Управление временем — одна из важнейших компетенций, которым должен владеть предприниматель. Хотя бы просто потому, чтобы не работать круглосуточно и иногда все-таки отдыхать.
Как успевать больше за меньшее время? Вот несколько техник, которые принесли хороший результат.
1. Организовать рабочее пространство
Творческий беспорядок это, конечно, весело, но совсем не полезно для работы. И это не оправдание для хаоса на рабочем столе.
Когда все, что нужно, лежит под рукой, не приходится тратить драгоценное время на поиски потерянной «в какой-то из этих стопок» бумажки. Порядок на столе означает и порядок в голове, контроль над собой и над временем.
2. Планировать
Планировать день, составлять список дел — это уже банальный совет, который не нуждается в повторении. Поэтому расскажу об интересном инструменте, который помогает правильно спланировать время работы над проектом.
Есть задачи, которые занимают не один день и не одну неделю. Или проект делится на несколько задач, на каждую из которых затрачивается, к примеру, по несколько недель. Такие проекты очень удобно отображать в диаграмме Гантта.
Диаграмма Гантта — это визуальное представление запланированных дел в виде календаря. Можно сделать даже в Excel. Отмечаете задачи, время и порядок их исполнения.
3. Первым делом «лягушки» и пятиминутки
Если дело занимает меньше пяти минут, то делайте его сразу. И тогда вас не будут в течение дня мучить напоминания о том, что надо кому-то позвонить или оформить заказ в магазине. Еще такие дела можно легко забыть и спохватиться только в конце дня, когда уже никого на работе нет.
Это правило не отменяет главного принципа тайм-менеджмента Брайана Трейси: «Первым делом съедать лягушку». Под «лягушкой» подразумевается неприятное и большое дело, за которое вы беретесь с неохотой. «Лягушек» лучше проглатывать в то время, когда у вас пик продуктивности. У многих людей это время утром.
4. Делегируйте
Большая беда наших предпринимателей в том, что они все берут на себя и с трудом делегируют. Да, мы боимся, что человек не справится с задачей или сделает очень плохо. Но надо давать своим подчиненным право на ошибку и позволять им расти. Если понимаете, что не можете пока доверить важное дело, тогда делегируйте его частично. А неважные дела уж точно не стоит делать самому. Ваше время стоит дорого, поэтому тратьте его на решение задач, соответствующих вашему уровню. Это освободит ваше время и мотивирует сотрудников.
5. Блокируйте раздражители
С появлением социальных сетей и мессенджеров нам стало тяжелее сосредотачиваться на работе и не отвлекаться. Телефон стал пожирателем нашего времени. И еще носителем вредных привычек типа постоянного просмотра ленты в Инстаграме и бесполезных мобильных игр.
Если ваш смартфон звенит и вибрирует без умолку от всплывающих уведомлений и вы не можете удержаться от регулярной проверки сообщений, то имеет смысл вообще отключать телефон на время работы. Ну или хотя бы ставить на беззвучный режим. Это заметно повышает продуктивность. Попробуйте.
6. Используйте время ожидания с пользой
Время ожидания в аэропорту или в поезде можно запланировать заранее. Все равно делать нечего, поэтому можно решить некоторые задачи. Я думаю, не стоит ставить срочные и важные дела на это время. Лучше то, над чем вы все хотели поработать, но не могли найти время.
А еще можно почитать книгу, например, новинку «Основы проектного менеджмента».
7. Оптимизировать рутинные задачи
Если в вашем списке дел есть задачи, которые вы выполняете каждый день, постарайтесь проанализировать их выполнение и оптимизировать его.
К примеру, просмотр электронной почты. Можно поставить фильтрацию или автоматическую сортировку писем, чтобы отделить важные письма от рассылки от Фейсбук.
Источник обложки
