Сегодня в рубрике «Бизнесхак на каждый день» — целый «урожай» бизнесхаков. Вы научитесь переводить текст на другой язык (или на свой) прямо в Google Таблицах, ускорять работу документов и делать их легче, выделять в них уникальные элементы и автоматически проставлять ссылки, быстро переводить данные из файла в файл (по этой теме есть даже видеоурок), а также сравнивать между собой два списка. Готовы? Тогда за дело.
Знакомимся с Google Docs
Основное преимущество Google Docs — возможность совместной работы в режиме онлайн, просмотра изменений, сделанных каждым участником, и автоматического сохранения актуальной версии. Особенно полезны для работы с данными Google Spreadsheets, или Google Таблицы — аналог приложения Excel.
Google Docs могут пригодиться вам в следующих целях:
- для совместного планирования отпуска с друзьями и расчета бюджета;
- ведения реестров с вашими клиентами, заказами, поставщиками и т.д., которые заполняются несколькими людьми параллельно;
- онлайн-координации любых совместных действий.
Все данные в примерах ниже вымышлены.
Как сделать документ Google Таблиц быстрее и «легче»
Есть разные способы это сделать. Попробуйте несколько, чтобы выбрать подходящие. Возможно, придется сделать все по очереди. Но результат того стоит. Итак, рецепты «ускорения и облегчения».
- Удалить неиспользуемые строки на каждой вкладке (по умолчанию создается тысяча строк — если у вас на вкладке сейчас используется 200, удалите лишние 800, а при необходимости просто добавьте нужное количество) и столбцы (аналогично).
- Оптимизировать количество вкладок (если есть несколько вкладок с маленькими таблицами или списками — попробуйте объединить их в одну).
- Если есть формулы поиска данных, например ВПР/VLOOKUP, ИНДЕКС/INDEX, ПОИСКПОЗ/MATCH и другие, попробуйте сохранить часть формул как значения (если не нужно будет эти значения обновлять). Например, если у вас подтягиваются данные за много месяцев с помощью VLOOKUP — оставляйте текущий месяц формулами, а остальные данные сохраняйте как значения.
- Не заливать строки/столбцы цветом целиком (и вообще стараться избегать излишнего форматирования).
- Проверить, нет ли условного форматирования на (излишне) большом диапазоне ячеек.
- Не ставить фильтр на все столбцы.
- Очистить примечания, если их много и они не нужны
- Выяснить, нет ли проверки данных на большом диапазоне ячеек.
Как выделить уникальные элементы из списка в Google Таблицах?
Дано: список с текстовыми значениями в Google Таблице.
Задача — получить список, содержащий только уникальные значения из исходного.
Для этого нужна функция UNIQUE, единственный аргумент которой — исходный список:
Если ваша задача — только вычислить количество уникальных элементов в списке, понадобится функция COUNTUNIQUE. Она работает аналогично, но возвращает лишь количество уникальных элементов.
Чтобы функция UNIQUE автоматически обновляла список уникальных значений при обновлении исходного списка (а COUNTUNIQUE, соответственно, обновляла количество), в качестве аргумента укажите не диапазон A2:A14, а диапазон A2:A.
Ставим ссылки автоматически. Функция HYPERLINK (ГИПЕРССЫЛКА)
Функция HYPERLINK (ГИПЕРССЫЛКА) возвращает ссылку на страницу в сети. Ее первый аргумент — собственно ссылка (записывается в кавычках), второй — текст, который будет отображаться в ячейке (тоже в кавычках):
Результатом работы этой формулы будет ссылка. При выделении ячейки с ссылкой сам адрес появится во всплывающей ячейке:
Например, нам нужно получить ссылки на большое количество книг МИФа — по списку, имеющемуся в таблице. Для начала зайдем на сайт, введем название любой книги (или текст «Название книги», как в примере) в поиск и заберем ссылку из адресной строки[u1] :
Уберем все, что после знака «равно» (после него мы будем добавлять в формулу название книги из ячеек первого столбца):
=HYPERLINK(“http://www.mann-ivanov-ferber.ru/book/search?query=«&A2;A2).
Первый аргумент в этой формуле — это ссылка на поиск на сайте с прикрепленным названием книги из ячейки A2. Второй — само название книги из той же ячейки (чтобы в ней отображалось название, а не текст ссылки). Протягиваем формулу на весь столбец и получаем ссылки на все книги из списка:
Функцию HYPERLINK можно использовать в связи с другими функциями, например, я использую ее с IF и DETECTLANGUAGE (подробнее о последней вы сможете прочитать в разделе «Переводим текст прямо в Google Таблице» чуть ниже):
=HYPERLINK(IF(DETECTLANGUAGE(A2)=”EN”;”https://www.amazon.com/s/url=search-alias%3Daps&field-keywords=”&A2;”http://www.ozon.ru/?context=search&text=”&A2)).
В общем виде:
=HYPERLINK(IF(DETECTLANGUAGE(A2)=”EN”;ссылка на англ. сайт”&A2;”ссылка на рус. сайт«&A2)).
Эта формула проверяет, на каком языке указано название книги в ячейке A2. И если язык английский, то выдает ссылку на поиск этого названия в Амазоне, а иначе — на поиск его же в Озоне (формально — если текст не на английском, по факту это означает русский в моем файле).
Функция IMPORTRANGE (перенос данных из файла в файл)
Для переноса данных из одного файла в другой в Google Таблицах используется функция IMPORTRANGE.
Для чего она может, например, пригодиться?
- Вам нужны актуальные данные из файла ваших коллег.
- Вы хотите обрабатывать данные из файла, к которому у вас есть доступ «Только для просмотра».
- Вы хотите собрать в одном документе таблицы из нескольких и вместе их обрабатывать или просматривать.
Эта формула позволяет получить копию диапазона из другой Google таблицы. Форматирование при этом не переносится — только данные.
Перед тем как читать инструкцию, советую посмотреть короткий видеоурок.
Синтаксис формулы следующий:
IMPORTRANGE(spreadsheet_key; range_string)
spreadsheet_key (ключ_таблицы) — последовательность символов в атрибуте «key=» (ключ) в ссылке на таблицу. В новых Google Таблицах необходимо вставить ссылку полностью.
Пример формулы:
=IMPORTRANGE(“abcd123abcd123«; «sheet1!A1:C10»)
Вместо ключа таблицы вы можете использовать полную ссылку на документ:
=ImportRange(“https://docs.google.com/a/company_site.ru/spreadsheet/ccc?key=0A601pBdE1zIzHRxcGZFVT3hyVyWc”;”Лист1!A1:CM500«)
В файл, в котором вы введете эту формулу, будет отображаться диапазон A1:CM500 с Листа 1 из файла, который находится по соответствующей ссылке.
Кроме того, ссылки на файл и диапазон можно вводить не в саму формулу, а в ячейки вашего документа и ссылаться на них. Так, если в ячейку A2 вы введете ссылку на документ, из которого нужно загрузить данные, а в ячейку B2 — ссылку на лист и диапазон, то загружать данные можно будет с помощью следующей формулы:
=IMPORTRANGE(A2;B2)
Функция MATCH (сравнение двух списков)
Функция ПОИСКЗПОЗ (в английской версии Excel и в Google Таблицах она называется MATCH) позволяет определить порядковый номер элемента (обычно — текста, записанного в ячейке) в определенном списке.
Эта функция очень удобна для быстрого сравнения двух списков: очевидно, что если она не может найти порядковый номер какого-то элемента из первого списка во втором списке, то его там просто нет.
Синтаксис функции следующий:
- MATCH (искомое_значение; список; точный поиск);
- искомое значение — то, что мы ищем (обычно ячейка с текстом), список — диапазон, в котором мы ищем. Последний аргумент должен равняться нулю, если вы хотите вести точный поиск (обычно именно это и нужно).
Пример:
В примере ошибка #N/A возникает только в тех случаях, когда соответствующего элемента нет во втором списке.
Переводим текст прямо в Google Таблице: функция GOOGLETRANSLATE
В Google Таблицах есть функция, позволяющая переводить текст прямо в ячейках:
Синтаксис функции следующий:
GOOGLETRANSLATE(text,[source_language], [target_language])
- text — это текст, который нужно переводить; можно, конечно, взять текст в кавычки и записать прямо в формулу, а можно сослаться на ячейку, в которой он содержится;
- [source_language] — язык, с которого мы переводим;
- [target_language] — соответственно, язык, на который мы переводим.
Второй и третий аргументы задаются двухзначным кодом: es, fr, en, ru. Их тоже можно указать в самой функции, но можно брать из ячейки, а язык исходного текста и вовсе можно автоматически определять.
Обратите внимание, что оба аргумента необязательные — если их не указать, перевод будет осуществляться на английский. Язык исходного текста будет определяться автоматически:
А как быть, если мы все-таки хотим переводить не только на английский, но и на другие языки? И при этом не хотим каждый раз указывать язык исходника вручную?
Тут пригодится функция DETECTLANGUAGE. У нее единственный аргумент — текст, язык которого нужно определить:
Осталось ее «внедрить» в функцию TRANSLATE. Укажем справа от текста, на какие языки хотим переводить исходный текст (в столбце B). В столбец C введем формулу GOOGLETRANSLATE. Первым аргументом будет текст в столбце A, вторым — функция DETECTLANGUAGE, которая определит, с какого языка переводить, а третья — код языка из столбца B.
Как и с любой другой функцией, прелесть здесь в автоматизации. Можно быстро поменять текст или язык; быстро перевести одну фразу на десять языков и так дале. Конечно, мы понимаем, что это текст онлайн-переводчика — качество будет соответствующим. Quel merveilleux tableau!
Если вам показались полезными эти советы, еще больше их можно найти в новой книге Игоря Манна и Рената Шагабутдинова «Бизнесхак на каждый день». Следите за новыми выпусками рубрики. Как говорится, не переключайтесь.
Обложка поста: pexels
