Ужасно неприятно в конце рабочего дня осознавать, что за день не удалось завершить запланированное. Вы ведь целый день чем-то занимались, правда? Что же случилось? Иногда — возможно, чаще, чем хотелось бы, — на продуктивную и сосредоточенную работу уходит меньше времени, чем хотелось бы. А все потому, что в большинстве коллективов просто невозможно не прерываться и не отвлекаться.
Даже те люди, которые работают дома и могут избежать офисной атмосферы, регулярно борются с внезапными телефонными звонками, электронной почтой, собственными мыслями, доставкой на дом, детьми, питомцами и со всем, что рядом катается, бегает или прогуливается мимо двери весь день. Так что делать, если ваша продуктивная работа вдруг прервана?
Придерживайтесь обсуждения рабочих тем
Сложно вернуться к нужному курсу, когда разговор, которым вас прервали, выходит из-под контроля и вы не понимаете, когда он закончится. Нравится собеседник или нет, вы ловите себя на желании услышать звонок телефона, избавляющий от этого длинного непреднамеренного разговора.
Именно поэтому вы должны сразу же, как только возможно, установить рамки времени, на которое готовы прерваться. Лучший способ это сделать — огласить то, чем вы сейчас занимаетесь, а потом задавать целенаправленные вопросы. Вот несколько примеров:
- «Я как раз пытаюсь расчистить свою почту. Ты ненадолго ко мне или стоит назначить встречу на другое время?»
- «Мне надо сделать несколько телефонных звонков. Ты хочешь обсудить что-то конкретное или мы можем поговорить позже?»
- «Я собираюсь на совещание примерно через пять минут. Можешь кратко рассказать мне свою проблему за полминутки или лучше я позвоню тебе после совещания?»
Даже с помощью короткого наводящего вопроса вроде «Как я могу вам помочь?» можно быстро выяснить основную причину, по которой вас прервали, и дать понять, что у вас нет сегодня времени на пустую болтовню.
Если ваши целенаправленные вопросы показывают, что разговор окажется дольше нескольких минут, скажите что-нибудь вроде: «Я был бы рад помочь тебе с этим. Мне надо кое-что закончить за полчаса. Давай мы с тобой потом минут за пятнадцать все обсудим? Я к тебе зайду». Когда вы снова встретитесь через полчаса, можете опять ограничить рамки времени и тему разговора, сказав: «О’кей, у нас есть пятнадцать минут. Давай посмотрим, успеем ли мы обсудить те два вопроса, которые ты упомянул. Чем я могу помочь?»
Закончите разговор, перебив себя
Если в разговоре всплывают последние новости, погода или другие не относящиеся к делу темы, можно вежливым способом закончить разговор и не обидеть коллегу, перебив самого себя (вместо него) в середине фразы.
Когда настанет ваша очередь говорить или комментировать, остановитесь, обозначьте свое ограничение по времени и вернитесь к работе, которую делали до того, как вас прервали. Звучать это будет примерно так:
- «Я знаю, середина декабря, а кажется, что май. На выходных мы тоже выезжали… Ох! Извини, контракт, над которым я работаю, сдавать уже через час, и мне нужно к нему вернуться. Я пошлю тебе по электронной почте результаты продаж, которые ты запрашивал, к концу дня. Было здорово с тобой поболтать».
- «Нет, вчера я игру пропустил; я бы хотел достать билеты на игру в эти выходные… Но, эй, мне лучше заняться этим отчетом, а то не успею до дедлайна. Я запишу встречу с тобой в календарь на завтра, тогда и увидимся».
- «Да, я пойду на вечеринку в честь выхода Джо на пенсию. Я еще не купил подарок, так что, может, что-нибудь подскажешь за обедом… Но, прости, мне нужно позвонить нескольким клиентам, поэтому я лучше займусь делом. Принесу тебе отчет о статусе про- екта завтра».
Этот прием позволит закончить разговор вежливо и дать коллеге понять, что на разговоры сегодня нет времени.
Обозначайте ожидания
Если кто-то прерывает вас с каким-то заданием, а вы пытаетесь узнать временные рамки, нередко можно услышать в ответ «Чем раньше, тем лучше». Есть одно простое правило: если задание занимает меньше двух минут, сделайте его сразу же. Покончите с ним и идите дальше — так вы быстро возвратитесь к тому, чем занимались прежде, и об этом задании уже не надо будет думать.
Если это займет больше времени, то бросать все и тут же начинать его делать может быть не самым практичным решением. Чтобы избежать недоразумения, всегда спрашивайте «самое позднее время, когда оно должно быть выполнено», чтобы реально включить его в планирование. Если не успеваете его сделать до дедлайна из-за своего расписания или рабочей нагрузки, надо иметь об этом представление с самого начала.
Очень важно после того, как вас прервали, как можно скорее вернуться к работе — сохранив таким образом свое продуктивное время.
Придите в себя и возвращайтесь к работе!
… на чем вы там остановились? Огромное количество исследований было сделано на тему потери продуктивности по причине прерываний и того количества времени, которое необходимо, чтобы прийти в себя. Подсчеты показали, что типичный офисный работник тратит почти треть своего времени на прерывания и восстановление после них. Разработки также подчеркнули: чем более сложное и трудоемкое задание выполнялось, тем больше времени потребуется, чтобы вернуться к тому же состоянию концентрации.
В этот момент необходимо обратиться к плану. Сверившись с намеченным, вы освежите проекты и цели на день и вернетесь к уровню своей продуктивности намного быстрее. Если работаете над трудоемкой, утомительной, скучной или сложной частью проекта, быстрее восстановиться можно с помощью заметок, где именно в процессе задания вы находились, когда вас прервали.
Краткий план стратегий управления прерываниями
Внесите в расписание время, когда можно или нельзя вас прерывать
Если вы работаете в коллективе, где существует общее расписание дел, можете обозначить там время, в которое вас нельзя беспокоить. И наоборот, запланировать отрезок времени, когда вы доступны для просьб и готовы отвечать на вопросы.
По материалам книги «От срочного к важному».
Фото с обложки: pixabay.
