подготовка к школе Необычный формат Подарочные Психология Популярная психология Стресс и эмоции Любовь и отношения Осознанность и медитация Книги для родителей Быть подростком Защита от токсичности Бизнес Аудиокниги Менеджмент Продажи Истории успеха Развитие сотрудников Предпринимателю Управление компанией Стратегия Управление проектами Переговоры Публичные выступления HR Российский бизнес IT Культура Автофикшн и биографии Серия «Таро МИФ» Серия «Мифы от и до» Подарочные книги Культурные истории, страноведение Искусство и архитектура Театр и кино, музыка, литература Серия «Главное в истории» Саморазвитие Спокойствие и душевное равновесие Аудиокниги Мечты и цели Мотивация Мозг и интеллект Продуктивность Психология Общение Сила воли Тайм-менеджмент Деньги Обучение Выбор профессии Принятие решений Осознанность Лайфстайл Современная магия Дом и сад Кулинария Велнес, красота, мода Творчество Вдохновение и мотивация Handmade и творческий бизнес Рисование для начинающих Рисование для продолжающих Леттеринг и каллиграфия Писательство Фотомастерская Активити для взрослых Легендарная серия Барбары Шер Психология творчества Дизайн Развитие творчества Творческий бизнес Визуальное мышление Творческое мышление МАК МИФ Комиксы Детские комиксы Взрослые комиксы Молодежные комиксы Серии Познавательные комиксы Здоровье и медицина Правильное питание Спорт Долголетие Бег Фитнес Медитация Здоровый сон Диеты Научпоп Физика Математика Экономика Здоровье и медицина Мышление и психология Технологии Подарочные книги Искусство, культура и путешествия Для детей Работа и бизнес Для души и уюта Захватывающие истории Время для себя Маркетинг Маркетинг и брендинг Генерация идей Копирайтинг, блогинг, СМИ Серия «Думай иначе» Настольные игры Курсы и мероприятия Писательство Лектории Психология Отношения Чтение Саморазвитие Деньги Карьера Здоровье Уют Воспитание Для бизнеса Электронная библиотека Офисная библиотека Детские подарки Подарки партнерам Продвижение бренда Курсы для компаний Издать книгу Издательство Работа у нас Логотип Предложить книгу Об издательстве Авторам Вопросы и ответы Контактная информация Блоги Блог МИФа Психология и саморазвитие Творчество Проза Кругозор Книжный клуб МИФа Комиксы Бизнес-блог Бизнесхак и маркетинг Формула менеджмента Саморазвитие Корпоративная культура Опыт МИФа Обзоры книг Папамамам Развитие ребенка Психология Вот так книга! Искусство учиться
Бизнесхак и маркетинг
Что делать, чтобы не отвлекаться на работе
23 апреля 2018 3 890 просмотров

Антон Бахарев
Антон Бахарев

В большинстве рабочих коллективов невозможно не прерываться и не отвлекаться. Даже те люди, которые работают дома и могут избежать офисной атмосферы, регулярно борются с внезапными телефонными звонками, электронной почтой, собственными мыслями, доставкой на дом, детьми, питомцами и со всем, что рядом катается, бегает или прогуливается мимо двери весь день.

Как этого избегать и быть более продуктивным? Публикуем несколько рекомендаций из книги «От срочного к важному».

Не беспокоить!

Мы проводим так много времени в совместных трудах, что воспринимаем подобные прерывания как естественную часть дня. Но иногда отрывают от работы буквально целый день. Невозможность справиться с подобным может привести к тому, что придется взять работу на дом или остаться допоздна, когда все уже ушли, а вы наконец можете приступить к своим обязанностям. Самым простым решением было бы запереть дверь офиса или поставить на стол табличку «Не беспокоить» и отказываться говорить с кем-либо. Тем не менее в действительности это обычно не работает, потому что часто нас отвлекают по поводу работы и задают вопросы, на которые мы обязаны ответить.

Установите рамки времени

Сложно вернуться к нужному курсу, когда разговор, которым вас прервали, выходит из-под контроля и вы не понимаете, когда он закончится. Нравится собеседник или нет, вы подчас ловите себя на желании услышать звонок телефона, избавляющий от этого длинного непреднамеренного разговора. Именно поэтому вы должны сразу же, как только возможно, установить рамки времени, на которое готовы прерваться. Это ключ к тому, чтобы разговор получился настолько кратким, насколько надо вам. Лучший способ это сделать — огласить то, чем вы сейчас занимаетесь, направляющемуся к вам человеку, а потом задавать целенаправленные вопросы.

Сложно вернуться к нужному курсу, когда разговор, которым вас прервали, выходит из-под контроля и вы не понимаете, когда он закончится.

Вот несколько примеров:

«Я как раз пытаюсь расчистить свою почту. Ты ненадолго ко мне или стоит назначить встречу на другое время?»

«Мне надо сделать несколько телефонных звонков. Ты хочешь обсудить что-то конкретное или мы можем поговорить позже?»

«Я собираюсь на совещание примерно через пять минут. Можешь кратко рассказать мне свою проблему за полминутки или лучше я позвоню тебе после совещания?»

Даже с помощью короткого наводящего вопроса вроде «Как я могу вам помочь?» или (для телефонного звонка) «По какому вопросу вы обращаетесь?» можно быстро выяснить основную причину, по которой вас прервали, и дать понять, что у вас нет сегодня времени на пустую болтовню. Это задает тон и показывает, что вы намерены говорить только по делу. Если понятно, что вас собираются прервать на продолжительное время, стоит запланировать 15-минутную встречу с этим человеком по окончании текущего задания.

Закончите разговор, перебив себя

Иногда, несмотря на ваши старания, короткое прерывание выходит из-под контроля. Вы часто можете предугадать, что это произойдет, отметив невербальные знаки коллеги или язык его тела; у него может быть меньше работы сегодня и полно времени.

Если в разговоре всплывают последние новости, погода или другие не относящиеся к делу темы, можно вежливым способом закончить разговор и не обидеть коллегу, перебив самого себя (вместо него) в середине фразы.

Когда настанет ваша очередь говорить или комментировать, остановитесь, обозначьте свое ограничение по времени и вернитесь к работе, которую делали до того, как вас прервали. Звучать это будет примерно так: «Я знаю, середина декабря, а кажется, что май. На выходных мы тоже выезжали… Ох! Извини, контракт, над которым я работаю, сдавать уже через час, и мне нужно к нему вернуться. Я пошлю тебе по электронной почте результаты продаж, которые ты запрашивал, к концу дня. Было здорово с тобой поболтать».

Обозначайте ожидания

Если кто-то прерывает вас с каким-то заданием, нужно установить временные рамки, в которые желательно и уложиться. К сожалению, сложно получить прямой ответ на вопрос, когда это должно быть сделано; ответ обычно бывает таким: «Чем раньше, тем лучше».

Есть одно простое правило: если задание занимает меньше двух минут, сделайте его сразу же.

Покончите с ним и идите дальше — так вы быстро возвратитесь к тому, чем занимались прежде, и об этом задании уже не надо будет думать. Если это займет больше времени, то бросать все и тут же начинать его делать может быть не самым практичным или эффективным.

Покончите с ним и идите дальше — так вы быстро возвратитесь к тому, чем занимались прежде, и об этом задании уже не надо будет думать. Если это займет больше времени, то бросать все и тут же начинать его делать может быть не самым практичным или эффективным.

Чтобы избежать недоразумения и получить ясное понимание об ожиданиях другого человека, всегда спрашивайте «самое позднее время, когда оно должно быть выполнено», чтобы реально включить его в планирование. Если не успеваете его сделать до дедлайна из-за своего расписания или рабочей нагрузки, надо иметь об этом представление с самого начала. Реально понимая собственные временные рамки, вы сумеете грамотно расставить приоритеты.

Внесите в расписание время, когда можно или нельзя вас прерывать

Конечно, некоторые проекты требуют большей концентрации, чем другие; поэтому может понадобиться запланировать отдельное время, посвященное себе, и сделать так, чтобы в это время вас невозможно было прервать.

Если есть возможность, позвольте звонкам отправляться в голосовую почту, не проверяйте электронную почту, поставьте табличку на столе, что в этот день вы недоступны с 10:00 до 11:00, или даже отправьтесь работать в конференц-зал либо другое тихое место, где можно держать дверь закрытой.

Если есть возможность, позвольте звонкам отправляться в голосовую почту, не проверяйте электронную почту, поставьте табличку на столе, что в этот день вы недоступны с 10:00 до 11:00, или даже отправьтесь работать в конференц-зал либо другое тихое место, где можно держать дверь закрытой.

Если вы работаете в коллективе, где существует общее расписание дел, можете обозначить это время там, чтобы все знали: вас нельзя беспокоить. И наоборот, запланировать отрезок времени, когда вас можно прервать, или время открытых дверей, когда вы доступны для просьб и готовы отвечать на вопросы.

Отвечайте тем же

И последнее: помните, что следовать всем этим советам стоит и в том случае, когда вы сами кого-нибудь прерываете. Объявите человеку, сколько времени требуется, сразу расскажите, почему его прервали, и ясно поставьте рамки времени для выполнения задания, если это возможно. А потом дайте человеку вернуться к работе.

Если потребуется занять человека больше, чем на несколько минут, пришлите ему просьбу о встрече с несколькими пунктами предполагаемого обсуждения. Попросите коллегу выделить вам немного времени, когда он освободится. Если будете говорить по делу и кратко, то, когда в следующий раз направитесь к сотрудникам, у них не возникнет желания прятаться!

По материалам книги «От срочного к важному».
Изображения: источник.

Похожие статьи